Interne Ressourcen sinnvoll nutzen
Für eine Auslagerung kommen vor allem die Bereiche Vertragsmanagement, Rechnungserstellung sowie Zahlungs- und Forderungsmanagement infrage. Damit entfallen beispielsweise zeitraubende Aufgaben wie das Erfassen und Prüfen von Kundenstammdaten, manuelle Preisberechnungen oder das Erstellen von PDF-Rechnungen im jeweiligen Corporate Design. Des Weiteren liegt die Zahlungsabwicklung, wie die Bearbeitung von SEPA-Lastschriftmandaten, in den Händen der Dienstleister. Wenn notwendig werden auch Mahnungen automatisiert verschickt. „In diese Aktivitäten bekommen Kunden selbstverständlich Einsicht, sodass sie den Kurs im operativen Tagesgeschäft bei Bedarf schnell anpassen können“, erläutert Marko Fliege. Außerdem bietet moderne Rechnungssoftware intelligente Ergänzungen zu bestehenden CRM-Reports und ermöglicht unter anderem die Generierung von Kundenprofilen oder tagesaktuellen Umsatzanalysen. Finanzabteilungen können sich dann auf die Datenauswertung konzentrieren und Entscheidungsgrundlagen, zum Beispiel für die Budgetplanung, schaffen.
Outsourcing? Mit Sicherheit!
Erfolgreiches Outsourcing lässt sich nur durch transparente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister erreichen. Wichtig dabei: dauerhaft mögliche unternehmensseitige Kontrolle über Kundeninformationen, Preismodelle oder Umsatzzahlen. „Lokale CRM-Systeme sollten vollständig in den ausgelagerten Rechnungsabwicklungsprozess integriert sein, sodass alle Daten stets aktuell sind“, betont Marko Fliege und ergänzt: „Dabei bleiben sensible Bereiche wie Finanzplanung und Budgetierung unangetastet und weiterhin vollständig in der Hand des Kunden.“ Neben der vertrauensvollen Kooperation spielt vor allem Datensicherheit eine Rolle bei der Auslagerung und Automatisierung von Rechnungsabwicklungen. Datenverarbeitung und -speicherung der Dienstleister sollte in zertifizierten Rechenzentren erfolgen. Aufschluss darüber geben zum Beispiel entsprechende ISO-Zertifizierungen für IT-Sicherheit.
Weitere Informationen unter www.juston.com/de/