Die niedersächsische Stadt Brake hat die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit der Einführung des Enterprise Content Management-Systems OS|ECM beauftragt. Die Software wird nun in den Fachbereichen Kasse und Steuer/Abgaben zum Einsatz kommen und an das bestehende Finanz-Fachverfahren KIS der KAI-Gruppe angebunden.
Das zukünftige Szenario mit kompletter elektronischer Abbildung der Rechnungsbearbeitung sieht zunächst eine Erfassung der eingehenden Rechnungen im KIS-Fachverfahren mit anschließender Aufbringung eines Barcodes vor. Mittels der Belegerfassungskomponente der OS|ECM-Softwaresuite erfolgen dann das Scannen und die Zuordnung der Buchungsbelege anhand der Barcodenummern. Nach der workflowgesteuerten Weiterbearbeitung werden die Rechnungen den entsprechenden Vorgängen im OS|ECM hinzugefügt und die Indexdaten vervollständigt. Jeder Workflowschritt sowie sämtliche Informationen der sachlichen Prüfung und des Anordnens aus dem KIS-Verfahren können von der Software von OPTIMAL SYSTEMS in Form eines Protokolls dem Dokument angefügt werden und ermöglichen so eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen.,
Mit der vollständigen Digitalisierung des Rechnungseingangs verspricht sich die Stadt Brake in erster Linie eine Verkürzung der Bearbeitungszeit und eine Minimalisierung der Fehlerquote. Abgerundet wird dieses Einführungsprojekt mit der Umsetzung einer digitalen Akte für die allgemeine Ablage inklusive Office-Integration und einer Abonnement- und Wiedervorlagenverwaltung mit umfassenden Recherchemöglichkeiten.
Das zukünftige Szenario mit kompletter elektronischer Abbildung der Rechnungsbearbeitung sieht zunächst eine Erfassung der eingehenden Rechnungen im KIS-Fachverfahren mit anschließender Aufbringung eines Barcodes vor. Mittels der Belegerfassungskomponente der OS|ECM-Softwaresuite erfolgen dann das Scannen und die Zuordnung der Buchungsbelege anhand der Barcodenummern. Nach der workflowgesteuerten Weiterbearbeitung werden die Rechnungen den entsprechenden Vorgängen im OS|ECM hinzugefügt und die Indexdaten vervollständigt. Jeder Workflowschritt sowie sämtliche Informationen der sachlichen Prüfung und des Anordnens aus dem KIS-Verfahren können von der Software von OPTIMAL SYSTEMS in Form eines Protokolls dem Dokument angefügt werden und ermöglichen so eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen.,
Mit der vollständigen Digitalisierung des Rechnungseingangs verspricht sich die Stadt Brake in erster Linie eine Verkürzung der Bearbeitungszeit und eine Minimalisierung der Fehlerquote. Abgerundet wird dieses Einführungsprojekt mit der Umsetzung einer digitalen Akte für die allgemeine Ablage inklusive Office-Integration und einer Abonnement- und Wiedervorlagenverwaltung mit umfassenden Recherchemöglichkeiten.
