Zweifelsfrei gehören die Lohnrechnungen des deutschen Bau- und Baune-bengewerbes zu den kompliziertesten und aufwändigsten. Neben den ge-setzlichen und tariflichen Vorgaben sind oft auch noch firmenspezifische Besonderheiten zu beachten.
Eine Abrechnung ‚zu Fuß' - die jeder Personalsachbearbeiter einmal gelernt hat - ist heutzutage ab einer bestimmten Betriebsgröße sicher nicht mehr möglich. EDV-Hilfe ist gefragt. Doch Programme gibt es wie ‚Sand am Meer'...
Hilfe bei der Qual der Wahl: Was ist das Besondere?
Die Anforderungen an die Grundfunktionen der einzusetzenden Software sind sicher überall gleich. Die Unterschiede liegen in den Details der Erfassung, Verarbeitung und der Weitergabe, dem Workflow der Daten. Hier hat jedes Unternehmen speziell gewachsene Bedingungen, Abläufe und auch Wünsche wie beispielsweise an die Verfügbarkeit für Auswertungen in unterschiedli-chen Geschäftsbereichen. Und genau hierin hat jedes System seine ganz eige-nen Stärken, die auf ‚Passgenauigkeit' zu prüfen sind.
Besonders vorteilhaft ist es, wenn die Lohnsoftware eine umfassende Einbin-dung in alle gewünschten funktionalen Einheiten im kaufmännischen und technischen Bereich bietet.
Als Modell für solch eine integrierte Gesamtlösung möchten wir hier Nemet-schek's BAU financials betrachten. Das Baulohn-Modul dieses speziell für die Bauwirtschaft gestalteten und stetig weiterentwickelten Systems erlaubt eine sehr flexible, korrekte, sichere, einfache und schnelle Lohn- und Gehaltsab-rechnung.
Volle Integration und viele Optionen bei höchstmöglicher Sicherheit
Entsprechend den Praxisbedürfnissen des Gros der Anwender sind viele Perso-nallisten bereits vordefiniert. Sie gehören zum Standard-Lieferungsumfang. Wer spezielle Wünsche und Anforderungen hat, dem bietet die Software die Möglichkeit, sich eigene Wunschlisten selbst zu erstellen.
Einmal initiiert wird die PKW-Abrechnung (Ermittlung des geldwerten Vor-teils) genauso automatisch vom Programm abgewickelt, wie eine Pfändungs-ermittlung. Unbegrenzte Zuordnung von Be- und Abzügen im Personalstamm, Kurzabfragen im Personalstamm ‚Netto auf Brutto'-, sowie ‚Soll-Ist'-Entgelt-Ermittlung für die KUG-Abrechnung ...
Wählbar ist die Bearbeitung der Bezüge über persönliche Lohn/Gehaltssätze, über einen hinterlegten Bautarif oder anderen Lohnsatz, wie beispielsweise den ‚Haustarif'. Es ist auch möglich, pro Kostenstelle unterschiedliche Tarife und/oder Arbeitszeitdefinitionen abzurechnen.
Bei Anlage oder Änderung der Personaldaten erfolgt automatisch eine Prü-fung auf Fehler.
Datensicherheit ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Lohnsoft-ware. BAU financials ermöglicht deshalb eine optimal differenzierte Vergabe von Benutzer-Berechtigungen.
Die zentral gespeicherten Personalstammdaten stehen allen Berechtigten auch in anderen relevanten Modulen der Gesamtlösung zur Verfügung. Neben den notwendigen Stammdaten zur Personalnummer können auch Bemerkun-gen, Merkmale, Ausstattungen und Qualifikationen hinterlegt werden. Diese lassen sich gegebenenfalls sofort mühelos an die Windows Office Standard Programme übertragen. So gelangen z.B. Termine aus dem Baulohnbereich problemlos in Microsoft Outlook. Da alle Daten in Tabellenform vorliegen, ist ein Einfügen in Microsoft Excel durch einfaches Kopieren über die Windows Zwischenablage möglich.
Flexibilisierung der Arbeitszeit - kein Problem
Die Möglichkeit zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bei entsprechenden be-trieblichen Erfordernissen stellt hohe Anforderungen an die abrechnenden Sachbearbeiter. Das BAU financials Lohnprogramm bietet dafür mit diversen Einstellmodifikationen bis hin zu individuellen Definitionen pro Mitarbeiter beste Unterstützung.
