Open Text™ (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC), weltweit größter unabhängiger Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software und -Lösungen, hat die Version 2.0 seiner Vertragsmanagementlösung „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ vorgestellt. Zu den wichtigsten Neuerungen gegenüber der Vorgängerversion 1.5 zählen die Automatisierung der Vertragserstellung, aktive Berichte und Benachrichtigungen über Vertragsbeziehungen und -bedingungen sowie Funktionen für Compliance-Management. In die neue Version sind wichtige Funktionalitäten der ehemaligen Hummingbird-Lösung für Vertragsmanagement speziell im Bereich Vertragserstellung eingeflossen. Damit stellt die neue Version die umfassendste Lösung am Markt für Vertragserstellung, -verhandlung, -erfüllung und -erneuerung dar. Die Lösung lässt sich wie alle ECM-Bausteine von Open Text nahtlos in die bestehende Infrastruktur des Kunden einbinden. Mehr Transparenz, höhere Prozessproduktivität, reduzierte Kosten und eine lückenlose Qualitätssicherung durch das zuverlässige Einhalten von unternehmensinternen und -externen Regularien (Compliance) sind das Ergebnis. CLM 2.0 ist als systemübergreifende und unternehmensweit einsetzbare Business-Lösung ein weiterer Baustein des ECM-Ökosystems von Open Text.
Zu den wichtigsten neuen Funktionalitäten von Version 2.0 gehören:
• Vertragserstellung auf Basis von Vorlagen: CLM verfolgt einen intuitiven Ansatz zur Vertragserstellung auf der Basis wieder verwendbarer Vorlagen. Dadurch sind Mitarbeiter in der Lage, auf der Grundlage von vordefinierten und gültigen Rahmenbedingungen Vereinbarungen und komplexe Verträge auszuarbeiten und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung von Standardaufgaben werden Fehler minimiert und die Prozesse verschlankt. Die Unternehmen können sich auf die Erstellung von Vertragsvorlagen und die Anwendung von Best Practices konzentrieren.
• Integration mit Back-Office-Anwendungen: Anwender können bei der Vertragserstellung Informationen aus einer Bibliothek mit vorformulierten und genehmigten Vertragsbedingungen, die in Livelink ECM gepflegt wird, sowie aus Fachanwendungen wie zum Beispiel ERP- oder CRM-Systemen und insbesondere SAP-Lösungen abrufen. Dadurch ist sicher gestellt, dass stets die korrekten und aktuellen Daten ausgewählt werden und in die Vertragsdokumente einfließen.
• Aktive Berichte und Benachrichtigungen: Die aktive Anwendung von Vertragsklauseln und -bedingungen abhängig von Parametern wie Lieferverzögerungen, Qualitätsabweichungen, unterschiedlichen Bestellmengen oder Vertragslaufzeiten etc. helfen Unternehmen, den maximalen Wert aus Lieferantenbeziehungen zu ziehen und die damit zusammenhängenden Risiken wie zum Beispiel Fristüberschreitungen zu verringern. Interne und externe Regularien lassen sich zuverlässig durchsetzen.
„Angesichts immer strengerer Gesetze und Richtlinien zu Veröffentlichungspflichten von Unternehmensinformationen reicht es nicht mehr aus, bei einer externen Prüfung einen Vertrag in Papierform zu präsentieren“, so Brett Shellhammer, Vice President and General Manager of Open Text’s Global 2000 and Government Solutions. „Die Corporate Governance-Gesetzgebung wie der U.S. Sarbanes Oxley Act oder die Direktive der Europäischen Union zu Corporate Governance zwingt die Unternehmen nachzuweisen, dass sie den gesamten Vertragsprozess einschließlich Vertragserstellung und -ablage sowie das laufende Vertragsmanagement kontrollieren können. Livelink ECM – Contract Lifecycle Management garantiert vollständige Transparenz mit allen Informationen im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Transaktion.“
Contract Lifecycle Management von Open Text
Nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens, ob Einkauf, Verkauf, Personalwesen, M&A, IT oder auch das Finanzwesen haben an den Vertragsprozessen und damit am Lebenszyklus von Verträgen Anteil. Vertragsmanagement ist daher ein integraler Bestandteil der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.
