Die ProSiebenSat.1 Media AG realisierte ein neues, konzernweites Mitarbeiterportal und unterstützt damit 6.000 Mitarbeiter in 13 Ländern bei der Arbeit. Technische Basis bildet die Portalsoftware Intramo mit der Content Management Lösung Imperia 8.0.9. Das gesamte Projekt wurde mit einer Umsetzungszeit von lediglich 14 Wochen von SEITENBAU realisiert.
Vorrangiges Ziel des Projektes war der Aufbau einer personalisierten Informations- und Kommunikationsplattform, die ein unternehmensweites dialogorientiertes Wissensmanagement unterstützt und durch konsequenten Einsatz von Personalisierungs- und Web 2.0-Funktionalitäten allen Mitarbeitern des Konzerns bedarfsorientiert sämtliche relevanten Informationen aktuell und unkompliziert bereitstellt. Darüber hinaus schafft das neue Intranet Transparenz im Hinblick auf die Aktivitäten und die Strategie der ProSiebenSat.1 Media Group und fördert so die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
Den anspruchsvollen Projektzielen entsprechend, wurde von SEITENBAU ein auf modernster Portaltechnologie basierendes Intranet entwickelt. Um den Mitarbeitern ein umfassendes und gleichzeitig individuelles, bedarfsorientiertes Informationsangebot bereitzustellen, verfügt das System über umfassende Personalisierungsfunktionen, „Web 2.0“-Tools wie Wikis, Foren und RSS-Feeds, effiziente Such- und Recherchefunktionen, diverse Subsites und Subportale sowie zweisprachige Inhalte in Deutsch und Englisch.
Eine weitere Kernfunktion des neuen Intranets ist die Unterstützung eines komfortablen Projektmanagements. Hierfür wurde eine Administrationsfunktion integriert, mit der die einfache Erstellung von sogenannten Projektportalen möglich ist. Anhand dieser Projektportale können Projekte direkt im Portal online koordiniert und abgewickelt werden. Dazu kann jeder Mitarbeiter für sein aktuelles Projekt ein eigenes Projektportal bei der Intranet-Redaktion beantragen, welche diese in kürzester Zeit einfach per Mausklick einrichten kann. Die Projektportale werden dabei in der Regel als geschützte „Teamrooms“ angelegt und sind dadurch nur für die Mitglieder des Projektteams sichtbar. Die Kommunikation und Wissensteilung erfolgt hier unter anderem über Foren, Wikis und direkt aus dem Portal aufrufbare E-Mail-Benachrichtigungen.
Innerhalb der Hauptnavigation orientiert sich der Aufbau des Portals an der Konzernstruktur und bildet dementsprechend konsequent die hierarchischen Ebenen der gesamten "Group“, der einzelnen „Firmen“ sowie die Projektebene unter dem Navigationspunkt „Projekte“ ab. Um auch optisch die geografische Verteilung der Media Group und ihrer Firmen auf einfache Weise erfahrbar zu machen, wurden in den Bereichen „Standorte“ und „Firmen“ jeweils eine interaktive Europakarte integriert. Diese gewährt über die jeweiligen Länder Zugang zu den einzelnen geografischen Standorten und den dort ansässigen Firmen der ProSiebenSat.1 Media Group und führt so intuitiv zu den gewünschten Detailinformationen der entsprechenden Organisationseinheiten.
Zusätzlich zum organisationsbezogenen Informationszugang wurden über die Navigationspunkte „Arbeitswelt“, „Presse“, „Wissen“ und „Personal“ zusätzlich in der Hauptnavigation elementare Querschnittsthemen abgebildet, die alle Firmen und Standorte gleichermaßen betreffen. Im Zusammenspiel mit dem aufgeräumten modernen Layout im Corporate Design des Konzerns bietet der Portalaufbau so die gewünscht hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitiv nachvollziehbare Navigationswege.
