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Unter diesem Schwerpunktthema stand das diesjährige MICROS-Fidelio Suite8 Kundenbeiratstreffen "at work" im relexa Schlosshotel Cecilienhof in Potsdam. Gerade im MICE Bereich werden die Anforderungen an die ausrichtenden Hotels immer komplexer und anspruchsvoller. Als Referentin stand Frau Gabriele Schulze von der MICE AG mit einem höchst informativen und lebendigen Vortrag zur Verfügung und kam schnell auf den Punkt: Veranstaltungen werden immer mehr als Investition gesehen und der Erfolg muss über Konzepte und Controlling Instrumente messbar sein. Von der Ausschreibung einer Veranstaltung, den Buchungsmöglichkeiten - ob online oder auf dem klassischen Weg - der Angebotsgestaltung, bis hin zur späteren Abrechnung (oft wird hier eine Detailrechnung anhand von firmeninternen Kostenstellen gefordert) muss sich die Hotellerie in Zukunft noch vielen neuen Anforderungen stellen.
Neben diesem Topthema gab es genügend Zeit für den Austausch untereinander, welche von den 15 Hotelvertretern intensiv genutzt wurde. Das Suite8 Team stand für alle Fragen Rede und Antwort und konnte für zukünftige Versionen wieder viele konstruktive Wünsche und Tipps mitnehmen. Gleichzeitig wurde die aktuelle Version 8.8 vorgestellt, in welcher die Beiratsmitglieder viele Funktionen aus stattgefunden Workshops wiederfinden konnten.
Gemeinsam wurde beschlossen, die Workshops während des Jahres noch aktiver für aktuelle Entwicklungsthemen zu nutzen. Somit wird das gemeinsame Ziel weiter verfolgt, die Suite8, zusammen mit den Kunden und gestützt auf aktuelle Anforderungen, zu der technologisch modernsten und funktional anspruchsvollsten Hotelmanagementlösung weiter zu entwickeln.
Seit dem Gründungstreffen im Herbst 2007 hat sich der Suite8 Kundenbereit "at work" dieses Jahr bereits zum 4. Mal in großer Runde zusammengefunden. Zwischen den jährlichen Beiratstreffen finden gemeinsame Workshops zu aktuellen Entwicklungsthemen statt. Somit wird dem Ursprungsgedanken weiter Rechnung getragen, gemeinsam mit dem Anwender die bestehende Lösung immer wieder zu prüfen, kontinuierlich weiter zu entwickeln und somit technologisch am Markt weiterhin einen Schritt voraus zu sein.
Bei der Präsentation der Funktionalitäten der neuen Version 8.8. fanden sich die Beiratsmitglieder mit ihren Ideen der letzten Treffen wieder. So wurde unter anderem das Vertragsmanagement entwickelt. Mit dieser neuen Funktion zur Verwaltung von Rahmenverträgen können neben der Laufzeit des Vertrages auch die erwartete Anzahl von Übernachtungen bzw. Veranstaltungen, Zimmer- und Veranstaltungsumsatz, Gesamtumsatz und Anzahl der Anlässe gepflegt und dem tatsächlichen IST-Ergebnis gegenübergestellt werden. Für die schnelle Anlage von Veranstaltungen kann auf standardisierte Vorlagen (zum Beispiel Hochzeit, Taufe, individuelle Tagung) zurück-gegriffen werden - oftmals gibt es gerade bei wiederkehrenden Anlässen eine Anzahl von Überschneidungen.
Zum einfachen Handling von eingehenden Telefonaten steht nun ein TAPI / CTI (Telephony Application Programming Interface und Computer Telephony Integration) Interface für eingehende Anrufe zur Verfügung. Gäste, die im System bereits existieren, können somit sofort erkannt und auf dem Monitor angezeigt werden. Um sich der schnellen Kommunikation anzupassen, können Reservierungen jetzt auch per SMS bestätigt werden - gerade für kurzfristige Anfragen stellt dies einen, der heutigen Zeit angepassten, hohen Gastservice dar.
Wenn ein Unternehmen mit der Suite8 Hotelsegmentierung (mehrere Hotels, die buchhalterisch nicht voneinander getrennt sein müssen, können in einer Umgebung aufgrund von Segmenten verwaltet werden) arbeitet, können hier in Zukunft weitere Filtermöglichkeiten, unterschiedliche Bestätigungen und E-Mail Absender genutzt werden und alle Einstellungen pro Benutzer gespeichert werden.
