Vor fünf Jahren implementierte die N+P Informationssysteme GmbH (N+P) ihre CAFM-Lösung SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) bei der DYWIDAG-Service-GmbH Gebäude- und Anlagenmanagement. Mithilfe der Software sollten die umfangreichen Aufgabenstellungen, die für die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Gebäudebetriebs gewährleistet werden müssen, besser koordiniert werden. Im Mittelpunkt stand dabei das Management von Wartungsarbeiten und deren Dokumentation.
Kurzporträt DYWIDAG-Service-GmbH Gebäude- und Anlagenmanagement
Die DYWIDAG-Service-GmbH Gebäude- und Anlagenmanagement (DYWIDAG) ist eine Tochtergesellschaft der STRABAG SE mit Hauptsitz in Bad Hersfeld. Sie ist speziell für Public Private Partnership-Projekte (PPP) der STRABG SE zuständig, also Projekten in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand. In ihrer Verantwortung für das Facility Management und im Zusammenhang mit den vertraglich geregelten Anforderungen an dieses FM (Facility Management) ist die DYWIDAG auf eine zuverlässige und effiziente Softwarelösung angewiesen. Die enge Zusammenarbeit mit Auftraggebern sowie internen und externen Technikern erfordert darüber hinaus ein praktikables, gemeinsam nutzbares System.
Entscheidung für CAFM-Lösung SPARTACUS
Auf der Suche nach einer entsprechenden Software-Lösung besuchte Philipp Kloevekorn, Prokurist und Contractmanager bei der DYWIDAG, bei einer FM-Messe die Ausstellungsstände verschiedener CAFM-Anbieter mit einem vorab ausgearbeiteten Fragenkatalog, der die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigte. Diese waren klar – Zeitstempel sollten vom Meldungseingang über die Bearbeitung bis zur Beseitigung des Mangels alle Vorgänge dokumentieren. Zusätzlich erforderte die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern eine benutzerfreundliche Oberfläche und mobiles Arbeiten. Am Messestand der N+P stieß Kloevekorn auf die CAFM-Lösung SPARTACUS, welche allen Anforderungen der DYWIDAG entsprechen konnte.
„Aus meiner Sicht ist es ein großer Vorteil von SPARTACUS, dass die Oberfläche sehr einfach und daher sehr anwenderfreundlich gehalten ist und ich auch noch die Möglichkeit habe, sie anzupassen“, erklärt Kloevekorn. So kann die Weboberfläche von SPARTACUS über alle gängigen Internetbrowser aufgerufen werden und erlaubt es, Anfragen zu erstellen und bei Bedarf Störungsmeldungen vorzunehmen. Außerdem ist es möglich, Nutzern den Zugriff nur für bestimmte Bereiche zu gewähren, sodass sie keine Meldungen an Objekten vornehmen können, für die sie nicht verantwortlich sind. Dadurch wird einerseits die Anwendung vereinfacht, andererseits können Fehlerquellen ausgeschaltet werden. Bereits während der Messe fiel die Entscheidung für SPARTACUS. Die Vorstellung einer Testversion im Unternehmen durch die Projektleiter der N+P stützte diese.
Implementierung durch zuverlässigen Partner
Um ihren Mitarbeitern die neue Lösung näher zu bringen, entschied sich die DYWIDAG für einen flexiblen Workshop mit der N+P. An zwei Tagen zeigten die Experten des IT-Systemhauses die Möglichkeiten von SPARTACUS direkt im Unternehmen in Monheim auf. Auch vorab gab es bereits eine umfangreiche Betreuung. Philipp Kloevekorn erinnert sich: „Was mir sehr gut gefallen hat, war der häufige telefonische Kontakt, sodass wir die Implementierung schon sehr gut vorbereiten konnten“. So konnten bestehende Daten bereits so weit aufgearbeitet werden, dass eine Übertragung in das neue System bei der Implementierung problemlos verlief. Dadurch war es möglich, im Workshop intensiv auf den Umgang mit SPARTACUS einzugehen und sogar schon erste Auswertungen vorzunehmen. „Auf jeden Fall konnten wir nach den zwei Tagen schon sehr gut mit dem Programm arbeiten“, resümiert Kloevekorn.
