Mit 365 Total Backup, der Backup-Lösung von Hornetsecurity by Proofpoint, nimmt die reputatio systems GmbH eine vom Produktivsystem getrennte Sicherung für Microsoft 365 in ihr Portfolio auf. Die Lösung sichert Postfächer, Dateien, Teams-Chats, Planner für Gruppen sowie Benutzer und Gruppen aus Entra ID und schließt damit eine Lücke, die im Betrieb von Microsoft 365 vielen Unternehmen nicht bewusst ist: Für die Wiederherstellung ihrer eigenen Daten sind sie selbst verantwortlich, nicht Microsoft.
Die Zuständigkeiten regelt das Shared-Responsibility-Modell, das Microsoft für seine Cloud-Dienste dokumentiert. Demnach betreibt der Hersteller selbst die Infrastruktur von Microsoft 365 und sorgt für deren Verfügbarkeit, Skalierung und den Schutz vor Ausfällen auf Ebene der Rechenzentren. Service Level Agreements regeln die Verfügbarkeit, geografisch verteilte Standorte schützen vor dem Ausfall einzelner Rechenzentren, und Replikationsmechanismen halten die Daten innerhalb der Plattform mehrfach vor. Diese Maßnahmen sichern den laufenden Betrieb, ersetzen jedoch keine Datensicherung. Die Replikation vervielfältigt auch fehlerhafte oder verschlüsselte Daten und macht einen bereits eingetretenen Datenverlust nicht rückgängig. Für die Wiederherstellung nach Löschung, Manipulation oder Verschlüsselung fehlt daher eine vom Produktivsystem getrennte Sicherung, die den Zustand der Daten zu einem früheren Zeitpunkt zuverlässig zurückholt.
„Viele unserer Kunden gehen davon aus, dass die integrierten Schutzfunktionen von Microsoft ausreichen, um ihre Daten wiederherzustellen. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Verfügbarkeit der Microsoft-365-Dienste sicherzustellen, ersetzen aber keine separate Datensicherung. Mit 365 Total Backup bieten wir unseren Kunden eine zuverlässige Möglichkeit, ihre Microsoft-365-Daten wiederherzustellen, ohne selbst eine Backup-Infrastruktur betreiben zu müssen“, sagt Stephan Riese, Geschäftsführer der reputatio systems GmbH & Co. KG.
Wo Daten in Microsoft 365 verloren gehen
Datenverluste können auch im laufenden Betrieb entstehen: Anwender löschen versehentlich Nachrichten oder Dokumente, die später wieder benötigt werden. Ob diese Inhalte mit den integrierten Funktionen von Microsoft 365 wiederhergestellt werden können, hängt unter anderem vom jeweiligen Dienst, den konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien und den geltenden Wiederherstellungsfristen ab.
Weitere Risiken entstehen durch Ransomware, fehlerhafte Synchronisationen oder unbeabsichtigte Massenänderungen. So können beispielsweise lokal verschlüsselte Dateien über die Synchronisation auch Datenbestände in OneDrive oder SharePoint beeinträchtigen. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern sollte zudem sichergestellt werden, dass weiterhin benötigte Daten erhalten bleiben, bevor Konten gelöscht oder Lizenzen entzogen werden.
Microsoft 365 bietet integrierte Schutz- und Wiederherstellungsfunktionen, deren Möglichkeiten und Grenzen je nach Dienst und Konfiguration variieren. Eine vom Produktivsystem getrennte Datensicherung ergänzt diese Funktionen und ermöglicht es, auf gesicherte Datenstände zurückzugreifen, wenn die plattformeigenen Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht ausreichen.
365 Total Backup: unabhängige Sicherung mit granularer Wiederherstellung
365 Total Backup sichert die zentralen Microsoft-365-Dienste unabhängig vom Produktivmandanten. Erfasst werden Postfächer und In-Place-Archive, OneDrive, SharePoint-Bibliotheken, Teams-Chats, OneNote und Planner für Gruppen sowie Benutzer und Gruppen aus Entra ID. Die Sicherung erfolgt vollständig automatisiert und mehrfach täglich und wird mit einem kundenindividuellen AES-256-Schlüssel verschlüsselt.
