Open Text (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC), führender Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software, hat substanzielle Erweiterungen seines bereits breiten Angebots an E-Mail-Management-Lösungen präsentiert. Zu den Erweiterungen zählen insbesondere neue Compliance-Features, mit denen sich zum Beispiel Stichproben von ein- und ausgehenden E-Mails auch bei sehr umfangreichem Nachrichtenverkehr erstellen, interne Prüfprozesse administrieren und Prüfungen durch Aufsichtsbehörden managen lassen. Die neuen Funktionalitäten setzen auf der Lösung „Livelink ECM – Email Monitoring“ auf, einem der beiden Hauptbestandteile der Open Text-Lösungssuite für das E-Mail-Management in Microsoft Exchange- und Lotus Notes-Umgebungen. Das erweiterte Angebot richtet sich speziell an Branchen mit hoher Regulationsdichte wie zum Beispiel den Finanzdienstleistungssektor sowie an Unternehmen, die interne Standards im Bereich E-Mail-Kommunikation überwachen und durchsetzen oder den E-Mail-Verkehr für betriebswirtschaftliche Zwecke auswerten wollen.
In der Forrester Research-Studie „The Price of Electronic Discovery“ vom Mai 2005 heißt es: “Mit Lösungen für Records Management (RM), die Archivierung von Nachrichten sowie zur automatischen Suche und Klassifizierung Compliance-relevanter Inhalte (englisch: electronic discovery) können Unternehmen erprobte Prozesse zur Aufbewahrung und Archivierung von Inhalten speziell für den Fall anwenden, dass diese Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt für rechtliche Zwecke oder zur Erfüllung behördlicher Auflagen benötigt werden. Diese Tools versetzen die Unternehmen in die Lage, „zu wissen, was sie wissen“, zum Beispiel ob ein Top-Manager E-Mails zu einer geplanten Unternehmensfusion verschickt hat. Nur mit diesem Wissen können Unternehmen juristisch einwandfreie Strategien im Falle von behördlichen Prüfungen und Rechtstreitigkeiten entwickeln.“
Mit den funktionalen Erweiterungen reagiert Open Text auf jüngste rechtliche und behördliche Auflagen. So verlangen diverse Regulierungsbehörden in der Finanzdienstleistungsbranche, als laufende interne Revision Stichproben aus der Korrespondenz zwischen Wertpapierhändlern und deren Kunden zu nehmen, diese zu auditieren und anschließend über mehrere Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren. Die Einhaltung dieses Prozesses wird regelmäßig durch Regulierungsbehörden überprüft. Mit der erweiterten Open Text-Lösung lassen sich diese Anforderungen automatisiert erfüllen: die Lösung speichert die Korrespondenz zwischen den E-Mail-Konten von Wertpapierhändlern und deren Kunden in einem sicheren Archiv und erstellt als Teil eines Workflows in regelmäßigen Abständen Stichproben aus den ausgetauschten E-Mails.
Die neuen Funktionalitäten lassen sich darüber hinaus für andere Unternehmensziele nutzen, wie zum Beispiel die laufende Auditierung der Inhalte von E-Mails im Offertwesen oder im Kundensupport zur Qualitätssteigerung.
Für die Stichprobenentnahme stehen eine Reihe von Optionen zur Verfügung: So können Kunden die zeitlichen Intervalle zwischen den Stichproben bestimmen, die Menge der abzugreifenden Inhalte festlegen sowie spezifische Suchkriterien definieren wie die Suche nach Schlüsselwörtern, Benutzern, Daten, Domänen oder Inhaltsklassifikationen. Durch detaillierte und automatisch erstellte Protokolldateien lässt sich jederzeit gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen, dass die Unternehmen interne Prüfungen regelkonform durchgeführt haben. Ferner enthält die erweiterte Open Text-Lösung eine spezielle Benutzeroberfläche für Administratoren, Mitarbeiter der internen Revisionsabteilung und externe Prüfer, die über entsprechende Funktionen E-Mail-Nachrichten zur weiteren Aufbewahrung markieren, Prüfprozesse koordinieren und Eskalationsprozesse anstoßen und managen können, falls E-Mails mit zweifelhaftem oder unzulässigem Inhalt gefunden werden.
Die E-Mail-Management-Suite von Open Text
Die Lösungssuite von Open Text für E-Mail-Management besteht aus den beiden Komponenten
„Livelink ECM – Email Management“: die Lösung enthält grundlegende Archivierungs-Funktionalitäten sowie ausgefeilte Records Management-Funktionen für das Managen von E-Mails als Unternehmens-Inhalte mit Beweis- und Belegcharakter (englisch: records). Zu den Records-Management-Funktionen zählen unter anderem Definition und Anwendung von Aufbewahrungsregeln und -fristen, Volltextsuche, vollautomatische und interaktive Klassifizierung, weitere Aufbewahrung ausgewählter E-Mails außerhalb des normalen Lebenszyklus sowie Prüfprozesse.
„Livelink ECM – Email Monitoring“: neben den neu vorgestellten Erweiterungen bietet die Lösung robuste Funktionen für Suche und e-discovery zu jedem einzelnen Schritt der E-Mail-Kommunikation in einer Organisation. Herzstück ist auch hier die Records Management-Technologie von Open Text zur Automatisierung der Anwendung von Aufbewahrungsregeln und -fristen, Klassifizierung, weiteren Aufbewahrung ausgewählter E-Mails außerhalb des normalen Lebenszyklus sowie von Prüfprozessen.