Als weitere Instrumente zum einfachen Auffinden der gewünschten Portalinhalte stellt das System den Mitarbeitern effiziente Such- und Recherchemechanismen zur Verfügung: So wurden unter anderem eine Volltextsuche über die gesamten Inhalte des Intranets sowie die „Telefonbuchsuche“, eine differenzierte Volltextsuche über alle Mitarbeiter und deren Personendaten (beispielsweise Standort, Firma, Abteilung, Funktion) implementiert. Ein Glossar mit Schlagworten aus verschiedenen Kategorien unterstützt zudem thematisch motivierte Recherchen.
Zusätzlich werden die Recherchezeiten durch die bedarfsorientierte Bereitstellung von Informationen über die vielfältigen Personalisierungsfunktionen des Systems verringert. Diese waren in Intramo bereits standardmäßig vorhanden und konnten daher mit minimalem Aufwand umgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Informationsagenten (beispielsweise die Abo-Funktion für einzelne Inhalte des Intranets) und Benachrichtigungstools (wie personalisierte Meldungen und persönliche Anmerkungen zu Portalinhalten mit „Post-It“ und „Send To A Friend“-Funktion). Nach dem Log-In über das Single-Sign-On des Portals erhält jeder Mitarbeiter über eine personalisierte Startseite direkten Zugang zum Subweb seines Unternehmens (z.B. SAT1) im jeweiligen Corporate Design. Hier werden ihm firmenspezifische Inhalte und Quicklinks und seine persönlichen Meldungen angezeigt. Er erhält dadurch bereits vorselektierte Informationen und Inhalte bereitgestellt, die er für seine Tätigkeit benötigt.
Als zusätzliche Intranetdienste wurden Infoboxen mit externen Informationen zu den Themen Wetter und Aktienkurs sowie eine Nachrichtenübersicht von N24, eine „Boulevard-Box“ mit Videostream und ein Pressespiegel mit aktuellen Presseberichten über die ProSiebenSat.1 Media Group auf den Startseiten integriert. Diese Dienste wurden via XML über RSS Feeds in das Intranet eingebunden. Der Pressespiegel samt Teaser auf der Startseite wird redaktionell bearbeitet und ist über das integrierte Content Management System Imperia sehr einfach zu pflegen.
Mit der Integration von Imperia als Redaktionssystem für das gesamte Intranet inklusive aller Subportale wird zudem eine Vereinheitlichung der internen Redaktionssysteme und allen daraus resultierenden Vorteilen erreicht: Dazu gehören Kosteneinsparung, geringer Schulungsaufwand sowie hohe Akzeptanz des Systems. Das System war bereits bei Pro 7 zur Pflege des Internetauftrittes im Einsatz und wurde von SEITENBAU vollständig in das Portal integriert. So stehen den Redakteuren auch im Intranet sämtliche Module für die Eingabe der Inhalte und alle sonstigen Editierfunktionen zur Verfügung. Die Content Management Funktionen können dabei direkt aus dem Portal heraus aufgerufen werden (Inplace Editing), die Redaktionsrechte werden bereits beim Log-In ins Portal überprüft, so dass nur den berechtigten Redakteuren die Editierfunktionen angezeigt und bereitgestellt werden.
Eine besondere Herausforderung ergab sich für alle Projektbeteiligten beim Aufbau des neuen Intranets noch während der Realisierungsphase. Durch die Übernahme der SBS Broadcasting Group durch die ProSiebenSat.1 Media AG sollten nun eine Vielzahl weiterer Unternehmen und Sender mit ihren Mitarbeitern in das Intranet einbezogen werden. Das Projekt wurde bei bereits laufender Umsetzung deutlich komplexer und umfassender. Trotzdem galt es, den festgelegten Zeitplan einzuhalten: Im Hinblick auf das kulturelle und informelle Zusammenwachsen der beiden Mediengruppen zu einem paneuropäischen Konzern, war es für die Projektverantwortlichen bei ProSiebenSat.1 von großer Bedeutung, das Intranet für alle Mitarbeiter sämtlicher Unternehmen schnellstmöglich bereitzustellen.
Dank der modularen offenen Architektur von Intramo war die flexible Erweiterung der bereits erstellten Portalstruktur problemlos möglich. Die neu hinzugekommen Unternehmen konnten im System zeitnah angelegt werden, die Layouts für die neuen Subportale wurden zusätzlich erstellt, und die Daten der Mitarbeiter ließen sich umgehend importieren. So konnte das neue Intranetportal der ProSiebenSat.1 Media AG trotz erhöhter Komplexität im Projektzeitraum von lediglich 14 Wochen realisiert werden.