Die Wiederherstellung reicht bis zur einzelnen Datei oder E-Mail und lässt sich über eine erweiterte Suche gezielt eingrenzen. Wiederhergestellt wird wahlweise in das ursprüngliche Konto, in ein anderes Konto, als ZIP-Archiv oder als PST-Datei, im Fall von Entra ID auch durch erneutes Anlegen der Benutzer und Gruppen. Auf Wunsch delegiert die Lösung die Wiederherstellung an die Endnutzer, die eigene Daten aus Postfächern, In-Place-Archiven, OneNote und OneDrive selbst zurückholen.
Die Backups sind unveränderlich und können von externen Parteien weder verändert noch gelöscht werden. Innerhalb von 365 Total Backup ist das Löschen von Backups Administratoren vorbehalten und erfordert die Freigabe durch einen zweiten Administrator.
„reputatio ist für uns ein starker Partner, der technologische Kompetenz mit einem sehr guten Verständnis für die Anforderungen seiner Kunden verbindet. Gemeinsam schaffen wir Lösungen, die Microsoft-365-Umgebungen zuverlässig absichern und Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten bestmöglich zu schützen.“
Denes Rühl, Partner Account Manager, Hornetsecurity by Proofpoint
Speicherort und Schutz der gesicherten Daten
Für mittelständische Unternehmen mit Compliance-Anforderungen ist der Speicherort der Daten ein zentrales Kriterium. Bei 365 Total Backup hängt dieser von der Auswahl bei der Ersteinrichtung im Control Panel ab. Standort für die Speicherung der gesicherten Daten ist normalerweise Deutschland, Standorte in anderen Ländern sind auswählbar. Die Verschlüsselung mit kundenindividuellen Schlüsseln schützt die gesicherten Inhalte vor unbefugtem Zugriff. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsfristen können Unternehmen dabei unterstützen, handels- und steuerrechtliche Anforderungen sowie relevante Vorgaben aus ISO 27001, der DSGVO, BSI C5, NIS-2, CRA und DORA zu erfüllen. Die integrierten Schutzfunktionen von Microsoft 365 ersetzen keine separate Datensicherung. Ohne ein solches Backup können Datenverluste dauerhaft sein, wenn die plattformeigenen Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht ausreichen. 365 Total Backup stellt dafür eine vom Produktivsystem getrennte Sicherung bereit.
Über reputatio systems
Die reputatio systems GmbH mit Sitz in Pforzheim begleitet seit über 22 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Kommunikations- und IT-Infrastruktur. Das Leistungsspektrum reicht von Cloud-Telefonie und CallManager über standortübergreifende Netzwerke (SD-WAN, MPLS, DDV,…) bis hin zu virtuellen Rechenzentren – seit 2025 ergänzt um Cybersecurity-Lösungen für das Microsoft-Ökosystem.
Über Hornetsecurity
Hornetsecurity by Proofpoint ist der Geschäftsbereich von Proofpoint, der die Hornetsecurity-Produktsuite speziell für Managed Service Provider (MSPs) sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) bereitstellt. Das Unternehmen bietet cloudbasierte Sicherheits-, Compliance-, Backup- und Security-Awareness-Lösungen der nächsten Generation, die Unternehmen und Organisationen jeder Größe auf der ganzen Welt unterstützen.
Das Flaggschiffprodukt 365 Total Protection ist die umfassendste Cloud-Sicherheitslösung für Microsoft 365 auf dem Markt. Angetrieben von Innovation und Cybersecurity-Exzellenz, baut Hornetsecurity mit seinem preisgekrönten Portfolio eine sicherere digitale Zukunft und nachhaltige Sicherheitskulturen auf.