Das aktuelle Thema der Veranstaltung "Neue Herausforderungen im Tagungsmarkt" ist bei allen Teilnehmern auf große Resonanz gestoßen, waren doch viele Aspekte dabei, welche momentan von einem Hotel strukturell noch gar nicht erfasst und umgesetzt werden. Referentin Gabriele Schulze, Vorstand der MICE AG in Berlin, hat aus Sicht des Tagungsveranstalters, ob als direkter Einkäufer oder Mittler, die neuen Trends auf den Punkt gebracht. Die Agenda war prall gefüllt, beginnend mit den Trends am MICE Markt, über die neue Funktion des Einkäufers als Veranstaltungsmanager bis hin zu den Anforderungen an neue Buchungs- und Zahlungswege.
Der aktuelle Trend für Tagungen geht, sicher auch aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Situation, in erster Linie in Richtung "professionelle und kluge Kommunikation" anstatt "Party and Incentive". Gleichzeitig übernimmt in vielen Unternehmen der Einkäufer nun die "Beschaffung" von Veranstaltungen. Die Hotels müssen beginnen, ihre Angebote von Tagungspauschalen bzw. individuellen Paketen entsprechend anders zu schnüren, um sie gegenüber dem Einkäufer entsprechend zu argumentieren. Ein Einkäufer "tickt" bei seinen Entscheidungen ganz anders als bisher die Assistentin oder Veranstaltungsplaner, welche vielleicht jede Veranstaltung für sich und individuell gesehen haben. Automatisierung, Rationalisierung und Standardisierung treten in den Vordergrund - Hotels welche hier vorbereitet sind, haben bereits heute einen Vorsprung am MICE Markt.
Immer wichtiger werden Themen wie klimaneutrales Tagen, gesundes Tagen und Infotainment. Viele Firmen suchen bereits heute Tagungsdestinationen genau nach diesen Kriterien aus - Nachhaltigkeitserklärungen der Hotels werden vorausgesetzt. Vielerorts machen die Energiekosten noch 30 bis 40 Prozent des Gesamtpreises aus. Hier muss der Hotelier, auch in seinem eigenen Interesse, damit beginnen Optimierungsmaßnahmen zu definieren und umzusetzen. Des Weiteren steht das Gesundheitsbewusstsein - ganz gezielt Ernährung, Bewegung und Entspannung - mit an oberster Stelle. Arrangements und insbesondere Tagungspauschalen soll(t)en den neuen Anforderungen entsprechen.
Was bei der Zimmerreservierung nicht mehr wegzudenken ist, steckt im MICE Markt noch in den Kinderschuhen: Es geht um die Online Buchung. Wichtig ist, dass die eigene Homepage und die Inhalte der zur Verfügung stehenden Portale mit den aktuell gültigen Informationen bestückt werden. Meistens ist eine "echte" Online Buchung in den Hotels noch nicht möglich, da zu viele Eventualitäten für eine Angebotserstellung abgestimmt werden müssen und die Standardisierung vieler Prozesse noch nicht durchgesetzt wurde. So arbeiten viele Hotels zunächst mit einem RFP (request for proposal), um die Anforderungen des Kunden abzufragen und einen Vertrag vorzubereiten. Sind alle Einzelheiten abgestimmt und ein Volumenvertrag zustande gekommen, sollte ein Hotel jedoch für die weitere Abwicklung die Online Buchung unbedingt zur Verfügung stellen. Durch diese neuen Möglichkeiten können Prozesskosten optimiert, Zeit gespart, die Kontrolle verbessert und eine bessere Distribution auf Anbieterseite umgesetzt werden. Für die Zukunft wird die Online Buchung sicher weiter in Richtung Echtzeit Buchung ausgebaut. Hierfür stehen die ersten Möglichkeiten bei den Distributionslösungen von MICROS-Fidelio bereits zur Verfügung.
