Mit topfact Signature integriert die topfact AG den Signatur-Prozess

Auch in den modernen Zeiten der umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat die klassische Unterschrift unter einem Dokument nicht an Bedeutung verloren. Für die Verbindlichkeit eines Vertrages oder als kaufmännische Zustimmung zu Angeboten, Aufträgen, Protokollen oder Freigaben ist sie weiterhin in vielen Fällen unverzichtbar. Gleichzeitig hat der Einsatz digitaler Technologien die Verwendung der Unterschrift verkompliziert. So werden auch heute noch in vielen Fällen wichtige Dokumente zusätzlich in Papierform genutzt, um Absender und Empfänger die Gewissheit zu bieten, sich im Zweifelsfall auf eine verbindliche und rechtssichere Unterschrift berufen zu können. Hierdurch entsteht vor allen Dingen zusätzlicher Aufwand und interne sowie externe Genehmigungsprozesse werden unnötig verzögert.  Die digitale Signatur kann hier auf komfortable Weise Abhilfe schaffen.

Wann und in welcher Form eine solche digitale Signatur rechtsgültig verwendet werden kann, regelt der Gesetzgeber. Grundsätzlich werden hierbei drei Formen der digitalen Unterschrift unterschieden:

• Die einfache elektronische Signatur (EES), zum Beispiel in Form einer eingescannten und als Bilddatei eingefügten Unterschrift unter einem digitalen Dokument.
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) wurde elektronisch erzeugt, bedarf hierbei einer Freigabe zur Authentifizierung und ist mit den unterzeichneten Daten untrennbar und ohne Manipulationsmöglichkeiten verbunden. Gewährleistet wird dies zum Beispiel durch kryptografische Verfahren.
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Sicherheitsstufe. Hierbei wird die Identität des Signaturinhabers von einem Vertrauensdienstanbieter (Trust Center) bestätigt. Eine nachträgliche Änderung eines signierten Dokuments ist ausgeschlossen.

Mit topfact Signature integriert topfact den Signatur-Prozess als Workflow in das DMS topfact6 MyWork. Dokumente können so ohne zusätzlichen Aufwand unterschrieben werden und stehen so, ebenfalls ohne Zusatzaufwand und Verzögerung, im System zur Verfügung. Der Vorgang des digitalen Unterschreibens kann so in Prozesse integriert und diese damit weiter automatisiert werden. Erinnerungsfunktionen können zum Beispiel über ausstehende Unterschriften informieren und damit dazu beitragen, Abläufe insgesamt zu beschleunigen.

In der Praxis wird der Signaturprozess durch die Anforderung einer Unterschrift durch einen topfact6 MyWork-Anwender gestartet. Ein im Archiv des DMS hinterlegtes Dokument wird mit der Aufforderung zur Unterschrift an einen ausgewählten Empfänger versehen. Dieser Unterschriftsablauf erfolgt außerhalb des Netzwerks und kann sowohl intern, zwischen Nutzern des DMS, also zum Beispiel innerhalb eines Unternehmens, als auch mit externen Empfänger, zum Beispiel Kunden oder Zulieferern ablaufen. Die zur Unterschrift aufgeforderten Personen werden automatisch per E-Mail angeschrieben. Als Client ist topfact Signature plattformunabhängig und kann mit jedem gängigen Browser genutzt werden. Nach Unterzeichnung wird das Dokument automatisch in das DMS-Archiv übernommen.

Die Wahl der erforderlichen Signatur – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – liegt beim Anfordernden. Für die verbreiteten Anwendungen der digitalen Unterschrift hat sich jedoch vor allen Dingen die fortgeschrittene elektronische Signatur durchgesetzt. Die Nachverfolgung des Signaturvorgangs ist durch digitale Dokumentation und Speicherung gemeinsam mit dem unterzeichneten Dokument jederzeit zuverlässig möglich.

„Die Masse der Freigabe-Aktivitäten in Unternehmen sind heute noch eher umständliche Tätigkeiten. Hinzu kommt, dass bei der manuellen Freigaben oder Beauftragungen nicht sichergestellt ist, dass die Freigaben selbst dann auch automatisch und lückenlos im Vorgang vorhanden sind. Damit ergibt sich öfters später die Nachfrage: Was haben wir eigentlich beauftragt und was wurde uns als Auftrag bestätigt?“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG. „Diese Masse der Aktivitäten werden mit topfact Signatur über die Fortgeschrittene Signatur ohne Medienbruch und ohne manuelle Tätigkeiten in einem Fluss in die Arbeitswelt des topfact Anwenders eingebunden. Das sorgt für hohe Verfahrenssicherheit und erleichtert die Abarbeitung ganz erheblich.“

Die Integration der digitalen Signatur in topfact6 MyWork bietet eine effiziente Lösung für die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten. Unternehmen können damit Freigabeprozesse vereinfachen und die Verfahrenssicherheit erhöhen. Ausführliche Informationen zur Optimierung von Arbeitsabläufen mit topfact Signature und die Möglichkeit zur Vereinbarung einer individuellen Beratung bietet die topfact Website
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