Hornetsecurity ist über sein internationales Vertriebsnetz mit über 12.000 Channel-Partnern und MSPs in mehr als 120 Ländern aktiv. Seine Premium-Dienste werden von mehr als 125.000 Kunden genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.hornetsecurity.com/de/.
Pressekontakt
reputatio systems GmbH
Friedenstraße 87, 75173 Pforzheim
+49 7231 3977-0
info@reputatio.com
https://reputatio.systems
Die Zuständigkeiten regelt das Shared-Responsibility-Modell, das Microsoft für seine Cloud-Dienste dokumentiert. Demnach betreibt der Hersteller selbst die Infrastruktur von Microsoft 365 und sorgt für deren Verfügbarkeit, Skalierung und den Schutz vor Ausfällen auf Ebene der Rechenzentren. Service Level Agreements regeln die Verfügbarkeit, geografisch verteilte Standorte schützen vor dem Ausfall einzelner Rechenzentren, und Replikationsmechanismen halten die Daten innerhalb der Plattform mehrfach vor. Diese Maßnahmen sichern den laufenden Betrieb, ersetzen jedoch keine Datensicherung. Die Replikation vervielfältigt auch fehlerhafte oder verschlüsselte Daten und macht einen bereits eingetretenen Datenverlust nicht rückgängig. Für die Wiederherstellung nach Löschung, Manipulation oder Verschlüsselung fehlt daher eine vom Produktivsystem getrennte Sicherung, die den Zustand der Daten zu einem früheren Zeitpunkt zuverlässig zurückholt.
„Viele unserer Kunden gehen davon aus, dass die integrierten Schutzfunktionen von Microsoft ausreichen, um ihre Daten wiederherzustellen. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Verfügbarkeit der Microsoft-365-Dienste sicherzustellen, ersetzen aber keine separate Datensicherung. Mit 365 Total Backup bieten wir unseren Kunden eine zuverlässige Möglichkeit, ihre Microsoft-365-Daten wiederherzustellen, ohne selbst eine Backup-Infrastruktur betreiben zu müssen“, sagt Stephan Riese, Geschäftsführer der reputatio systems GmbH & Co. KG.
Wo Daten in Microsoft 365 verloren gehen
Datenverluste können auch im laufenden Betrieb entstehen: Anwender löschen versehentlich Nachrichten oder Dokumente, die später wieder benötigt werden. Ob diese Inhalte mit den integrierten Funktionen von Microsoft 365 wiederhergestellt werden können, hängt unter anderem vom jeweiligen Dienst, den konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien und den geltenden Wiederherstellungsfristen ab.
Weitere Risiken entstehen durch Ransomware, fehlerhafte Synchronisationen oder unbeabsichtigte Massenänderungen. So können beispielsweise lokal verschlüsselte Dateien über die Synchronisation auch Datenbestände in OneDrive oder SharePoint beeinträchtigen. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern sollte zudem sichergestellt werden, dass weiterhin benötigte Daten erhalten bleiben, bevor Konten gelöscht oder Lizenzen entzogen werden.
Microsoft 365 bietet integrierte Schutz- und Wiederherstellungsfunktionen, deren Möglichkeiten und Grenzen je nach Dienst und Konfiguration variieren. Eine vom Produktivsystem getrennte Datensicherung ergänzt diese Funktionen und ermöglicht es, auf gesicherte Datenstände zurückzugreifen, wenn die plattformeigenen Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht ausreichen.
365 Total Backup: unabhängige Sicherung mit granularer Wiederherstellung
365 Total Backup sichert die zentralen Microsoft-365-Dienste unabhängig vom Produktivmandanten. Erfasst werden Postfächer und In-Place-Archive, OneDrive, SharePoint-Bibliotheken, Teams-Chats, OneNote und Planner für Gruppen sowie Benutzer und Gruppen aus Entra ID. Die Sicherung erfolgt vollständig automatisiert und mehrfach täglich und wird mit einem kundenindividuellen AES-256-Schlüssel verschlüsselt.
