Die Ärztekammer für Oberösterreich hat mit der Portalsoftware Intrexx Xtreme ein internes Portal aufgesetzt, über welches Sitzungen, Projekte, Dokumente und Inventar verwaltet werden. Damit ist die interne Organisation jetzt weitaus schlanker, kostengünstiger und effizienter. Geburtshelfer war die Information Engineering GmbH.
Die Ärztekammer für Oberösterreich vertritt als Dienstleistungsbetrieb die beruflichen und wirtschaftlichen Interessen der oberösterreichischen Ärzte. Etwa 50 Mitarbeiter arbeiten bei der Ärztekammer und betreuen ca. 5.000 Mitglieder. Für eine hochwertige Beratung nach außen hin muss natürlich auch intern alles einwandfrei laufen. Das Team um Reinhard Hechenberger, stellvertretender IT-Leiter der Ärztekammer, entschied sich daher, eine webbasierende Plattform aufzubauen, die alle internen Daten und Abläufe managen sollte. Ein einheitlicher professioneller Auftritt im CI der Ärztekammer war ebenso Grundvoraussetzung.
Da von der recht kleinen IT-Abteilung noch zahlreiche andere Projekte zu stemmen waren, wandte man sich an die Information Engineering GmbH. Diese leistete fachmännische Beratung bzgl. der geeigneten Software und übernahm auch das Customizing der gesamten Plattform. Die beste technologische Basis für die angestrebten Anwendungen fand man in der Portalsoftware Intrexx Xtreme. "Ziel war es, innerhalb kurzer Zeit ein internes Mitarbeiterportal einzurichten, was speziell auf die Anforderungen der Ärztekammer zugeschnitten war. Da eignet sich Intrexx besonders gut, weil neben zahlreichen fertigen Vorlagen individuelle Anwendungen erstellt werden können - und das vergleichsweise einfach und günstig", so Erik Pillinger, Geschäftsführer der Information Engineering GmbH. Wichtigste Anwendungen im Portal sind nun eine Seminarverwaltung, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und ein Inventarisierungsmodul.
Hohe Einsparungen - sowohl monetär als auch zeitlich - realisierte man mit der Sitzungsverwaltung. Früher liefen Raumreservierungen über Outlook, Beamer und weiteres Zubehör wurde gar nicht verwaltet, hier konnte man nur hoffen dass das Gerät verfügbar war. Für die Essensplanung der Küche wurde in jeder einzelnen Abteilung angerufen und die Bestellungen in handgeschriebene Listen aufgenommen, diese wurden schließlich bis zur Abrechnung weitergereicht. Nun wird all dies über das Portal gebucht. Jeder Mitarbeiter gibt seine Essenbestellungen selber ein, was zu einer großen Arbeitserleichterung für das Küchenpersonal wird. Die Buchungen laufen intern zur Abrechnung weiter, sodass sich auch die Fehlerquote reduziert. Alle Räume werden ebenfalls mit benötigter Ausrüstung wie Beamer, Catering etc. über das Portal gebucht, was zu weit weniger Stress führt. Auch hier läuft das System bis zur Abrechnung durch: Für jede Sitzung wird der Rechnungsempfänger eingegeben - ob eigene Mitarbeiter, Ärztekammer oder externe Vereine - damit dorthin Getränke, Essen und weitere Aufwendungen verrechnet werden. Alle Vorgänge greifen dabei direkt ineinander und laufen automatisch ab, so dass viel Zeit und Geld eingespart wird.
Auch das Projektmanagement, welches früher über ein eigens programmiertes und wenig professionelles Tool lief, wird nun im Portal zentral und effizient durchgeführt. Diverse hausinterne Projekte, mit denen oft die Spitzenfunktionäre befasst sind, werden hier abgewickelt. Über das Benutzermanagement von Intrexx ist geregelt, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf, sodass jeder Mitarbeiter nur in bestimmte Teile Einblick erhält. Schnell und einfach ist ersichtlich, welche Aufgaben noch offen sind, was bereits erledigt ist und an welchem Stand sich das Projekt befindet. Für den Kammeramtsdirektor bietet das eine gute Übersicht.
Hausintern werden zudem alle Dokumente im Portal kategorisiert und liegen dann zentral und stets wieder auffindbar bereit. Formulare, Vorlagen, Benutzerhandbücher und mehr werden nun systematisch verwaltet, eine Versionierung von Dokumenten wird demnächst folgen. Das Suchen und Ablegen der Dokumente ist damit um einiges einfacher und nichts geht mehr verloren.
Da sich die Ärztekammer demnächst ISO zertifizieren lassen möchte, war eine Inventarverwaltung das nächste wichtige Thema: Alle Geräte und Gegenstände, die mehr als 150 Euro wert sind, werden hier erfasst. Zudem finden sich im Portal ein Urlaubs- und Abwesenheitskalender, Dienstpläne und wichtige Informationen. Ein Helpdesk für IT-Anfragen ist zurzeit in Planung.
