Geschäftsrelevante E-Mails müssen von Unternehmen und Selbstständigen bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt und nach Aufforderung vorgelegt werden!
Die E-Mail hat im Geschäftsverkehr ein hohes Maß an Bedeutung gewonnen und gilt inzwischen als Geschäftsdokument, das sicher bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Die Software "MailStore Server 2" von deepinvent, Viersen, speichert die E-Mails aller Mitarbeiter eines Unternehmens dauerhaft, zentral und sicher. Neben der Rechtssicherheit bietet MailStore Server 2 noch weitere Vorteile: identische Dateianhänge werden nur einmal archiviert.
E-Mails aus unterschiedlichen Programmen wie Outlook, Exchange Server oder Thunderbird können somit zentral verwaltet, sicher gespeichert und in ihrem ursprünglichen Quellprogramm wieder geöffnet werden.
Das Programm verhindert den Verlust von E-Mails durch unbeabsichtigtes Löschen, korrupte oder zu große PST-Dateien, Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen oder unvollständige Datensicherungen. MailStore Server 2 speichert E-Mails aus Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server, AVM KEN!, Mozilla Thunderbird, Mozilla SeaMonkey, Microsoft Outlook Express und Microsoft Windows Mail. Die Archivierung ist auch aus Postfächern von Anbietern wie AOL, GMX, gmail oder web.de über IMAP- oder POP3 möglich.
Nicht zuletzt können auch PST- und EML-Dateien importiert werden.
Der entscheidende Vorteil von MailStore Server 2: Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise Outlook, ein Exchange Server Postfach und GMX, kann er alle E-Mails in einem zentralen Archiv zusammenführen, verwalten und bei Bedarf im ursprünglichen E-Mail-Programm zurücköffnen. Zugriffsrechte können so vergeben werden, dass mehrere Mitarbeiter dieselben E-Mails einsehen können. Dies fördert Projekte und spart Zeit, wenn Teamwork gefragt ist.
Zahlreiche Recherchefunktionen erleichtern dem Mitarbeiter oder Unternehmen auch die Suche nach E-Mails oder Dateianhängen. Die Schnellsuche von MailStore Server 2 durchsucht alle archivierten E-Mails und deren Dateianhänge in Sekundenbruchteilen. Auch sehr große E-Mail-Volumina werden zügig überprüft. Neben der Schnellsuche bietet das Programm auch eine erweiterte Recherche. Zahlreiche Suchkriterien verringern die Anzahl der Ergebnisse.
Mit MailStore Server 2 können theoretisch unbegrenzt viele E-Mails und Dateianhänge aller Mitarbeiter dauerhaft, originalgetreu und sicher aufbewahrt werden. Der Schriftverkehr wird sowohl von E-Mail Servern wie Microsoft Exchange, als auch von lokalen Programmen der Mitarbeiter archiviert. E-Mails können aus den Systemen wie Microsoft Exchange herausgenommen werden, denn MailStore Server 2 bewahrt sie kostengünstiger und effektiver auf. MailStore unterstützt Single-Instance auf Datenebene. Kommt eine große Datei in mehreren E-Mails vor, so wird diese nur einmalig archiviert. Zudem findet eine intelligente Komprimierung der Dateien statt.
Mit MailStore Server 2 können die E-Mails aller Mitarbeiter mit einem Mausklick auf CD oder DVD gebrannt werden. Eine installierte Brennsoftware ist nicht nötig, denn diese ist in MailStore bereits integriert. Bei größeren E-Mail-Mengen lassen sich individuelle Back-up Strategien wie automatische Sicherung zu bestimmten Zeiten auf ein Netzlaufwerk ebenfalls schnell generieren.
E-Mails werden originalgetreu und MIME-kompatibel abgelegt. Sie werden ohne Informationsverlust wiederhergestellt. Dafür stehen zahlreiche Exportfunktionen zur Verfügung. E-Mails können beispielsweise direkt zu Microsoft Outlook oder als .eml-Dateien exportiert werden.
Relevante Rechtsvorschriften: Übersicht verschiedener deutscher und US-amerikanischer Bestimmungen zum Thema E-Mail-Archivierung.
Deutschland:
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff u. z. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen AO - Abgabenordnung UStG - Umsatzsteuergesetz HGB - Handelsgesetzbuch GoBS - Grundsätze ordnungsgem. DV-gest. Buchführungssysteme
USA:
SOX - Sarbanes-Oxley Act
Links zu den original Gesetzestexten und zu weiteren Rechtsbestimmungen finden sich auf der Webseite http://www.mailstore.com/ Unter http://www.mailstore.com/....