Beispielsweise ist der vom Tarif erlaubte Ausgleich dieser Flexibilisierung in einem zwölfmonatigem Zeitraum direkt hinterlegt und per Mausklick wähl-bar. Bei einem sogenannten tariflichen Ausgleichskonto hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unabhängig von der Verteilung der täglichen Arbeitszeit in den Monaten April bis November einen Gesamtmonatslohn in Höhe von 178 Tarifstundenlöhnen und in den Monaten Dezember bis März in Höhe von 164 Tarifstundenlöhnen zu zahlen. Die dadurch auftretenden Differenzen zwi-schen dem Monatslohn und den geleisteten Stunden muss der Arbeitgeber einem Arbeitszeitkonto zuführen. Nach einmaliger Einrichtung übernimmt das die Branchensoftware ebenso, wie die Überwachung der tarifliche Be-grenzung, die bei 150 Guthaben- und 30 Zeitschuld-Stunden liegt. Auch indi-viduelle Arbeitszeitmodelle sind mit dieser Software abbildbar - wobei der Kontenzugang und Abgang der Zeitkonten sowie Mehrarbeitsberechnung automatisch oder manuell steuerbar sind.
Lohnarten, Berichtsdaten und Abrechnung - angepasst an den Bedarf
Musterlohnarten gehören zum Lieferstandard. Daneben erlaubt das Programm aber auch, eigene Lohnarten - wie gewünscht - anzulegen.
Jede Lohnart enthält diverse Möglichkeiten unterschiedlicher Bewertungsva-rianten. Z.B. können andere Lohnarten, ein Durchschnitt oder ein fester Faktor die Bewertungsbasis bilden. Automatische Generierung von Folgelohnarten mit und ohne Bedienung für die Generierung - d.h., dass die Folgelohnart nur gebildet wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind: Z.B. soll die Lohnart für einen Zuschlag nur gebildet werden, wenn auf einer bestimmten Kosten-stelle gearbeitet wurde oder wenn der Mitarbeiter einer bestimmten Abrech-nungsart angehört. Durch solche Steuerungsoptionen lassen sich viele zu be-richtende Daten automatisch erstellen. Dem Kenner deuten sich in Abbildung 2 einige der Optionen an.
Natürlich sichert bei der Anlage neuer Lohnarten die automatische Plausibili-tätsprüfung der Eingaben gegen eventuelle Fehler.
Bei der Erfassung oder Generierung der Berichtsdaten stehen drei Möglichkei-ten zur Wahl. Möglich ist die Erfassung nach Personalnummer pro Tag oder pro Woche sowie eine Aufnahme nach Kostenstellen.
Ein eigener Fehlzeitenkalender verwaltet die durch Urlaub, Krankheit, Feiertag u.a. entstandenen Vakanzen. Evtl. über ein Excelblatt vorerfasste Daten lassen sich in die Berichtsdaten importieren.
Neben ‚normaler' Lohn/Gehaltsabrechnung ist auch Akkordlohnrechnung möglich.
Beim Abrechnungslauf werden alle relevanten Daten nochmals geprüft. Auf-tretende Fehler und Hinweise zeigt ein Protokoll zur Korrektur an.
Für den Ausdruck der Abrechnung stehen unterschiedliche Formulare zur Wahl. Auch ist es möglich, die Abrechnung an alle oder nur bestimmte Ar-beitnehmer per E-Mail zu versenden. Hierbei werden die im Personalstamm hinterlegte Mailadresse (Abbildung 3) sowie ein nur dem jeweiligen Mitarbei-ter bekanntes Passwort verwendet.
Auswertungen und Berichte nach Wunsch
Einige als Beispiele: Antrag KUG/Saison-KUG, Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt, sonstige häufig benötigte Bescheinigungen (Wohngeld, Kranken-geld etc.), Gewerbesteuerzerlegung, Schwerbehindertenabgabe, BG-Listen, Auswertungen für die Weiterbrechnung an ARGEN, Meldungen für die statis-tischem Landesämter, Ermittlungsprotokolle für Altersteilzeit, Berechnung des KUG/Saison-KUG, Ermittlung von Pfändbeträgen...
Über die Zusatzfunktion der Lohnverteilung kann man sich eigene Berichte über die Kostenverteilung der Abrechnungsdaten erstellen.
