Ein Recruiting-Prozess, der jede Position gleich prüft, spart selten Zeit, er schafft Rechtsrisiken. Nach Einschätzung von Validato, Schweizer Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, verstösst ein pauschales „Alle-Module-für-alle"-Screening gegen den Verhältnismässigkeitsgrundsatz aus Art. 328b OR, der die Erhebung von Arbeitnehmerdaten auf das für die Eignungsbeurteilung Erforderliche begrenzt. Für Unternehmen ohne dokumentierte Risikoklassifizierung heisst das: Sie können im Streitfall kaum belegen, warum eine bestimmte Prüfung bei einer bestimmten Position notwendig war.
In der Praxis empfiehlt sich laut Validato eine Einteilung in drei Risikostufen: Low, Medium und High. Ein Low-Risk-Profil, etwa eine Sachbearbeitung ohne Finanzbefugnis, benötigt meist nur eine Identitäts- und Ausbildungsprüfung. Ein High-Risk-Profil dagegen, etwa ein CFO, ein Compliance Officer oder ein IT-Administrator mit weitreichendem Systemzugriff, erfordert zusätzlich einen Betreibungsauszug, einen Strafregisterauszug, einen Abgleich mit internationalen Sanktionslisten sowie eine vertiefte Referenzprüfung.
Diese Zuordnung von Rolle zu Prüftiefe muss laut Validato schriftlich dokumentiert werden, inklusive der Begründung, warum welches Modul für welche Position angemessen ist. Ohne diese Dokumentation lässt sich im Streitfall gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder in einem arbeitsrechtlichen Verfahren kaum nachweisen, dass eine Prüfung tatsächlich erforderlich war. Zudem ändert sich das Rollenrisiko nicht nur beim Neueinstieg: Auch bei internen Versetzungen oder Beförderungen mit neuer Budget- oder Systemverantwortung muss die Klassifizierung laut Validato erneut angewendet werden.
„Ein CFO und eine Sachbearbeiterin ohne Finanzbefugnis nach demselben Schema zu prüfen, ist weder verhältnismässig noch besonders aussagekräftig. Die Prüftiefe muss aus dem tatsächlichen Risiko der Rolle abgeleitet werden, alles andere lässt sich weder rechtlich noch operativ rechtfertigen",meint André Naef, CEO von Validato. Validato hat die Risikoklassifizierung deshalb als festen ersten Schritt in die eigene Screening-Plattform integriert: Vor dem ersten Check wird jede Position anhand vordefinierter Kriterien einer Risikostufe zugeordnet, aus der sich die passenden Prüfmodule automatisch ableiten.
Für Unternehmen bedeutet das einen Wechsel der Perspektive: weg von der Frage „Was können wir alles prüfen?", hin zu „Was müssen wir für diese Rolle prüfen?" Validato bietet dafür 18 einzeln wählbare Screening-Module auf einer Plattform mit Schweizer Serverstandort, ISO-27001-Zertifizierung und einem Pay-as-you-go-Modell ohne Abonnementbindung, sodass Unternehmen ausschliesslich die für die jeweilige Position tatsächlich erforderlichen Module buchen und die Zuordnung revisionssicher dokumentieren.
In der Praxis empfiehlt sich laut Validato eine Einteilung in drei Risikostufen: Low, Medium und High. Ein Low-Risk-Profil, etwa eine Sachbearbeitung ohne Finanzbefugnis, benötigt meist nur eine Identitäts- und Ausbildungsprüfung. Ein High-Risk-Profil dagegen, etwa ein CFO, ein Compliance Officer oder ein IT-Administrator mit weitreichendem Systemzugriff, erfordert zusätzlich einen Betreibungsauszug, einen Strafregisterauszug, einen Abgleich mit internationalen Sanktionslisten sowie eine vertiefte Referenzprüfung.
Diese Zuordnung von Rolle zu Prüftiefe muss laut Validato schriftlich dokumentiert werden, inklusive der Begründung, warum welches Modul für welche Position angemessen ist. Ohne diese Dokumentation lässt sich im Streitfall gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder in einem arbeitsrechtlichen Verfahren kaum nachweisen, dass eine Prüfung tatsächlich erforderlich war. Zudem ändert sich das Rollenrisiko nicht nur beim Neueinstieg: Auch bei internen Versetzungen oder Beförderungen mit neuer Budget- oder Systemverantwortung muss die Klassifizierung laut Validato erneut angewendet werden.
„Ein CFO und eine Sachbearbeiterin ohne Finanzbefugnis nach demselben Schema zu prüfen, ist weder verhältnismässig noch besonders aussagekräftig. Die Prüftiefe muss aus dem tatsächlichen Risiko der Rolle abgeleitet werden, alles andere lässt sich weder rechtlich noch operativ rechtfertigen",meint André Naef, CEO von Validato. Validato hat die Risikoklassifizierung deshalb als festen ersten Schritt in die eigene Screening-Plattform integriert: Vor dem ersten Check wird jede Position anhand vordefinierter Kriterien einer Risikostufe zugeordnet, aus der sich die passenden Prüfmodule automatisch ableiten.
Für Unternehmen bedeutet das einen Wechsel der Perspektive: weg von der Frage „Was können wir alles prüfen?", hin zu „Was müssen wir für diese Rolle prüfen?" Validato bietet dafür 18 einzeln wählbare Screening-Module auf einer Plattform mit Schweizer Serverstandort, ISO-27001-Zertifizierung und einem Pay-as-you-go-Modell ohne Abonnementbindung, sodass Unternehmen ausschliesslich die für die jeweilige Position tatsächlich erforderlichen Module buchen und die Zuordnung revisionssicher dokumentieren.
