Zeitgleich zur Markteinführung der neuesten Microsoft-Office-Produktlinie präsentiert die DocuWare AG die Integration ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems in Office 2007. Dokumente lassen sich direkt aus den Microsoft-Anwendungen heraus revisionssicher archivieren.
Ein in ihrer Symbolleiste integrierter Button erweitert die Office-2007-Programme Word, Excel und PowerPoint um eine 'Ablagefunktion'. Über diese Schaltfläche wird die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei in den zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool eingeleitet. Die DocuWare-Ablagemaske öffnet sich; Indexkriterien lassen sich eingeben beziehungsweise lesen.
Automatische E-Mail-Archivierung
E-Mails, die über Outlook 2007 empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Ordnungskriterien für die Ablage werden die Objekteigenschaften der Mails, etwa Absender, Betreff und Datum, übernommen. Der Administrator wählt aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter lassen sich Adressen ein- oder ausschließen und Mails entsprechend den eigenen Bedürfnissen ablegen. Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung legt der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.
Im teilautomatischen Modus stößt der Anwender für jede E-Mail individuell die Archivierung an. Er zieht die Mail auf einen Archiv-Ordner, DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt die E-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird.
Arbeitsabläufe effizienter gestalten
Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte und Finanzen: „Nur die geordnete Ablage aller zu einem Vorgang gehörigen Papierunterlagen und elektronischer Daten ermöglicht es, die Geschäftsprozesse und den Datenfluss im Unternehmen zu beschleunigen. Darum ist die direkte Integration der Office-2007-Anwendungen mit einem zentralen Archiv unumgänglich.“
Ein in ihrer Symbolleiste integrierter Button erweitert die Office-2007-Programme Word, Excel und PowerPoint um eine 'Ablagefunktion'. Über diese Schaltfläche wird die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei in den zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool eingeleitet. Die DocuWare-Ablagemaske öffnet sich; Indexkriterien lassen sich eingeben beziehungsweise lesen.
Automatische E-Mail-Archivierung
E-Mails, die über Outlook 2007 empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Ordnungskriterien für die Ablage werden die Objekteigenschaften der Mails, etwa Absender, Betreff und Datum, übernommen. Der Administrator wählt aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter lassen sich Adressen ein- oder ausschließen und Mails entsprechend den eigenen Bedürfnissen ablegen. Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung legt der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.
Im teilautomatischen Modus stößt der Anwender für jede E-Mail individuell die Archivierung an. Er zieht die Mail auf einen Archiv-Ordner, DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt die E-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird.
Arbeitsabläufe effizienter gestalten
Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte und Finanzen: „Nur die geordnete Ablage aller zu einem Vorgang gehörigen Papierunterlagen und elektronischer Daten ermöglicht es, die Geschäftsprozesse und den Datenfluss im Unternehmen zu beschleunigen. Darum ist die direkte Integration der Office-2007-Anwendungen mit einem zentralen Archiv unumgänglich.“