Weiter wurde von Gabriele Schulze ganz klar darauf hingewiesen, dass die detaillierte Abrechnung einen immer größeren Stellenwert einnehmen wird. Viele Unternehmen haben hier standardisierte Vorgaben, um in ihren eigenen Systemen kostenstellengenau eine Veranstaltung abzurechnen. Mit diesen neuen Zahlungswegen und vor allem der Einhaltung der vereinbarten Prozesse während der Veranstaltung (beispielsweise Unterschriftenregelung, Belege, etc.) müssen sich die Hotels, aber auch die Anbieter von Softwarelösungen, intensiv auseinandersetzen - sind sie doch schlussendlich mitentscheidend bei der Auswahl von Tagungsdestinationen.
Der Suite8 Kundenbeirat "at work" blickt mit dieser Veranstaltung auf ein weiteres hochkarätiges Treffen mit sehr gutem Gedankenaustausch, hohem Wissenstransfer und einem gemütlich wie geschichtlich geprägten Zusammensein zurück. Mit Stolz hat Ute Piper, Veranstaltungsleiterin im Haus, "ihr" relexa Schlosshotel Cecilienhof dem Kundenbeirat präsentiert. So ist der Cecilienhof der letzte Schlossbau der Hohenzollern. Er wurde 1914 bis 1917 nach den Vorstellungen des Kaisersohnes Wilhelm von Preußen und der Prinzessin Cecilie im Fachwerkstil englischer Landhäuser erbaut. Weltweit bekannt wurde der Cecilienhof als Verhandlungsort der alliierten Siegermächte im Sommer 1945. Truman, Churchill und Stalin unterzeichneten hier das "Potsdamer Abkommen". Diese historischen Tagungsräume und die privaten Gemächer des Kronprinzenpaares sind als Gedenkstätte zu besichtigen. Auch heute ist die wundervoll in den Landschaftspark "Neuer Garten" am Jungfernsee in Potsdam eingebettete Schlossanlage ein beliebter Treffpunkt für Begegnungen hohen Ranges.
Abschließend wurden die Themen für die geplanten Workshops gemeinsam besprochen und das Thema für den nächsten Kundenbeirat "at work" festgelegt: Vom Ratenmanagement zur Reservierung. Claudia Krause-Stöckel (Tagungssprecherin und Produktmanagerin Suite8) und Dr. Christian Janssen (Managing Director MICROS-Fidelio GmbH Deutschland) bedankten sich bei den Teilnehmern für die bisherige konstruktive Zusammenarbeit und die daraus resultierenden sehr guten neuen Funktionen für die MICROS-Fidelio Suite8. Das verantwortliche Produktmanagement Team freut sich darauf, innerhalb der geplanten Workshops, weitere Highlights gemeinsam zu erarbeiten.
www.micros-fidelio.de
Neben diesem Topthema gab es genügend Zeit für den Austausch untereinander, welche von den 15 Hotelvertretern intensiv genutzt wurde. Das Suite8 Team stand für alle Fragen Rede und Antwort und konnte für zukünftige Versionen wieder viele konstruktive Wünsche und Tipps mitnehmen. Gleichzeitig wurde die aktuelle Version 8.8 vorgestellt, in welcher die Beiratsmitglieder viele Funktionen aus stattgefunden Workshops wiederfinden konnten.
Gemeinsam wurde beschlossen, die Workshops während des Jahres noch aktiver für aktuelle Entwicklungsthemen zu nutzen. Somit wird das gemeinsame Ziel weiter verfolgt, die Suite8, zusammen mit den Kunden und gestützt auf aktuelle Anforderungen, zu der technologisch modernsten und funktional anspruchsvollsten Hotelmanagementlösung weiter zu entwickeln.
Seit dem Gründungstreffen im Herbst 2007 hat sich der Suite8 Kundenbereit "at work" dieses Jahr bereits zum 4. Mal in großer Runde zusammengefunden. Zwischen den jährlichen Beiratstreffen finden gemeinsame Workshops zu aktuellen Entwicklungsthemen statt. Somit wird dem Ursprungsgedanken weiter Rechnung getragen, gemeinsam mit dem Anwender die bestehende Lösung immer wieder zu prüfen, kontinuierlich weiter zu entwickeln und somit technologisch am Markt weiterhin einen Schritt voraus zu sein.