Die E-Mail hat im Geschäftsverkehr ein hohes Maß an Bedeutung gewonnen und gilt inzwischen als Geschäftsdokument, das sicher bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Die Software "MailStore Server 2" von deepinvent, Viersen, speichert die E-Mails aller Mitarbeiter eines Unternehmens dauerhaft, zentral und sicher. Neben der Rechtssicherheit bietet MailStore Server 2 noch weitere Vorteile: identische Dateianhänge werden nur einmal archiviert.
E-Mails aus unterschiedlichen Programmen wie Outlook, Exchange Server oder Thunderbird können somit zentral verwaltet, sicher gespeichert und in ihrem ursprünglichen Quellprogramm wieder geöffnet werden.
Das Programm verhindert den Verlust von E-Mails durch unbeabsichtigtes Löschen, korrupte oder zu große PST-Dateien, Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen oder unvollständige Datensicherungen. MailStore Server 2 speichert E-Mails aus Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server, AVM KEN!, Mozilla Thunderbird, Mozilla SeaMonkey, Microsoft Outlook Express und Microsoft Windows Mail. Die Archivierung ist auch aus Postfächern von Anbietern wie AOL, GMX, gmail oder web.de über IMAP- oder POP3 möglich.
Nicht zuletzt können auch PST- und EML-Dateien importiert werden.
Der entscheidende Vorteil von MailStore Server 2: Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise Outlook, ein Exchange Server Postfach und GMX, kann er alle E-Mails in einem zentralen Archiv zusammenführen, verwalten und bei Bedarf im ursprünglichen E-Mail-Programm zurücköffnen. Zugriffsrechte können so vergeben werden, dass mehrere Mitarbeiter dieselben E-Mails einsehen können. Dies fördert Projekte und spart Zeit, wenn Teamwork gefragt ist.
Zahlreiche Recherchefunktionen erleichtern dem Mitarbeiter oder Unternehmen auch die Suche nach E-Mails oder Dateianhängen. Die Schnellsuche von MailStore Server 2 durchsucht alle archivierten E-Mails und deren Dateianhänge in Sekundenbruchteilen. Auch sehr große E-Mail-Volumina werden zügig überprüft. Neben der Schnellsuche bietet das Programm auch eine erweiterte Recherche. Zahlreiche Suchkriterien verringern die Anzahl der Ergebnisse.
Mit MailStore Server 2 können theoretisch unbegrenzt viele E-Mails und Dateianhänge aller Mitarbeiter dauerhaft, originalgetreu und sicher aufbewahrt werden. Der Schriftverkehr wird sowohl von E-Mail Servern wie Microsoft Exchange, als auch von lokalen Programmen der Mitarbeiter archiviert. E-Mails können aus den Systemen wie Microsoft Exchange herausgenommen werden, denn MailStore Server 2 bewahrt sie kostengünstiger und effektiver auf. MailStore unterstützt Single-Instance auf Datenebene. Kommt eine große Datei in mehreren E-Mails vor, so wird diese nur einmalig archiviert. Zudem findet eine intelligente Komprimierung der Dateien statt.
Mit MailStore Server 2 können die E-Mails aller Mitarbeiter mit einem Mausklick auf CD oder DVD gebrannt werden. Eine installierte Brennsoftware ist nicht nötig, denn diese ist in MailStore bereits integriert. Bei größeren E-Mail-Mengen lassen sich individuelle Back-up Strategien wie automatische Sicherung zu bestimmten Zeiten auf ein Netzlaufwerk ebenfalls schnell generieren.
E-Mails werden originalgetreu und MIME-kompatibel abgelegt. Sie werden ohne Informationsverlust wiederhergestellt. Dafür stehen zahlreiche Exportfunktionen zur Verfügung. E-Mails können beispielsweise direkt zu Microsoft Outlook oder als .eml-Dateien exportiert werden.
Relevante Rechtsvorschriften: Übersicht verschiedener deutscher und US-amerikanischer Bestimmungen zum Thema E-Mail-Archivierung.
Deutschland:
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff u. z. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen AO - Abgabenordnung UStG - Umsatzsteuergesetz HGB - Handelsgesetzbuch GoBS - Grundsätze ordnungsgem. DV-gest. Buchführungssysteme
USA:
SOX - Sarbanes-Oxley Act
Links zu den original Gesetzestexten und zu weiteren Rechtsbestimmungen finden sich auf der Webseite http://www.mailstore.com/ Unter http://www.mailstore.com/....
