Bei der Verwaltung von Mitarbeitern und Bewerbern fallen vielfach Daten / Informationen und Dokumente an, wie z.B. Zeugnisse, Ausbildungs- / Qualifikationsnachweise, Verträge, Vereinbarungen, oder auch Lohnabrechnungen oder PZE-Zeitjournale etc.
Dabei entstehen die Dokumente vielfach digital, oder kommen als eingescanntes PDF-Dokument digital ins Unternehmen. Was liegt da näher, als die Dokumente generell digital zu verwalten. Hier stellen wir die digitale Personalakte Persio vor!
Liegen die Informationen digital vor, so können sie optimal genutzt werden. Weiteres Bearbeiten / Auswerten oder Sichten der Dokumente erfolgt an den digitalen Exemplaren einfacher, als die Papierakte durchzublättern.
Allerdings müssen die Vorgaben zur Bearbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten berücksichtigt werden. Am besten ist ein rechtssicher eingerichteter Rahmen, z.B. in einer verschlüsselten Datenbank mit SSL-verschlüsseltem Datenzugriff, sowie einer DSGVO-konformen Rechtevergabe.
Bevor Sie nun mit Ihrem Netzwerk in Klausur gehen, stellen wir Ihnen die Persio App vor.
So einfach führen Sie die digitale Personalakte Persio!
Das webbasierte System ist ort- und geräteunabhängig. Es bedarf keiner Installation und kann sofort in jedem Unternehmen zur Verwaltung von Mitarbeitern und Bewerbern eingesetzt werden.
Die Persio Personalakte bringt alle DSGVO-relevanten Sicherheitseinstellungen standardseitig mit.
1) Zu Beginn führen Sie die adminitrativen Einstellungen und Berechtigungen durch und legen Benutzer und Benutzergruppen an.
"Für die erste Anmeldung tragen die berechtigen Kollegen ihre ind. Passwörter ein und los geht´s. Eine begleitende Hilfe finden Sie in der Knowledgebase."
2) Nun legen Sie die Struktur Ihrer digitalen Personalakte fest - mit Feldern, Schulungsarten, Firmen-Ressourcen, etc. und den entsprechenden Zugriffsberechtigungen.
"Nutzen Sie als Vorlage was Sie schon haben: Schulungspläne, Qualifikationsliste, Skill-Matrix, Arbeitsmittellisten etc. Die Felder können jederzeit geändert, ergänzt werden."
3) Legen Sie Mitarbeiter und Bewerber an - dies kann einzeln oder über einen einfachen CSV-Import durchgeführt werden.
"Zur jeweiligen Person können Sie sofort alle Daten, genutzte Arbeitsmittel / Ressourcen, jedes Dokument und jede Notiz abspeichern."
"Sie können Schulungen und Schulungstermine zuweisen."
"Die Personendaten können in Listen genutzt werden."
4) Automatische Übersicht über alle Dokumente:
Alle gespeicherten Dokumente und Notizen werden zudem übersichtlich und zentral im Ordner Anhänge bereitgestellt. So können diese einfach und vielfältig ausgewertet werden, z.B. können alle Personalgespräche selektiert werden, oder alle Schulungsnachweise, ....
...Hier punktet die digitale-Personalakte Persio!
Dabei entstehen die Dokumente vielfach digital, oder kommen als eingescanntes PDF-Dokument digital ins Unternehmen. Was liegt da näher, als die Dokumente generell digital zu verwalten. Hier stellen wir die digitale Personalakte Persio vor!
Liegen die Informationen digital vor, so können sie optimal genutzt werden. Weiteres Bearbeiten / Auswerten oder Sichten der Dokumente erfolgt an den digitalen Exemplaren einfacher, als die Papierakte durchzublättern.
Allerdings müssen die Vorgaben zur Bearbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten berücksichtigt werden. Am besten ist ein rechtssicher eingerichteter Rahmen, z.B. in einer verschlüsselten Datenbank mit SSL-verschlüsseltem Datenzugriff, sowie einer DSGVO-konformen Rechtevergabe.
Bevor Sie nun mit Ihrem Netzwerk in Klausur gehen, stellen wir Ihnen die Persio App vor.
So einfach führen Sie die digitale Personalakte Persio!
Das webbasierte System ist ort- und geräteunabhängig. Es bedarf keiner Installation und kann sofort in jedem Unternehmen zur Verwaltung von Mitarbeitern und Bewerbern eingesetzt werden.
Die Persio Personalakte bringt alle DSGVO-relevanten Sicherheitseinstellungen standardseitig mit.
1) Zu Beginn führen Sie die adminitrativen Einstellungen und Berechtigungen durch und legen Benutzer und Benutzergruppen an.
"Für die erste Anmeldung tragen die berechtigen Kollegen ihre ind. Passwörter ein und los geht´s. Eine begleitende Hilfe finden Sie in der Knowledgebase."
2) Nun legen Sie die Struktur Ihrer digitalen Personalakte fest - mit Feldern, Schulungsarten, Firmen-Ressourcen, etc. und den entsprechenden Zugriffsberechtigungen.
"Nutzen Sie als Vorlage was Sie schon haben: Schulungspläne, Qualifikationsliste, Skill-Matrix, Arbeitsmittellisten etc. Die Felder können jederzeit geändert, ergänzt werden."
3) Legen Sie Mitarbeiter und Bewerber an - dies kann einzeln oder über einen einfachen CSV-Import durchgeführt werden.
"Zur jeweiligen Person können Sie sofort alle Daten, genutzte Arbeitsmittel / Ressourcen, jedes Dokument und jede Notiz abspeichern."
"Sie können Schulungen und Schulungstermine zuweisen."
"Die Personendaten können in Listen genutzt werden."
4) Automatische Übersicht über alle Dokumente:
Alle gespeicherten Dokumente und Notizen werden zudem übersichtlich und zentral im Ordner Anhänge bereitgestellt. So können diese einfach und vielfältig ausgewertet werden, z.B. können alle Personalgespräche selektiert werden, oder alle Schulungsnachweise, ....
...Hier punktet die digitale-Personalakte Persio!
- Für kleine und mittlere Unterenehmen geeignet.
- Zentrale Mitarbeiter-Verwaltung, mit Terminüberwachung und Dokumentation.
- + Verwaltung von Bewerbern
- Einfaches Handling - es sind keine spezifischen IT-Kenntnisse nötig.
- Sammlung & Abbildung aller personenbezogenen Daten, wie Qualifikationen, Schulungen, Dokumente, Vereinbarungen, Verträge, Ressourcen/Arbeitsmittel, ..etc.
- Mit automatischer Terminüberwachung (Erinnerung & Warnung) im Dashboard.
- Sichere Datenhaltung durch Web-Technologie: Datenhaltung auf Sicherheitsservern, SSL-verschlüsselte Zugriffe & Multi Faktor Strategie.
- Umsetzung der software- und serverseitigen Datenschutzverordnung möglich, durch DSGVO-konforme Rechtevergabe und einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