"Das Portal hat bei uns den internen Aufwand enorm reduziert. Vieles Organisatorische läuft hier nun automatisch ab - und damit auch fehlerfreier. Wir können jedem nur raten, eine solche Lösung einzusetzen", so Reinhard Hechenberger, stellvertretender IT-Leiter der Ärztekammer Oberösterreich.
Die Ärztekammer für Oberösterreich vertritt als Dienstleistungsbetrieb die beruflichen und wirtschaftlichen Interessen der oberösterreichischen Ärzte. Etwa 50 Mitarbeiter arbeiten bei der Ärztekammer und betreuen ca. 5.000 Mitglieder. Für eine hochwertige Beratung nach außen hin muss natürlich auch intern alles einwandfrei laufen. Das Team um Reinhard Hechenberger, stellvertretender IT-Leiter der Ärztekammer, entschied sich daher, eine webbasierende Plattform aufzubauen, die alle internen Daten und Abläufe managen sollte. Ein einheitlicher professioneller Auftritt im CI der Ärztekammer war ebenso Grundvoraussetzung.
Da von der recht kleinen IT-Abteilung noch zahlreiche andere Projekte zu stemmen waren, wandte man sich an die Information Engineering GmbH. Diese leistete fachmännische Beratung bzgl. der geeigneten Software und übernahm auch das Customizing der gesamten Plattform. Die beste technologische Basis für die angestrebten Anwendungen fand man in der Portalsoftware Intrexx Xtreme. "Ziel war es, innerhalb kurzer Zeit ein internes Mitarbeiterportal einzurichten, was speziell auf die Anforderungen der Ärztekammer zugeschnitten war. Da eignet sich Intrexx besonders gut, weil neben zahlreichen fertigen Vorlagen individuelle Anwendungen erstellt werden können - und das vergleichsweise einfach und günstig", so Erik Pillinger, Geschäftsführer der Information Engineering GmbH. Wichtigste Anwendungen im Portal sind nun eine Seminarverwaltung, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und ein Inventarisierungsmodul.
Hohe Einsparungen - sowohl monetär als auch zeitlich - realisierte man mit der Sitzungsverwaltung. Früher liefen Raumreservierungen über Outlook, Beamer und weiteres Zubehör wurde gar nicht verwaltet, hier konnte man nur hoffen dass das Gerät verfügbar war. Für die Essensplanung der Küche wurde in jeder einzelnen Abteilung angerufen und die Bestellungen in handgeschriebene Listen aufgenommen, diese wurden schließlich bis zur Abrechnung weitergereicht. Nun wird all dies über das Portal gebucht. Jeder Mitarbeiter gibt seine Essenbestellungen selber ein, was zu einer großen Arbeitserleichterung für das Küchenpersonal wird. Die Buchungen laufen intern zur Abrechnung weiter, sodass sich auch die Fehlerquote reduziert. Alle Räume werden ebenfalls mit benötigter Ausrüstung wie Beamer, Catering etc. über das Portal gebucht, was zu weit weniger Stress führt. Auch hier läuft das System bis zur Abrechnung durch: Für jede Sitzung wird der Rechnungsempfänger eingegeben - ob eigene Mitarbeiter, Ärztekammer oder externe Vereine - damit dorthin Getränke, Essen und weitere Aufwendungen verrechnet werden. Alle Vorgänge greifen dabei direkt ineinander und laufen automatisch ab, so dass viel Zeit und Geld eingespart wird.
Auch das Projektmanagement, welches früher über ein eigens programmiertes und wenig professionelles Tool lief, wird nun im Portal zentral und effizient durchgeführt. Diverse hausinterne Projekte, mit denen oft die Spitzenfunktionäre befasst sind, werden hier abgewickelt. Über das Benutzermanagement von Intrexx ist geregelt, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf, sodass jeder Mitarbeiter nur in bestimmte Teile Einblick erhält. Schnell und einfach ist ersichtlich, welche Aufgaben noch offen sind, was bereits erledigt ist und an welchem Stand sich das Projekt befindet. Für den Kammeramtsdirektor bietet das eine gute Übersicht.
Hausintern werden zudem alle Dokumente im Portal kategorisiert und liegen dann zentral und stets wieder auffindbar bereit. Formulare, Vorlagen, Benutzerhandbücher und mehr werden nun systematisch verwaltet, eine Versionierung von Dokumenten wird demnächst folgen. Das Suchen und Ablegen der Dokumente ist damit um einiges einfacher und nichts geht mehr verloren.
Da sich die Ärztekammer demnächst ISO zertifizieren lassen möchte, war eine Inventarverwaltung das nächste wichtige Thema: Alle Geräte und Gegenstände, die mehr als 150 Euro wert sind, werden hier erfasst. Zudem finden sich im Portal ein Urlaubs- und Abwesenheitskalender, Dienstpläne und wichtige Informationen. Ein Helpdesk für IT-Anfragen ist zurzeit in Planung.
"Das Portal hat bei uns den internen Aufwand enorm reduziert. Vieles Organisatorische läuft hier nun automatisch ab - und damit auch fehlerfreier. Wir können jedem nur raten, eine solche Lösung einzusetzen", so Reinhard Hechenberger, stellvertretender IT-Leiter der Ärztekammer Oberösterreich.