Vorrangiges Ziel des Projektes war der Aufbau einer personalisierten Informations- und Kommunikationsplattform, die ein unternehmensweites dialogorientiertes Wissensmanagement unterstützt und durch konsequenten Einsatz von Personalisierungs- und Web 2.0-Funktionalitäten allen Mitarbeitern des Konzerns bedarfsorientiert sämtliche relevanten Informationen aktuell und unkompliziert bereitstellt. Darüber hinaus schafft das neue Intranet Transparenz im Hinblick auf die Aktivitäten und die Strategie der ProSiebenSat.1 Media Group und fördert so die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
Den anspruchsvollen Projektzielen entsprechend, wurde von SEITENBAU ein auf modernster Portaltechnologie basierendes Intranet entwickelt. Um den Mitarbeitern ein umfassendes und gleichzeitig individuelles, bedarfsorientiertes Informationsangebot bereitzustellen, verfügt das System über umfassende Personalisierungsfunktionen, „Web 2.0“-Tools wie Wikis, Foren und RSS-Feeds, effiziente Such- und Recherchefunktionen, diverse Subsites und Subportale sowie zweisprachige Inhalte in Deutsch und Englisch.
Eine weitere Kernfunktion des neuen Intranets ist die Unterstützung eines komfortablen Projektmanagements. Hierfür wurde eine Administrationsfunktion integriert, mit der die einfache Erstellung von sogenannten Projektportalen möglich ist. Anhand dieser Projektportale können Projekte direkt im Portal online koordiniert und abgewickelt werden. Dazu kann jeder Mitarbeiter für sein aktuelles Projekt ein eigenes Projektportal bei der Intranet-Redaktion beantragen, welche diese in kürzester Zeit einfach per Mausklick einrichten kann. Die Projektportale werden dabei in der Regel als geschützte „Teamrooms“ angelegt und sind dadurch nur für die Mitglieder des Projektteams sichtbar. Die Kommunikation und Wissensteilung erfolgt hier unter anderem über Foren, Wikis und direkt aus dem Portal aufrufbare E-Mail-Benachrichtigungen.
Innerhalb der Hauptnavigation orientiert sich der Aufbau des Portals an der Konzernstruktur und bildet dementsprechend konsequent die hierarchischen Ebenen der gesamten "Group“, der einzelnen „Firmen“ sowie die Projektebene unter dem Navigationspunkt „Projekte“ ab. Um auch optisch die geografische Verteilung der Media Group und ihrer Firmen auf einfache Weise erfahrbar zu machen, wurden in den Bereichen „Standorte“ und „Firmen“ jeweils eine interaktive Europakarte integriert. Diese gewährt über die jeweiligen Länder Zugang zu den einzelnen geografischen Standorten und den dort ansässigen Firmen der ProSiebenSat.1 Media Group und führt so intuitiv zu den gewünschten Detailinformationen der entsprechenden Organisationseinheiten.
Zusätzlich zum organisationsbezogenen Informationszugang wurden über die Navigationspunkte „Arbeitswelt“, „Presse“, „Wissen“ und „Personal“ zusätzlich in der Hauptnavigation elementare Querschnittsthemen abgebildet, die alle Firmen und Standorte gleichermaßen betreffen. Im Zusammenspiel mit dem aufgeräumten modernen Layout im Corporate Design des Konzerns bietet der Portalaufbau so die gewünscht hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitiv nachvollziehbare Navigationswege.
Als weitere Instrumente zum einfachen Auffinden der gewünschten Portalinhalte stellt das System den Mitarbeitern effiziente Such- und Recherchemechanismen zur Verfügung: So wurden unter anderem eine Volltextsuche über die gesamten Inhalte des Intranets sowie die „Telefonbuchsuche“, eine differenzierte Volltextsuche über alle Mitarbeiter und deren Personendaten (beispielsweise Standort, Firma, Abteilung, Funktion) implementiert. Ein Glossar mit Schlagworten aus verschiedenen Kategorien unterstützt zudem thematisch motivierte Recherchen.