Bei der Präsentation der Funktionalitäten der neuen Version 8.8. fanden sich die Beiratsmitglieder mit ihren Ideen der letzten Treffen wieder. So wurde unter anderem das Vertragsmanagement entwickelt. Mit dieser neuen Funktion zur Verwaltung von Rahmenverträgen können neben der Laufzeit des Vertrages auch die erwartete Anzahl von Übernachtungen bzw. Veranstaltungen, Zimmer- und Veranstaltungsumsatz, Gesamtumsatz und Anzahl der Anlässe gepflegt und dem tatsächlichen IST-Ergebnis gegenübergestellt werden. Für die schnelle Anlage von Veranstaltungen kann auf standardisierte Vorlagen (zum Beispiel Hochzeit, Taufe, individuelle Tagung) zurück-gegriffen werden - oftmals gibt es gerade bei wiederkehrenden Anlässen eine Anzahl von Überschneidungen.
Zum einfachen Handling von eingehenden Telefonaten steht nun ein TAPI / CTI (Telephony Application Programming Interface und Computer Telephony Integration) Interface für eingehende Anrufe zur Verfügung. Gäste, die im System bereits existieren, können somit sofort erkannt und auf dem Monitor angezeigt werden. Um sich der schnellen Kommunikation anzupassen, können Reservierungen jetzt auch per SMS bestätigt werden - gerade für kurzfristige Anfragen stellt dies einen, der heutigen Zeit angepassten, hohen Gastservice dar.
Wenn ein Unternehmen mit der Suite8 Hotelsegmentierung (mehrere Hotels, die buchhalterisch nicht voneinander getrennt sein müssen, können in einer Umgebung aufgrund von Segmenten verwaltet werden) arbeitet, können hier in Zukunft weitere Filtermöglichkeiten, unterschiedliche Bestätigungen und E-Mail Absender genutzt werden und alle Einstellungen pro Benutzer gespeichert werden.
Das aktuelle Thema der Veranstaltung "Neue Herausforderungen im Tagungsmarkt" ist bei allen Teilnehmern auf große Resonanz gestoßen, waren doch viele Aspekte dabei, welche momentan von einem Hotel strukturell noch gar nicht erfasst und umgesetzt werden. Referentin Gabriele Schulze, Vorstand der MICE AG in Berlin, hat aus Sicht des Tagungsveranstalters, ob als direkter Einkäufer oder Mittler, die neuen Trends auf den Punkt gebracht. Die Agenda war prall gefüllt, beginnend mit den Trends am MICE Markt, über die neue Funktion des Einkäufers als Veranstaltungsmanager bis hin zu den Anforderungen an neue Buchungs- und Zahlungswege.
Der aktuelle Trend für Tagungen geht, sicher auch aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Situation, in erster Linie in Richtung "professionelle und kluge Kommunikation" anstatt "Party and Incentive". Gleichzeitig übernimmt in vielen Unternehmen der Einkäufer nun die "Beschaffung" von Veranstaltungen. Die Hotels müssen beginnen, ihre Angebote von Tagungspauschalen bzw. individuellen Paketen entsprechend anders zu schnüren, um sie gegenüber dem Einkäufer entsprechend zu argumentieren. Ein Einkäufer "tickt" bei seinen Entscheidungen ganz anders als bisher die Assistentin oder Veranstaltungsplaner, welche vielleicht jede Veranstaltung für sich und individuell gesehen haben. Automatisierung, Rationalisierung und Standardisierung treten in den Vordergrund - Hotels welche hier vorbereitet sind, haben bereits heute einen Vorsprung am MICE Markt.
Immer wichtiger werden Themen wie klimaneutrales Tagen, gesundes Tagen und Infotainment. Viele Firmen suchen bereits heute Tagungsdestinationen genau nach diesen Kriterien aus - Nachhaltigkeitserklärungen der Hotels werden vorausgesetzt. Vielerorts machen die Energiekosten noch 30 bis 40 Prozent des Gesamtpreises aus. Hier muss der Hotelier, auch in seinem eigenen Interesse, damit beginnen Optimierungsmaßnahmen zu definieren und umzusetzen. Des Weiteren steht das Gesundheitsbewusstsein - ganz gezielt Ernährung, Bewegung und Entspannung - mit an oberster Stelle. Arrangements und insbesondere Tagungspauschalen soll(t)en den neuen Anforderungen entsprechen.