Effektive Bearbeitung von Störungsmeldungen
Hauptsächlich nutzt die DYWIDAG SPARTACUS zur Bearbeitung von Störungsmeldungen. Diese werden überwiegend über das Webmodul in das System eingepflegt. Bei der Auswertung eingehender Störungen wird geprüft, ob diese intern – durch Techniker der DYWIDAG – bearbeitet werden können oder Externe für die Störungsbehebung beauftragt werden müssen. Über dasselbe Modul erhalten interne Techniker entsprechende Wartungsaufträge. Diese können z. B. über ein Tablet aufgerufen und nach Bearbeitung als erledigt markiert werden. Handschriftliche Notizen sind nicht mehr nötig.
Daneben lassen sich auch externe Aufträge über Serienbriefe im System generieren. Außerdem nutzt die DYWIDAG die Terminverfolgung und Dokumentation, um pünktlich Wartungstermine technischer Anlagen im System erfassen zu können. Eine seitens der N+P im Workshop erstellte Auswertung läuft dabei immer mit. Techniker können in den Lebenslauf der jeweiligen Meldung einen kurzen Text mit ihrer ausgeführten Tätigkeit einpflegen. Ohne die Einstellung weiterer Daten lassen sich darüber die Tätigkeiten der Techniker nachweisen und an den Auftraggeber weiterleiten.
SPARTACUS als Perspektive für zukünftige Aufgabenfelder
„Aktuell sind wir ziemlich gut aufgestellt mit dem, was wir haben“, lobt Kloevekorn und blickt voraus: „Im Rahmen unseres PPP-Vertrages müssen wir bestimmte Aufgaben erledigen und dokumentieren. Diese sind aktuell alle abgedeckt. Es kann jedoch durchaus passieren, dass wir irgendwann noch weitere Aufgaben übernehmen“. Diese könnten zum Beispiel die Gebäudereinigung und das Schlüsselmanagement umfassen. SPARTACUS ermöglicht die Erstellung kosteneffizienter Reinigungspläne und die Nachvollziehbarkeit aller Reinigungstätigkeiten. Über das Schließanlagenmanagement wird erfasst, welche Schlüssel im Umlauf sind. Außerdem werden automatisch Übergabeprotokolle für alle ausgegebenen Schlüssel erstellt.
Kurzporträt DYWIDAG-Service-GmbH Gebäude- und Anlagenmanagement
Die DYWIDAG-Service-GmbH Gebäude- und Anlagenmanagement (DYWIDAG) ist eine Tochtergesellschaft der STRABAG SE mit Hauptsitz in Bad Hersfeld. Sie ist speziell für Public Private Partnership-Projekte (PPP) der STRABG SE zuständig, also Projekten in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand. In ihrer Verantwortung für das Facility Management und im Zusammenhang mit den vertraglich geregelten Anforderungen an dieses FM (Facility Management) ist die DYWIDAG auf eine zuverlässige und effiziente Softwarelösung angewiesen. Die enge Zusammenarbeit mit Auftraggebern sowie internen und externen Technikern erfordert darüber hinaus ein praktikables, gemeinsam nutzbares System.
Entscheidung für CAFM-Lösung SPARTACUS
Auf der Suche nach einer entsprechenden Software-Lösung besuchte Philipp Kloevekorn, Prokurist und Contractmanager bei der DYWIDAG, bei einer FM-Messe die Ausstellungsstände verschiedener CAFM-Anbieter mit einem vorab ausgearbeiteten Fragenkatalog, der die Anforderungen des Unternehmens berücksichtigte. Diese waren klar – Zeitstempel sollten vom Meldungseingang über die Bearbeitung bis zur Beseitigung des Mangels alle Vorgänge dokumentieren. Zusätzlich erforderte die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern eine benutzerfreundliche Oberfläche und mobiles Arbeiten. Am Messestand der N+P stieß Kloevekorn auf die CAFM-Lösung SPARTACUS, welche allen Anforderungen der DYWIDAG entsprechen konnte.