Die Wiederherstellung reicht bis zur einzelnen Datei oder E-Mail und lässt sich über eine erweiterte Suche gezielt eingrenzen. Wiederhergestellt wird wahlweise in das ursprüngliche Konto, in ein anderes Konto, als ZIP-Archiv oder als PST-Datei, im Fall von Entra ID auch durch erneutes Anlegen der Benutzer und Gruppen. Auf Wunsch delegiert die Lösung die Wiederherstellung an die Endnutzer, die eigene Daten aus Postfächern, In-Place-Archiven, OneNote und OneDrive selbst zurückholen.
Die Backups sind unveränderlich und können von externen Parteien weder verändert noch gelöscht werden. Innerhalb von 365 Total Backup ist das Löschen von Backups Administratoren vorbehalten und erfordert die Freigabe durch einen zweiten Administrator.
„reputatio ist für uns ein starker Partner, der technologische Kompetenz mit einem sehr guten Verständnis für die Anforderungen seiner Kunden verbindet. Gemeinsam schaffen wir Lösungen, die Microsoft-365-Umgebungen zuverlässig absichern und Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten bestmöglich zu schützen.“
Denes Rühl, Partner Account Manager, Hornetsecurity by Proofpoint
Speicherort und Schutz der gesicherten Daten
Für mittelständische Unternehmen mit Compliance-Anforderungen ist der Speicherort der Daten ein zentrales Kriterium. Bei 365 Total Backup hängt dieser von der Auswahl bei der Ersteinrichtung im Control Panel ab. Standort für die Speicherung der gesicherten Daten ist normalerweise Deutschland, Standorte in anderen Ländern sind auswählbar. Die Verschlüsselung mit kundenindividuellen Schlüsseln schützt die gesicherten Inhalte vor unbefugtem Zugriff. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsfristen können Unternehmen dabei unterstützen, handels- und steuerrechtliche Anforderungen sowie relevante Vorgaben aus ISO 27001, der DSGVO, BSI C5, NIS-2, CRA und DORA zu erfüllen. Die integrierten Schutzfunktionen von Microsoft 365 ersetzen keine separate Datensicherung. Ohne ein solches Backup können Datenverluste dauerhaft sein, wenn die plattformeigenen Wiederherstellungsmöglichkeiten nicht ausreichen. 365 Total Backup stellt dafür eine vom Produktivsystem getrennte Sicherung bereit.
Über reputatio systems
Die reputatio systems GmbH mit Sitz in Pforzheim begleitet seit über 22 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Kommunikations- und IT-Infrastruktur. Das Leistungsspektrum reicht von Cloud-Telefonie und CallManager über standortübergreifende Netzwerke (SD-WAN, MPLS, DDV,…) bis hin zu virtuellen Rechenzentren – seit 2025 ergänzt um Cybersecurity-Lösungen für das Microsoft-Ökosystem.
Über Hornetsecurity
Hornetsecurity by Proofpoint ist der Geschäftsbereich von Proofpoint, der die Hornetsecurity-Produktsuite speziell für Managed Service Provider (MSPs) sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) bereitstellt. Das Unternehmen bietet cloudbasierte Sicherheits-, Compliance-, Backup- und Security-Awareness-Lösungen der nächsten Generation, die Unternehmen und Organisationen jeder Größe auf der ganzen Welt unterstützen.
Das Flaggschiffprodukt 365 Total Protection ist die umfassendste Cloud-Sicherheitslösung für Microsoft 365 auf dem Markt. Angetrieben von Innovation und Cybersecurity-Exzellenz, baut Hornetsecurity mit seinem preisgekrönten Portfolio eine sicherere digitale Zukunft und nachhaltige Sicherheitskulturen auf.
Hornetsecurity ist über sein internationales Vertriebsnetz mit über 12.000 Channel-Partnern und MSPs in mehr als 120 Ländern aktiv. Seine Premium-Dienste werden von mehr als 125.000 Kunden genutzt. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.hornetsecurity.com/de/.
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reputatio systems GmbH
Friedenstraße 87, 75173 Pforzheim
+49 7231 3977-0
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