Autor: Lutz Dannemann, Anwendungsberater der Nemetschek Bausoftware GmbH
Mehr Informationen: www.bausoftware.de
Eine Abrechnung ‚zu Fuß' - die jeder Personalsachbearbeiter einmal gelernt hat - ist heutzutage ab einer bestimmten Betriebsgröße sicher nicht mehr möglich. EDV-Hilfe ist gefragt. Doch Programme gibt es wie ‚Sand am Meer'...
Hilfe bei der Qual der Wahl: Was ist das Besondere?
Die Anforderungen an die Grundfunktionen der einzusetzenden Software sind sicher überall gleich. Die Unterschiede liegen in den Details der Erfassung, Verarbeitung und der Weitergabe, dem Workflow der Daten. Hier hat jedes Unternehmen speziell gewachsene Bedingungen, Abläufe und auch Wünsche wie beispielsweise an die Verfügbarkeit für Auswertungen in unterschiedli-chen Geschäftsbereichen. Und genau hierin hat jedes System seine ganz eige-nen Stärken, die auf ‚Passgenauigkeit' zu prüfen sind.
Besonders vorteilhaft ist es, wenn die Lohnsoftware eine umfassende Einbin-dung in alle gewünschten funktionalen Einheiten im kaufmännischen und technischen Bereich bietet.
Als Modell für solch eine integrierte Gesamtlösung möchten wir hier Nemet-schek's BAU financials betrachten. Das Baulohn-Modul dieses speziell für die Bauwirtschaft gestalteten und stetig weiterentwickelten Systems erlaubt eine sehr flexible, korrekte, sichere, einfache und schnelle Lohn- und Gehaltsab-rechnung.
Volle Integration und viele Optionen bei höchstmöglicher Sicherheit
Entsprechend den Praxisbedürfnissen des Gros der Anwender sind viele Perso-nallisten bereits vordefiniert. Sie gehören zum Standard-Lieferungsumfang. Wer spezielle Wünsche und Anforderungen hat, dem bietet die Software die Möglichkeit, sich eigene Wunschlisten selbst zu erstellen.
Einmal initiiert wird die PKW-Abrechnung (Ermittlung des geldwerten Vor-teils) genauso automatisch vom Programm abgewickelt, wie eine Pfändungs-ermittlung. Unbegrenzte Zuordnung von Be- und Abzügen im Personalstamm, Kurzabfragen im Personalstamm ‚Netto auf Brutto'-, sowie ‚Soll-Ist'-Entgelt-Ermittlung für die KUG-Abrechnung ...
Wählbar ist die Bearbeitung der Bezüge über persönliche Lohn/Gehaltssätze, über einen hinterlegten Bautarif oder anderen Lohnsatz, wie beispielsweise den ‚Haustarif'. Es ist auch möglich, pro Kostenstelle unterschiedliche Tarife und/oder Arbeitszeitdefinitionen abzurechnen.
Bei Anlage oder Änderung der Personaldaten erfolgt automatisch eine Prü-fung auf Fehler.
Datensicherheit ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Lohnsoft-ware. BAU financials ermöglicht deshalb eine optimal differenzierte Vergabe von Benutzer-Berechtigungen.
Die zentral gespeicherten Personalstammdaten stehen allen Berechtigten auch in anderen relevanten Modulen der Gesamtlösung zur Verfügung. Neben den notwendigen Stammdaten zur Personalnummer können auch Bemerkun-gen, Merkmale, Ausstattungen und Qualifikationen hinterlegt werden. Diese lassen sich gegebenenfalls sofort mühelos an die Windows Office Standard Programme übertragen. So gelangen z.B. Termine aus dem Baulohnbereich problemlos in Microsoft Outlook. Da alle Daten in Tabellenform vorliegen, ist ein Einfügen in Microsoft Excel durch einfaches Kopieren über die Windows Zwischenablage möglich.
Flexibilisierung der Arbeitszeit - kein Problem
Die Möglichkeit zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bei entsprechenden be-trieblichen Erfordernissen stellt hohe Anforderungen an die abrechnenden Sachbearbeiter. Das BAU financials Lohnprogramm bietet dafür mit diversen Einstellmodifikationen bis hin zu individuellen Definitionen pro Mitarbeiter beste Unterstützung.