Was bei der Zimmerreservierung nicht mehr wegzudenken ist, steckt im MICE Markt noch in den Kinderschuhen: Es geht um die Online Buchung. Wichtig ist, dass die eigene Homepage und die Inhalte der zur Verfügung stehenden Portale mit den aktuell gültigen Informationen bestückt werden. Meistens ist eine "echte" Online Buchung in den Hotels noch nicht möglich, da zu viele Eventualitäten für eine Angebotserstellung abgestimmt werden müssen und die Standardisierung vieler Prozesse noch nicht durchgesetzt wurde. So arbeiten viele Hotels zunächst mit einem RFP (request for proposal), um die Anforderungen des Kunden abzufragen und einen Vertrag vorzubereiten. Sind alle Einzelheiten abgestimmt und ein Volumenvertrag zustande gekommen, sollte ein Hotel jedoch für die weitere Abwicklung die Online Buchung unbedingt zur Verfügung stellen. Durch diese neuen Möglichkeiten können Prozesskosten optimiert, Zeit gespart, die Kontrolle verbessert und eine bessere Distribution auf Anbieterseite umgesetzt werden. Für die Zukunft wird die Online Buchung sicher weiter in Richtung Echtzeit Buchung ausgebaut. Hierfür stehen die ersten Möglichkeiten bei den Distributionslösungen von MICROS-Fidelio bereits zur Verfügung.
Weiter wurde von Gabriele Schulze ganz klar darauf hingewiesen, dass die detaillierte Abrechnung einen immer größeren Stellenwert einnehmen wird. Viele Unternehmen haben hier standardisierte Vorgaben, um in ihren eigenen Systemen kostenstellengenau eine Veranstaltung abzurechnen. Mit diesen neuen Zahlungswegen und vor allem der Einhaltung der vereinbarten Prozesse während der Veranstaltung (beispielsweise Unterschriftenregelung, Belege, etc.) müssen sich die Hotels, aber auch die Anbieter von Softwarelösungen, intensiv auseinandersetzen - sind sie doch schlussendlich mitentscheidend bei der Auswahl von Tagungsdestinationen.
Der Suite8 Kundenbeirat "at work" blickt mit dieser Veranstaltung auf ein weiteres hochkarätiges Treffen mit sehr gutem Gedankenaustausch, hohem Wissenstransfer und einem gemütlich wie geschichtlich geprägten Zusammensein zurück. Mit Stolz hat Ute Piper, Veranstaltungsleiterin im Haus, "ihr" relexa Schlosshotel Cecilienhof dem Kundenbeirat präsentiert. So ist der Cecilienhof der letzte Schlossbau der Hohenzollern. Er wurde 1914 bis 1917 nach den Vorstellungen des Kaisersohnes Wilhelm von Preußen und der Prinzessin Cecilie im Fachwerkstil englischer Landhäuser erbaut. Weltweit bekannt wurde der Cecilienhof als Verhandlungsort der alliierten Siegermächte im Sommer 1945. Truman, Churchill und Stalin unterzeichneten hier das "Potsdamer Abkommen". Diese historischen Tagungsräume und die privaten Gemächer des Kronprinzenpaares sind als Gedenkstätte zu besichtigen. Auch heute ist die wundervoll in den Landschaftspark "Neuer Garten" am Jungfernsee in Potsdam eingebettete Schlossanlage ein beliebter Treffpunkt für Begegnungen hohen Ranges.
Abschließend wurden die Themen für die geplanten Workshops gemeinsam besprochen und das Thema für den nächsten Kundenbeirat "at work" festgelegt: Vom Ratenmanagement zur Reservierung. Claudia Krause-Stöckel (Tagungssprecherin und Produktmanagerin Suite8) und Dr. Christian Janssen (Managing Director MICROS-Fidelio GmbH Deutschland) bedankten sich bei den Teilnehmern für die bisherige konstruktive Zusammenarbeit und die daraus resultierenden sehr guten neuen Funktionen für die MICROS-Fidelio Suite8. Das verantwortliche Produktmanagement Team freut sich darauf, innerhalb der geplanten Workshops, weitere Highlights gemeinsam zu erarbeiten.
www.micros-fidelio.de