Zusätzlich werden die Recherchezeiten durch die bedarfsorientierte Bereitstellung von Informationen über die vielfältigen Personalisierungsfunktionen des Systems verringert. Diese waren in Intramo bereits standardmäßig vorhanden und konnten daher mit minimalem Aufwand umgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Informationsagenten (beispielsweise die Abo-Funktion für einzelne Inhalte des Intranets) und Benachrichtigungstools (wie personalisierte Meldungen und persönliche Anmerkungen zu Portalinhalten mit „Post-It“ und „Send To A Friend“-Funktion). Nach dem Log-In über das Single-Sign-On des Portals erhält jeder Mitarbeiter über eine personalisierte Startseite direkten Zugang zum Subweb seines Unternehmens (z.B. SAT1) im jeweiligen Corporate Design. Hier werden ihm firmenspezifische Inhalte und Quicklinks und seine persönlichen Meldungen angezeigt. Er erhält dadurch bereits vorselektierte Informationen und Inhalte bereitgestellt, die er für seine Tätigkeit benötigt.
Als zusätzliche Intranetdienste wurden Infoboxen mit externen Informationen zu den Themen Wetter und Aktienkurs sowie eine Nachrichtenübersicht von N24, eine „Boulevard-Box“ mit Videostream und ein Pressespiegel mit aktuellen Presseberichten über die ProSiebenSat.1 Media Group auf den Startseiten integriert. Diese Dienste wurden via XML über RSS Feeds in das Intranet eingebunden. Der Pressespiegel samt Teaser auf der Startseite wird redaktionell bearbeitet und ist über das integrierte Content Management System Imperia sehr einfach zu pflegen.
Mit der Integration von Imperia als Redaktionssystem für das gesamte Intranet inklusive aller Subportale wird zudem eine Vereinheitlichung der internen Redaktionssysteme und allen daraus resultierenden Vorteilen erreicht: Dazu gehören Kosteneinsparung, geringer Schulungsaufwand sowie hohe Akzeptanz des Systems. Das System war bereits bei Pro 7 zur Pflege des Internetauftrittes im Einsatz und wurde von SEITENBAU vollständig in das Portal integriert. So stehen den Redakteuren auch im Intranet sämtliche Module für die Eingabe der Inhalte und alle sonstigen Editierfunktionen zur Verfügung. Die Content Management Funktionen können dabei direkt aus dem Portal heraus aufgerufen werden (Inplace Editing), die Redaktionsrechte werden bereits beim Log-In ins Portal überprüft, so dass nur den berechtigten Redakteuren die Editierfunktionen angezeigt und bereitgestellt werden.
Eine besondere Herausforderung ergab sich für alle Projektbeteiligten beim Aufbau des neuen Intranets noch während der Realisierungsphase. Durch die Übernahme der SBS Broadcasting Group durch die ProSiebenSat.1 Media AG sollten nun eine Vielzahl weiterer Unternehmen und Sender mit ihren Mitarbeitern in das Intranet einbezogen werden. Das Projekt wurde bei bereits laufender Umsetzung deutlich komplexer und umfassender. Trotzdem galt es, den festgelegten Zeitplan einzuhalten: Im Hinblick auf das kulturelle und informelle Zusammenwachsen der beiden Mediengruppen zu einem paneuropäischen Konzern, war es für die Projektverantwortlichen bei ProSiebenSat.1 von großer Bedeutung, das Intranet für alle Mitarbeiter sämtlicher Unternehmen schnellstmöglich bereitzustellen.
Dank der modularen offenen Architektur von Intramo war die flexible Erweiterung der bereits erstellten Portalstruktur problemlos möglich. Die neu hinzugekommen Unternehmen konnten im System zeitnah angelegt werden, die Layouts für die neuen Subportale wurden zusätzlich erstellt, und die Daten der Mitarbeiter ließen sich umgehend importieren. So konnte das neue Intranetportal der ProSiebenSat.1 Media AG trotz erhöhter Komplexität im Projektzeitraum von lediglich 14 Wochen realisiert werden.