Als umfassende Lösung zur Automatisierung und zum Management von Vertragsprozessen bietet „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ Anwendern einen standortunabhängigen personalisierten Zugriff und eine konsequent prozessorientierte Sicht auf Verträge. Vollständig integrierte ECM-Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, flexible Suchmöglichkeiten, revisionssichere Archivierung sowie Wiedervorlagen und Auswertungen nach Kriterien wie Vertragslaufzeiten oder Vertragsvolumen pro Kunde unterstützen den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit und sorgen für vollständige Transparenz zu Verträgen und begleitenden Dokumenten sowie zu jedem einzelnen Prozessschritt. In Verbindung etwa mit der Lösung Livelink Enterprise Scan können Verträge, die bislang nur in Papierform existieren und deren Verwaltung in Papierarchiven häufig einen nicht unrelevanten Kostenfaktor darstellen, elektronisch erfasst und in das System überführt werden. Über eine Barcode-Funktion wird zudem sichergestellt, dass ebenfalls die unterzeichneten finalen Verträge in das System überführt und Medienbrüche vermieden werden.
Herzstück der Vertragsmanagement-Lösung ist die Vertragsakte, die nicht nur den Vertrag, sondern auch alle dazugehörigen Informationen rund um dessen Entstehung und Erfüllung enthält. Zu diesen Informationen zählen u.a. Referenzierungen auf Rahmenvereinbarungen, E-Mails, Protokolle oder Notizen, die für den Vertrag eines Kunden maßgeblich sind, aber auch Zuständigkeiten von Mitarbeitern, die am Lebenszyklus des Vertrages beteiligt sind. Durch die nahtlose Integration in die Microsoft Office Welt können per Drag and Drop E-Mails einzelnen Vertragsobjekten zugeordnet oder ein Dokument direkt aus Word als neue Version im System gespeichert werden. Benutzer können direkt aus dem Microsoft Explorer auf Vertragsinformationen zugreifen oder diese anlegen, ohne ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. Auf der anderen Seite stellt die Integration mit SAP sicher, dass die in der Lösung erfassten Stammdaten zu einem Vertragspartner mit den SAP-Stammdaten übereinstimmen. Vertragsakten, die im System abgelegt sind, lassen sich mit SAP Business-Objekten verknüpfen und direkt im SAP-System anzeigen und aufrufen.
Weitere Informationen über die Open Text Contract Management-Lösung können unter http://www.opentext.com/... abgerufen werden.
Zu den wichtigsten neuen Funktionalitäten von Version 2.0 gehören:
• Vertragserstellung auf Basis von Vorlagen: CLM verfolgt einen intuitiven Ansatz zur Vertragserstellung auf der Basis wieder verwendbarer Vorlagen. Dadurch sind Mitarbeiter in der Lage, auf der Grundlage von vordefinierten und gültigen Rahmenbedingungen Vereinbarungen und komplexe Verträge auszuarbeiten und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung von Standardaufgaben werden Fehler minimiert und die Prozesse verschlankt. Die Unternehmen können sich auf die Erstellung von Vertragsvorlagen und die Anwendung von Best Practices konzentrieren.
• Integration mit Back-Office-Anwendungen: Anwender können bei der Vertragserstellung Informationen aus einer Bibliothek mit vorformulierten und genehmigten Vertragsbedingungen, die in Livelink ECM gepflegt wird, sowie aus Fachanwendungen wie zum Beispiel ERP- oder CRM-Systemen und insbesondere SAP-Lösungen abrufen. Dadurch ist sicher gestellt, dass stets die korrekten und aktuellen Daten ausgewählt werden und in die Vertragsdokumente einfließen.
