Private Pkw-Nutzung: Vorsicht mit dem Fahrtenbuch

Kaum einer kann auf das Auto verzichten: Hausbesuche bei Patienten, Treffen mit Lieferanten, Fahrten zu Fortbildungen und der tägliche Arbeitsweg. Kein Problem: Denn Betriebsfahrten sind entweder Betriebsausgaben oder abzugsfähige Werbungskosten. Streitigkeiten mit dem Finanzamt lauern nur da, wo es um die Ermittlung des privaten Anteils geht.

Fahrtenbuch oder 1 Prozent?
Hierfür gibt es zwei Varianten: die Fahrtenbuchmethode oder die 1-Prozent-Regel. In seinen aktuellen Entscheidungen hat der Bundesfinanzhof (BFH) die formellen Voraussetzungen zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs festgelegt. Neben manuellen genügen nun auch elektronische Aufzeichnungen. Aber nur, wenn nachträgliche Veränderungen der Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert und angezeigt werden. Eine Excel-Tabelle genügt nicht. Zudem hat der BFH die Verwaltungsmeinung bestätigt, wonach ein Fahrtenbuch zeitnahe (tägliche) und laufende Eintragungen für den gesamten Zeitraum (meist Kalenderjahr) voraussetzt. Die Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum genügt nicht.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthält für jede betriebliche Fahrt folgende Eintragungen:
Datum der Fahrt;
Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder Fahrt;
Reiseziel;
Reisezweck;
aufgesuchte Geschäftspartner.

Wer der beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt, kann bei Reisezweck „Patientenbesuch“ angeben. Allerdings müssen in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis Name und Adresse des Patienten festhalten werden. Für private Fahrten genügen Datum und Kilometerangaben, ohne dass jeweils Reiseweg und –zweck anzugeben sind. Nicht jeder Fehler im Fahrtenbuch ist schädlich. Sind die Angaben insgesamt plausibel, bleiben kleinere Mängel folgenlos. Insgesamt aber bleibt die Fahrtenbuchmethode aufwendig, gibt Ecovis-Steuerberaterin Kathrin Witschel zu bedenken: „Der Zeitaufwand ist groß, und es bleibt das Risiko, dass das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht vollständig anerkennt.“ Bleibt die 1-Prozent-Regel. Voraussetzung: Das Fahrzeug gehört zum Betriebsvermögen und wird zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt. Bei Selbstständigen zählen Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als Betriebsfahrten. Gehören mehrere Fahrzeuge zum Betriebsvermögen und es wurde kein Fahrtenbuch geführt, muss für jedes dieser Fahrzeuge, so die jüngste Rechtsprechung, die 1-Prozent- Regel genutzt werden. Den Nachweis, dass das jeweilige Fahrzeug nicht privat genutzt wird, muss der Unternehmer führen: mit einem Fahrtenbuch.

Neue Berechnungsgrundlagen?
Bemessungsgrundlage für die 1-Prozent-Regel ist der Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs. Ein Prozent dieses Preises wird monatlich versteuert. Erhöht wird dieser Betrag um die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer. Diese Berechnungsgrundlage wurde immer wieder kritisiert. Der Bund der Steuerzahler will nun mithilfe eines Musterprozesses erreichen, dass bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils stattdessen der handelsübliche Marktpreis als Ausgangsgröße festgelegt wird.

FAZIT:
”Bis zur Entscheidung in diesem Prozess sollten Steuerzahler bei Bedarf Einspruch einlegen, auf das anhängige Verfahren verweisen und Ruhen des Verfahrens beantragen“, rät Witschel und ergänzt: „Leider ist die Finanzverwaltung aber nicht verpflichtet, den Einspruch ruhen zu lassen. Im Zweifel sollten Sie daher unbedingt Ihren steuerlichen Berater hinzuziehen.“