Beispielsweise ist der vom Tarif erlaubte Ausgleich dieser Flexibilisierung in einem zwölfmonatigem Zeitraum direkt hinterlegt und per Mausklick wähl-bar. Bei einem sogenannten tariflichen Ausgleichskonto hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unabhängig von der Verteilung der täglichen Arbeitszeit in den Monaten April bis November einen Gesamtmonatslohn in Höhe von 178 Tarifstundenlöhnen und in den Monaten Dezember bis März in Höhe von 164 Tarifstundenlöhnen zu zahlen. Die dadurch auftretenden Differenzen zwi-schen dem Monatslohn und den geleisteten Stunden muss der Arbeitgeber einem Arbeitszeitkonto zuführen. Nach einmaliger Einrichtung übernimmt das die Branchensoftware ebenso, wie die Überwachung der tarifliche Be-grenzung, die bei 150 Guthaben- und 30 Zeitschuld-Stunden liegt. Auch indi-viduelle Arbeitszeitmodelle sind mit dieser Software abbildbar - wobei der Kontenzugang und Abgang der Zeitkonten sowie Mehrarbeitsberechnung automatisch oder manuell steuerbar sind.
Lohnarten, Berichtsdaten und Abrechnung - angepasst an den Bedarf
Musterlohnarten gehören zum Lieferstandard. Daneben erlaubt das Programm aber auch, eigene Lohnarten - wie gewünscht - anzulegen.
Jede Lohnart enthält diverse Möglichkeiten unterschiedlicher Bewertungsva-rianten. Z.B. können andere Lohnarten, ein Durchschnitt oder ein fester Faktor die Bewertungsbasis bilden. Automatische Generierung von Folgelohnarten mit und ohne Bedienung für die Generierung - d.h., dass die Folgelohnart nur gebildet wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind: Z.B. soll die Lohnart für einen Zuschlag nur gebildet werden, wenn auf einer bestimmten Kosten-stelle gearbeitet wurde oder wenn der Mitarbeiter einer bestimmten Abrech-nungsart angehört. Durch solche Steuerungsoptionen lassen sich viele zu be-richtende Daten automatisch erstellen. Dem Kenner deuten sich in Abbildung 2 einige der Optionen an.
Natürlich sichert bei der Anlage neuer Lohnarten die automatische Plausibili-tätsprüfung der Eingaben gegen eventuelle Fehler.
Bei der Erfassung oder Generierung der Berichtsdaten stehen drei Möglichkei-ten zur Wahl. Möglich ist die Erfassung nach Personalnummer pro Tag oder pro Woche sowie eine Aufnahme nach Kostenstellen.
Ein eigener Fehlzeitenkalender verwaltet die durch Urlaub, Krankheit, Feiertag u.a. entstandenen Vakanzen. Evtl. über ein Excelblatt vorerfasste Daten lassen sich in die Berichtsdaten importieren.
Neben ‚normaler' Lohn/Gehaltsabrechnung ist auch Akkordlohnrechnung möglich.
Beim Abrechnungslauf werden alle relevanten Daten nochmals geprüft. Auf-tretende Fehler und Hinweise zeigt ein Protokoll zur Korrektur an.
Für den Ausdruck der Abrechnung stehen unterschiedliche Formulare zur Wahl. Auch ist es möglich, die Abrechnung an alle oder nur bestimmte Ar-beitnehmer per E-Mail zu versenden. Hierbei werden die im Personalstamm hinterlegte Mailadresse (Abbildung 3) sowie ein nur dem jeweiligen Mitarbei-ter bekanntes Passwort verwendet.
Auswertungen und Berichte nach Wunsch
Einige als Beispiele: Antrag KUG/Saison-KUG, Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt, sonstige häufig benötigte Bescheinigungen (Wohngeld, Kranken-geld etc.), Gewerbesteuerzerlegung, Schwerbehindertenabgabe, BG-Listen, Auswertungen für die Weiterbrechnung an ARGEN, Meldungen für die statis-tischem Landesämter, Ermittlungsprotokolle für Altersteilzeit, Berechnung des KUG/Saison-KUG, Ermittlung von Pfändbeträgen...
Über die Zusatzfunktion der Lohnverteilung kann man sich eigene Berichte über die Kostenverteilung der Abrechnungsdaten erstellen.
Autor: Lutz Dannemann, Anwendungsberater der Nemetschek Bausoftware GmbH
Mehr Informationen: www.bausoftware.de
