Die SharePoint-basierende Portal-Lösung bietet mittelständischen Unternehmen eine zentrale Plattform für sämtliche Unternehmensinformationen und Dokumente. Die Software von it+services, einem Solution-Center der Verlagsgruppe Klambt, nutzt die Windows SharePoint Services. Diese sind für Inhaber einer Lizenz für Windows Server 2003 kostenlos verfügbar. Als Intranet eingesetzt, unterstützt die Portal-Lösung sowohl das Wissensmanagement im Unternehmen als auch den Austausch untereinander. Vor allem profitiert jeder einzelne von zusätzlicher Transparenz: So lässt sich etwa über das Urlaubsmodul der Urlaub sehr einfach beantragen und vom Vorgesetzten genehmigen. Auch wird der Anwender direkt informiert, ob seine Planung mit den Urlaubszeiten von Kollegen kollidieren könnte und wo noch Urlaubszeiträume frei sind. Gleiches gilt für eine über das Portal zu steuernde Zeiterfassung, durch die per Mausklick schon für die Telefonzentrale ersichtlich ist, ob ein Mitarbeiter im Haus beziehungsweise aus welchen Gründen er abwesend ist. Diese Funktionalitäten der Portal-Lösung unterstützen durch die komfortable Gesamtübersicht in hohem Maße die Personalabteilungen, die in vielen Unternehmen heute noch mit Zetteln konfrontiert sind und zahlreiche Rücksprachen mit Mitarbeitern und Vorgesetzten halten müssen. „Vorteil unserer Lösung ist, dass die Angestellten ihre Arbeitszeiten und ihren Urlaub im Intranet selbst erfassen und ihre Zeitkonten damit eigenständig pflegen. So wird das Personalwesen von einem großen zeitlichen Aufwand entlastet“, so Markus Ilka, Mitglied der Geschäftsleitung der Verlagsgruppe Klambt.
Die Zeiterfassung ist sowohl über eine manuelle Eingabe als auch über Kartenleser möglich. Auch eine Lösung mit RFID-Chip wurde vom Anbieter it+services bei einem Referenzkunden bereits erfolgreich eingeführt. Für jeden Mitarbeiter kann ein individuelles Zeitprofil hinterlegt werden, so dass sich Pausenzeiten, produktions- und projektbezogene Zeiten, Arbeitsunterbrechungen sowie Besprechungs- und Home-Office-Zeiten einfach und sicher erfassen lassen. Die Übersicht über die Zeitkonten inklusive der Fehlzeiten, Überstunden und entsprechenden Zeitsalden stehen damit dem Mitarbeiter selbst, aber auch seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung jederzeit zur Verfügung. Sobald die Portal-Lösung bei einer internen Plausibilitätsprüfung Fehler oder Abweichungen feststellt, wird dies in Form eines Fehlerprotokolls angezeigt. Der Mitarbeiter kann darauf basierend direkt im Intranet seine Korrekturanträge stellen. Nach entsprechender Genehmigung wird das Zeitkonto dann automatisch korrigiert. Besondere Vorteile gegenüber herkömmlichen Programmen bietet die SharePoint-basierende Portal-Lösung vor allem in Bezug auf Aktualität und Transparenz. Arbeitszeit- und Urlaubslisten können völlig entfallen.
Darüber hinaus können mit der Lösung auch beliebige Dokumente und News, die zur Erledigung von Aufgaben oder aber zur Information der Mitarbeiter notwendig sind, unternehmensweit über die Intranet-Plattform zur Verfügung gestellt werden. So filtert das News-Modul, welches wie auch die anderen Funktionalitäten zum Standard-Umfang von gehört, beispielsweise bei entsprechender Konfiguration allgemein interessierende Informationen, während wichtige und dringliche Nachrichten nach wie vor in den E-Mail-Postkorb gelangen.
Auch Workflow-Funktionen stellt das Portal bereit. So können beispielsweise die gesamten Aufgaben innerhalb eines Unternehmens über das Modul „Job-Organizer“ verwaltet und gesteuert werden. Die Mitarbeiter und Führungskräfte können sich dabei jeweils den aktuellen Status zur Erledigung einer Aufgabe per Mausklick anzeigen lassen.
„Die Portal-Lösung bietet alle erdenklichen Möglichkeiten, den Anwendern das vollständige Unternehmenswissen im Intranet zur Verfügung zu stellen. Dabei können selbstverständlich auch weitere Funktionen des SharePoints genutzt und zusätzliche Anwendungen wie beispielsweise eine Archivierungslösung angebunden werden“, versichert Markus Ilka.
Die Zeiterfassung ist sowohl über eine manuelle Eingabe als auch über Kartenleser möglich. Auch eine Lösung mit RFID-Chip wurde vom Anbieter it+services bei einem Referenzkunden bereits erfolgreich eingeführt. Für jeden Mitarbeiter kann ein individuelles Zeitprofil hinterlegt werden, so dass sich Pausenzeiten, produktions- und projektbezogene Zeiten, Arbeitsunterbrechungen sowie Besprechungs- und Home-Office-Zeiten einfach und sicher erfassen lassen. Die Übersicht über die Zeitkonten inklusive der Fehlzeiten, Überstunden und entsprechenden Zeitsalden stehen damit dem Mitarbeiter selbst, aber auch seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung jederzeit zur Verfügung. Sobald die Portal-Lösung bei einer internen Plausibilitätsprüfung Fehler oder Abweichungen feststellt, wird dies in Form eines Fehlerprotokolls angezeigt. Der Mitarbeiter kann darauf basierend direkt im Intranet seine Korrekturanträge stellen. Nach entsprechender Genehmigung wird das Zeitkonto dann automatisch korrigiert. Besondere Vorteile gegenüber herkömmlichen Programmen bietet die SharePoint-basierende Portal-Lösung vor allem in Bezug auf Aktualität und Transparenz. Arbeitszeit- und Urlaubslisten können völlig entfallen.
Darüber hinaus können mit der Lösung auch beliebige Dokumente und News, die zur Erledigung von Aufgaben oder aber zur Information der Mitarbeiter notwendig sind, unternehmensweit über die Intranet-Plattform zur Verfügung gestellt werden. So filtert das News-Modul, welches wie auch die anderen Funktionalitäten zum Standard-Umfang von gehört, beispielsweise bei entsprechender Konfiguration allgemein interessierende Informationen, während wichtige und dringliche Nachrichten nach wie vor in den E-Mail-Postkorb gelangen.
Auch Workflow-Funktionen stellt das Portal bereit. So können beispielsweise die gesamten Aufgaben innerhalb eines Unternehmens über das Modul „Job-Organizer“ verwaltet und gesteuert werden. Die Mitarbeiter und Führungskräfte können sich dabei jeweils den aktuellen Status zur Erledigung einer Aufgabe per Mausklick anzeigen lassen.
„Die Portal-Lösung bietet alle erdenklichen Möglichkeiten, den Anwendern das vollständige Unternehmenswissen im Intranet zur Verfügung zu stellen. Dabei können selbstverständlich auch weitere Funktionen des SharePoints genutzt und zusätzliche Anwendungen wie beispielsweise eine Archivierungslösung angebunden werden“, versichert Markus Ilka.
