Elektronische Dokumente bilden in vielen Geschäftsprozessen die verbindlichen Objekte des Handelns. Die Qualität ihrer Beweiskraft sowie der Nachweis der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen (u.a. Datenschutz) sind somit im rechtlichen Klärungsfall von größter Bedeutung.
Um die elektronischen Dokumentenprozesse rechts- und revisionssicher zu gestalten, hat der VOI erstmals im Jahr 2000 die Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) herausgegeben, die kontinuierlich fortgeschrieben werden. Der aus der Praxis abgeleitete Kriterienkatalog ist in vielen Unternehmen und bei Beratern im Einsatz und dient als Grundlage für eine Verfahrensdokumentation.
Für die Neuauflage, die für den Herbst dieses Jahres geplant ist, hat der VOI eine Befragung durchgeführt, an der sich über 100 Unternehmen beteiligt haben. Dabei sollte die Bereitschaft zum Weg in die Cloud ermittelt werden und wie es um die Dokumentation von DMS-Anwendungen bzw. elektronischen Prozessen bestellt ist.
Ralf Kaspras, Leiter des VOI-Competence Centers „IT Sicherheit & Compliance: „Das Befragungsergebnis lässt vor allem zwei Schlüsse zu: Anbieter cloud-basierter DMS-Lösungen haben noch viel zu tun, um die berechtigten Sicherheitsbedenken vieler Anwender aus dem Weg zu räumen. Und Unternehmen handeln grob fahrlässig, wenn sie es versäumen, ihre dokumentengestützten Prozesse gänzlich ohne Verfahrensdokumentation zu betreiben oder diese nicht aktuell fortzuschreiben.“