„Aus meiner Sicht ist es ein großer Vorteil von SPARTACUS, dass die Oberfläche sehr einfach und daher sehr anwenderfreundlich gehalten ist und ich auch noch die Möglichkeit habe, sie anzupassen“, erklärt Kloevekorn. So kann die Weboberfläche von SPARTACUS über alle gängigen Internetbrowser aufgerufen werden und erlaubt es, Anfragen zu erstellen und bei Bedarf Störungsmeldungen vorzunehmen. Außerdem ist es möglich, Nutzern den Zugriff nur für bestimmte Bereiche zu gewähren, sodass sie keine Meldungen an Objekten vornehmen können, für die sie nicht verantwortlich sind. Dadurch wird einerseits die Anwendung vereinfacht, andererseits können Fehlerquellen ausgeschaltet werden. Bereits während der Messe fiel die Entscheidung für SPARTACUS. Die Vorstellung einer Testversion im Unternehmen durch die Projektleiter der N+P stützte diese.
Implementierung durch zuverlässigen Partner
Um ihren Mitarbeitern die neue Lösung näher zu bringen, entschied sich die DYWIDAG für einen flexiblen Workshop mit der N+P. An zwei Tagen zeigten die Experten des IT-Systemhauses die Möglichkeiten von SPARTACUS direkt im Unternehmen in Monheim auf. Auch vorab gab es bereits eine umfangreiche Betreuung. Philipp Kloevekorn erinnert sich: „Was mir sehr gut gefallen hat, war der häufige telefonische Kontakt, sodass wir die Implementierung schon sehr gut vorbereiten konnten“. So konnten bestehende Daten bereits so weit aufgearbeitet werden, dass eine Übertragung in das neue System bei der Implementierung problemlos verlief. Dadurch war es möglich, im Workshop intensiv auf den Umgang mit SPARTACUS einzugehen und sogar schon erste Auswertungen vorzunehmen. „Auf jeden Fall konnten wir nach den zwei Tagen schon sehr gut mit dem Programm arbeiten“, resümiert Kloevekorn.
Effektive Bearbeitung von Störungsmeldungen
Hauptsächlich nutzt die DYWIDAG SPARTACUS zur Bearbeitung von Störungsmeldungen. Diese werden überwiegend über das Webmodul in das System eingepflegt. Bei der Auswertung eingehender Störungen wird geprüft, ob diese intern – durch Techniker der DYWIDAG – bearbeitet werden können oder Externe für die Störungsbehebung beauftragt werden müssen. Über dasselbe Modul erhalten interne Techniker entsprechende Wartungsaufträge. Diese können z. B. über ein Tablet aufgerufen und nach Bearbeitung als erledigt markiert werden. Handschriftliche Notizen sind nicht mehr nötig.
Daneben lassen sich auch externe Aufträge über Serienbriefe im System generieren. Außerdem nutzt die DYWIDAG die Terminverfolgung und Dokumentation, um pünktlich Wartungstermine technischer Anlagen im System erfassen zu können. Eine seitens der N+P im Workshop erstellte Auswertung läuft dabei immer mit. Techniker können in den Lebenslauf der jeweiligen Meldung einen kurzen Text mit ihrer ausgeführten Tätigkeit einpflegen. Ohne die Einstellung weiterer Daten lassen sich darüber die Tätigkeiten der Techniker nachweisen und an den Auftraggeber weiterleiten.
SPARTACUS als Perspektive für zukünftige Aufgabenfelder
„Aktuell sind wir ziemlich gut aufgestellt mit dem, was wir haben“, lobt Kloevekorn und blickt voraus: „Im Rahmen unseres PPP-Vertrages müssen wir bestimmte Aufgaben erledigen und dokumentieren. Diese sind aktuell alle abgedeckt. Es kann jedoch durchaus passieren, dass wir irgendwann noch weitere Aufgaben übernehmen“. Diese könnten zum Beispiel die Gebäudereinigung und das Schlüsselmanagement umfassen. SPARTACUS ermöglicht die Erstellung kosteneffizienter Reinigungspläne und die Nachvollziehbarkeit aller Reinigungstätigkeiten. Über das Schließanlagenmanagement wird erfasst, welche Schlüssel im Umlauf sind. Außerdem werden automatisch Übergabeprotokolle für alle ausgegebenen Schlüssel erstellt.