Die Lösungen von Open Text lassen sich mit einer Vielzahl von Storage-Systemen von Anbietern wie EMC, Hitachi Data Systems, HP, IBM, Network Appliance und Sun Microsystems einsetzen. Weitere Informationen sind unter http://www.opentext.com/... erhältlich .
In der Forrester Research-Studie „The Price of Electronic Discovery“ vom Mai 2005 heißt es: “Mit Lösungen für Records Management (RM), die Archivierung von Nachrichten sowie zur automatischen Suche und Klassifizierung Compliance-relevanter Inhalte (englisch: electronic discovery) können Unternehmen erprobte Prozesse zur Aufbewahrung und Archivierung von Inhalten speziell für den Fall anwenden, dass diese Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt für rechtliche Zwecke oder zur Erfüllung behördlicher Auflagen benötigt werden. Diese Tools versetzen die Unternehmen in die Lage, „zu wissen, was sie wissen“, zum Beispiel ob ein Top-Manager E-Mails zu einer geplanten Unternehmensfusion verschickt hat. Nur mit diesem Wissen können Unternehmen juristisch einwandfreie Strategien im Falle von behördlichen Prüfungen und Rechtstreitigkeiten entwickeln.“
Mit den funktionalen Erweiterungen reagiert Open Text auf jüngste rechtliche und behördliche Auflagen. So verlangen diverse Regulierungsbehörden in der Finanzdienstleistungsbranche, als laufende interne Revision Stichproben aus der Korrespondenz zwischen Wertpapierhändlern und deren Kunden zu nehmen, diese zu auditieren und anschließend über mehrere Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren. Die Einhaltung dieses Prozesses wird regelmäßig durch Regulierungsbehörden überprüft. Mit der erweiterten Open Text-Lösung lassen sich diese Anforderungen automatisiert erfüllen: die Lösung speichert die Korrespondenz zwischen den E-Mail-Konten von Wertpapierhändlern und deren Kunden in einem sicheren Archiv und erstellt als Teil eines Workflows in regelmäßigen Abständen Stichproben aus den ausgetauschten E-Mails.
Die neuen Funktionalitäten lassen sich darüber hinaus für andere Unternehmensziele nutzen, wie zum Beispiel die laufende Auditierung der Inhalte von E-Mails im Offertwesen oder im Kundensupport zur Qualitätssteigerung.
Für die Stichprobenentnahme stehen eine Reihe von Optionen zur Verfügung: So können Kunden die zeitlichen Intervalle zwischen den Stichproben bestimmen, die Menge der abzugreifenden Inhalte festlegen sowie spezifische Suchkriterien definieren wie die Suche nach Schlüsselwörtern, Benutzern, Daten, Domänen oder Inhaltsklassifikationen. Durch detaillierte und automatisch erstellte Protokolldateien lässt sich jederzeit gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen, dass die Unternehmen interne Prüfungen regelkonform durchgeführt haben. Ferner enthält die erweiterte Open Text-Lösung eine spezielle Benutzeroberfläche für Administratoren, Mitarbeiter der internen Revisionsabteilung und externe Prüfer, die über entsprechende Funktionen E-Mail-Nachrichten zur weiteren Aufbewahrung markieren, Prüfprozesse koordinieren und Eskalationsprozesse anstoßen und managen können, falls E-Mails mit zweifelhaftem oder unzulässigem Inhalt gefunden werden.
Die E-Mail-Management-Suite von Open Text
Die Lösungssuite von Open Text für E-Mail-Management besteht aus den beiden Komponenten
„Livelink ECM – Email Management“: die Lösung enthält grundlegende Archivierungs-Funktionalitäten sowie ausgefeilte Records Management-Funktionen für das Managen von E-Mails als Unternehmens-Inhalte mit Beweis- und Belegcharakter (englisch: records). Zu den Records-Management-Funktionen zählen unter anderem Definition und Anwendung von Aufbewahrungsregeln und -fristen, Volltextsuche, vollautomatische und interaktive Klassifizierung, weitere Aufbewahrung ausgewählter E-Mails außerhalb des normalen Lebenszyklus sowie Prüfprozesse.
„Livelink ECM – Email Monitoring“: neben den neu vorgestellten Erweiterungen bietet die Lösung robuste Funktionen für Suche und e-discovery zu jedem einzelnen Schritt der E-Mail-Kommunikation in einer Organisation. Herzstück ist auch hier die Records Management-Technologie von Open Text zur Automatisierung der Anwendung von Aufbewahrungsregeln und -fristen, Klassifizierung, weiteren Aufbewahrung ausgewählter E-Mails außerhalb des normalen Lebenszyklus sowie von Prüfprozessen.
Die Lösungen von Open Text lassen sich mit einer Vielzahl von Storage-Systemen von Anbietern wie EMC, Hitachi Data Systems, HP, IBM, Network Appliance und Sun Microsystems einsetzen. Weitere Informationen sind unter http://www.opentext.com/... erhältlich .