• Aktive Berichte und Benachrichtigungen: Die aktive Anwendung von Vertragsklauseln und -bedingungen abhängig von Parametern wie Lieferverzögerungen, Qualitätsabweichungen, unterschiedlichen Bestellmengen oder Vertragslaufzeiten etc. helfen Unternehmen, den maximalen Wert aus Lieferantenbeziehungen zu ziehen und die damit zusammenhängenden Risiken wie zum Beispiel Fristüberschreitungen zu verringern. Interne und externe Regularien lassen sich zuverlässig durchsetzen.
„Angesichts immer strengerer Gesetze und Richtlinien zu Veröffentlichungspflichten von Unternehmensinformationen reicht es nicht mehr aus, bei einer externen Prüfung einen Vertrag in Papierform zu präsentieren“, so Brett Shellhammer, Vice President and General Manager of Open Text’s Global 2000 and Government Solutions. „Die Corporate Governance-Gesetzgebung wie der U.S. Sarbanes Oxley Act oder die Direktive der Europäischen Union zu Corporate Governance zwingt die Unternehmen nachzuweisen, dass sie den gesamten Vertragsprozess einschließlich Vertragserstellung und -ablage sowie das laufende Vertragsmanagement kontrollieren können. Livelink ECM – Contract Lifecycle Management garantiert vollständige Transparenz mit allen Informationen im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Transaktion.“
Contract Lifecycle Management von Open Text
Nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens, ob Einkauf, Verkauf, Personalwesen, M&A, IT oder auch das Finanzwesen haben an den Vertragsprozessen und damit am Lebenszyklus von Verträgen Anteil. Vertragsmanagement ist daher ein integraler Bestandteil der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.
Als umfassende Lösung zur Automatisierung und zum Management von Vertragsprozessen bietet „Livelink ECM – Contract Lifecycle Management“ Anwendern einen standortunabhängigen personalisierten Zugriff und eine konsequent prozessorientierte Sicht auf Verträge. Vollständig integrierte ECM-Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, flexible Suchmöglichkeiten, revisionssichere Archivierung sowie Wiedervorlagen und Auswertungen nach Kriterien wie Vertragslaufzeiten oder Vertragsvolumen pro Kunde unterstützen den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit und sorgen für vollständige Transparenz zu Verträgen und begleitenden Dokumenten sowie zu jedem einzelnen Prozessschritt. In Verbindung etwa mit der Lösung Livelink Enterprise Scan können Verträge, die bislang nur in Papierform existieren und deren Verwaltung in Papierarchiven häufig einen nicht unrelevanten Kostenfaktor darstellen, elektronisch erfasst und in das System überführt werden. Über eine Barcode-Funktion wird zudem sichergestellt, dass ebenfalls die unterzeichneten finalen Verträge in das System überführt und Medienbrüche vermieden werden.
Herzstück der Vertragsmanagement-Lösung ist die Vertragsakte, die nicht nur den Vertrag, sondern auch alle dazugehörigen Informationen rund um dessen Entstehung und Erfüllung enthält. Zu diesen Informationen zählen u.a. Referenzierungen auf Rahmenvereinbarungen, E-Mails, Protokolle oder Notizen, die für den Vertrag eines Kunden maßgeblich sind, aber auch Zuständigkeiten von Mitarbeitern, die am Lebenszyklus des Vertrages beteiligt sind. Durch die nahtlose Integration in die Microsoft Office Welt können per Drag and Drop E-Mails einzelnen Vertragsobjekten zugeordnet oder ein Dokument direkt aus Word als neue Version im System gespeichert werden. Benutzer können direkt aus dem Microsoft Explorer auf Vertragsinformationen zugreifen oder diese anlegen, ohne ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. Auf der anderen Seite stellt die Integration mit SAP sicher, dass die in der Lösung erfassten Stammdaten zu einem Vertragspartner mit den SAP-Stammdaten übereinstimmen. Vertragsakten, die im System abgelegt sind, lassen sich mit SAP Business-Objekten verknüpfen und direkt im SAP-System anzeigen und aufrufen.
Weitere Informationen über die Open Text Contract Management-Lösung können unter http://www.opentext.com/... abgerufen werden.
