Die Frankfurter Ebydos AG hat jetzt mit der Workflow-Anwendung Web Cycle eine Verbindung zwischen der automatisierten digitalen Rechnungserfassung und dem SAP-Finanzwesen geschaffen. Während Eingangsrechnungen in vielen Unternehmen bereits zur Ablage in einem elektronischen Archiv eingescannt werden, erfolgen die Prüf- und Freigabeprozesse meist noch auf dem herkömmlichen Weg - per Hauspost und papiergestützt. Mit Hilfe der neuen Workflow-Anwendung Web Cycle kann nun die gesamte Rechnungsbearbeitung elektronisch abgebildet werden. Dadurch lassen sich die bisherigen Wegezeiten vermeiden und die Rechnungsfreigabe-Vorgänge beschleunigen. Die Anwendung nutzt wahlweise den SAP Business Workflow, alternativ kann der Workflow durch intranet-gestützte Funktionalitäten umgesetzt werden. Auf diese Weise lassen sich auch Anwender in den Prozess einbinden, die keinen Zugriff auf SAP haben. Die neue Software unterstützt u.a. die Freigabe und Kontierung von Rechnungen, die Klärung von Preisabweichungen und die Abstimmung von Mengendifferenzen zwischen Rechnung und Lieferung. Die Workflow-Anwendung setzt auf dem von Ebydos entwickelten Cockpit auf, einer Plattform zur digitalen Rechnungsverarbeitung mit SAP R/3. Je nach Beschaffenheit einer Rechnung kann diese den elektronischen Prozess ohne manuellen Eingriff automatisiert durchlaufen bis zur Verbuchung in SAP FI/MM.
"Die elegante Anbindung einer OCR-Erfassungslösung an SAP R/3 inklusive der geeigneten Workflow-Funktionalitäten ist der Knackpunkt, der die Leiter der Abteilung Rechnungswesen bei der Auswahl eines geeigneten Systems am meisten beschäftigt", hat Carsten Nelk, Vorsitzender des Vorstands bei Ebydos in verschiedenen Projekten festgestellt. "Die Digitalisierung der Papierdokumente und das Auslesen von Rechnungsinformationen ist zwar ein wichtiger Part in der Rechnungserfassung, die Zeitersparnis liegt aber vor allem in der Integration des Prozesses in die SAP-Landschaft." Ein weiterer Vorteil bei der Arbeit mit Web Cycle: Die Anwendung stellt nicht nur die jeweiligen Rechnungsdokumente zur Verfügung, sondern gibt dem Buchhalter durch eine klare Symbol-Anordnung auch einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Rechnungen, die von einem Mitarbeiter zu prüfen und freizugeben sind, werden als Workitem in einem Arbeitsvorrat gespeichert. Dieser ist entweder über SAP direkt oder auch über ein Unternehmens-Portal bzw. das Intranet aufzurufen. Dabei lässt sich von der Software anhand der Angaben in der Rechnung herausfiltern, welcher Anwender der richtige Bearbeiter ist. Enthält die Rechnung hierzu keine Angaben, kann der Workflow auch manuell angestoßen werden. Der zuständige Mitarbeiter wird parallel per E-Mail mit Link zur Aufgabe informiert, hierbei ist eine Stellvertreter-Regelung selbstverständlich berücksichtigt. Auf Wunsch wird an die E-Mail bereits die entsprechende Rechnung automatisch angehängt. Diese ist dann entweder in einem angeschlossenen Archivsystem oder in einem Zwischenspeicher (Repository) abgelegt.
Über Ebydos:
Die in Frankfurt am Main ansässige Ebydos AG (www.ebydos.com) entwickelt als Dienstleister ganzheitliche Lösungen für die Informationstechnologie. Die Geschäftsfelder bewegen sich im Bereich SAP-Anwendungsentwicklung und -Beratung, der automatischen Eingangsdokumentenbearbeitung sowie der Entwicklung von problemabhängigen Individuallösungen. Die Ebydos AG verfügt über ausgezeichnete Kenntnisse in den unterschiedlichsten SAP-Applikationen durch jahrelange Implementierungs- und Beratungstätigkeit. Diese werden unter anderem durch Entwicklungs-Kooperationen mit der SAP AG in den Bereichen der Bankenlösung mySAP Banking und des Supplier Relationship Managements mySAP SRM weiterentwickelt.
"Die elegante Anbindung einer OCR-Erfassungslösung an SAP R/3 inklusive der geeigneten Workflow-Funktionalitäten ist der Knackpunkt, der die Leiter der Abteilung Rechnungswesen bei der Auswahl eines geeigneten Systems am meisten beschäftigt", hat Carsten Nelk, Vorsitzender des Vorstands bei Ebydos in verschiedenen Projekten festgestellt. "Die Digitalisierung der Papierdokumente und das Auslesen von Rechnungsinformationen ist zwar ein wichtiger Part in der Rechnungserfassung, die Zeitersparnis liegt aber vor allem in der Integration des Prozesses in die SAP-Landschaft." Ein weiterer Vorteil bei der Arbeit mit Web Cycle: Die Anwendung stellt nicht nur die jeweiligen Rechnungsdokumente zur Verfügung, sondern gibt dem Buchhalter durch eine klare Symbol-Anordnung auch einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Rechnungen, die von einem Mitarbeiter zu prüfen und freizugeben sind, werden als Workitem in einem Arbeitsvorrat gespeichert. Dieser ist entweder über SAP direkt oder auch über ein Unternehmens-Portal bzw. das Intranet aufzurufen. Dabei lässt sich von der Software anhand der Angaben in der Rechnung herausfiltern, welcher Anwender der richtige Bearbeiter ist. Enthält die Rechnung hierzu keine Angaben, kann der Workflow auch manuell angestoßen werden. Der zuständige Mitarbeiter wird parallel per E-Mail mit Link zur Aufgabe informiert, hierbei ist eine Stellvertreter-Regelung selbstverständlich berücksichtigt. Auf Wunsch wird an die E-Mail bereits die entsprechende Rechnung automatisch angehängt. Diese ist dann entweder in einem angeschlossenen Archivsystem oder in einem Zwischenspeicher (Repository) abgelegt.
Über Ebydos:
Die in Frankfurt am Main ansässige Ebydos AG (www.ebydos.com) entwickelt als Dienstleister ganzheitliche Lösungen für die Informationstechnologie. Die Geschäftsfelder bewegen sich im Bereich SAP-Anwendungsentwicklung und -Beratung, der automatischen Eingangsdokumentenbearbeitung sowie der Entwicklung von problemabhängigen Individuallösungen. Die Ebydos AG verfügt über ausgezeichnete Kenntnisse in den unterschiedlichsten SAP-Applikationen durch jahrelange Implementierungs- und Beratungstätigkeit. Diese werden unter anderem durch Entwicklungs-Kooperationen mit der SAP AG in den Bereichen der Bankenlösung mySAP Banking und des Supplier Relationship Managements mySAP SRM weiterentwickelt.
