Ein neues Validierungstool für PDF/A-Dokumente zeigt die intarsys consulting GmbH, Karlsruhe, auf der diesjährigen DMS-Expo 2006 in Köln (19. bis 21. September 2006). Die Lösung PDF/A Live! überprüft bei vorliegenden Dokumenten, ob sie konform zum ISO-genormten Langzeitarchivierungsstandard PDF/A und damit rechtssicher archivierbar sind. Hierbei ist insbesondere relevant, dass das Dokument alle Ressourcen enthält, die zu seiner Darstellung benötigt werden. Hierzu gehören etwa die verwendeten Schriften. Das Ergebnis dieser Überprüfung wird in individuell konfigurierbaren Reports aufgelistet. Entspricht das PDF-Dokument den Spezifikationen von PDF/A, übergibt das Tool von intarsys das Dokument direkt an das angeschlossene Archivsystem. Beim Nachweis nicht-konformer Bestandteile werden entsprechende Korrekturmöglichkeiten angeboten. Ziel ist in jedem Fall, ein PDF/A-konformes Dokument zu erreichen. Auf der DMS-Expo wird eine Anbindung an das DMS- und Archivsystem Windream zu sehen sein.
Die ISO-Norm für das Format PDF/A legt fest, dass sich diese Dokumente langfristig reproduzieren lassen. Form und Inhalt eines PDF/A-Dokuments bleiben somit immer gleich, unabhängig von der verwendeten Plattform oder des Betriebssystems. Mit dem Einsatz von PDF/A Live! lässt sich für den Anwender beispielsweise erkennen, ob Binärinhalte wie Ton und Videobilder, komprimierte Informationen, Links auf externe Inhalte oder individuelle Fonts verwendet wurden, die in PDF/A-Dokumenten nicht zugelassen sind. Weiterhin meldet das Tool unter anderem Verschlüsselungen oder unerlaubte Berechtigungsvermerke, die gegen eine Speicherung im Langzeitarchiv sprechen. „Darüber hinaus kann ein Unternehmen weitere Kriterien festlegen, die ein archiviertes Dokument erfüllen muss. Diese Kriterien werden dann von PDF/A Live! ebenfalls geprüft“, unterstreicht intarsys-Geschäftsführer Dr. Bernd Wild die Funktionsvielfalt des neuen Validierungstools. Für zukünftige Standards wie die angekündigte Version PDF/A-2, in der voraussichtlich auch die qualifizierte elektronische Signatur integriert sein wird, bereitet intarsys die zeitnahe Verfügbarkeit von weiteren Lösungen vor.
Neben der Überprüfung der PDF/A-Konformität aufgrund der ISO-Vorgaben ermöglicht das zur DMS-Expo verfügbare Validierungstool auch beliebige weitere, individuell definierbare Prüfungen, beispielsweise dass Dokumente nur ganz bestimmte Fonts enthalten dürfen. Hier können die Unternehmen individuelle Kriterien heranziehen, die für sie notwendig sind, um Dokumente ihren Compliance-Regeln entsprechend zu archivieren.
PDF/A Live! gehört zur CABAReT-Produktfamilie und lässt sich mit weiteren PDF-Funktionalitäten koppeln. Die Basisversion CABAReT Stage, kann von der Webseite www.cabaret-solutions.com herunter geladen werden. Sie bietet dem privaten Anwender die Möglichkeit, PDF-Formulare kostenlos auszufüllen, zu speichern und zu drucken. Für professionelle Anwender ist die Software und verschiedene Erweiterungen, die so genannten „Instruments“, kostenpflichtig verfügbar. Die Instruments ermöglichen beispielsweise die Integration umfangreicher Zusatzfunktionalitäten. Interessante Anwendungsfelder in Handel, Wirtschaft sowie im Banken- und Versicherungsumfeld ergeben sich auch durch die Verwendung von Unterschrifts-Pads und der elektronischen Signatur. Für das Gesundheitswesen wurden Lösungen für die elektronische Patientenaufklärung mit dem Tablet PC entwickelt. Für Versicherungsunternehmen lässt sich ein Rechenkern integrieren, der zum Beispiel beim Kunden vor Ort einen möglichen Versicherungsverlauf ausrechnet.
Die ISO-Norm für das Format PDF/A legt fest, dass sich diese Dokumente langfristig reproduzieren lassen. Form und Inhalt eines PDF/A-Dokuments bleiben somit immer gleich, unabhängig von der verwendeten Plattform oder des Betriebssystems. Mit dem Einsatz von PDF/A Live! lässt sich für den Anwender beispielsweise erkennen, ob Binärinhalte wie Ton und Videobilder, komprimierte Informationen, Links auf externe Inhalte oder individuelle Fonts verwendet wurden, die in PDF/A-Dokumenten nicht zugelassen sind. Weiterhin meldet das Tool unter anderem Verschlüsselungen oder unerlaubte Berechtigungsvermerke, die gegen eine Speicherung im Langzeitarchiv sprechen. „Darüber hinaus kann ein Unternehmen weitere Kriterien festlegen, die ein archiviertes Dokument erfüllen muss. Diese Kriterien werden dann von PDF/A Live! ebenfalls geprüft“, unterstreicht intarsys-Geschäftsführer Dr. Bernd Wild die Funktionsvielfalt des neuen Validierungstools. Für zukünftige Standards wie die angekündigte Version PDF/A-2, in der voraussichtlich auch die qualifizierte elektronische Signatur integriert sein wird, bereitet intarsys die zeitnahe Verfügbarkeit von weiteren Lösungen vor.
Neben der Überprüfung der PDF/A-Konformität aufgrund der ISO-Vorgaben ermöglicht das zur DMS-Expo verfügbare Validierungstool auch beliebige weitere, individuell definierbare Prüfungen, beispielsweise dass Dokumente nur ganz bestimmte Fonts enthalten dürfen. Hier können die Unternehmen individuelle Kriterien heranziehen, die für sie notwendig sind, um Dokumente ihren Compliance-Regeln entsprechend zu archivieren.
PDF/A Live! gehört zur CABAReT-Produktfamilie und lässt sich mit weiteren PDF-Funktionalitäten koppeln. Die Basisversion CABAReT Stage, kann von der Webseite www.cabaret-solutions.com herunter geladen werden. Sie bietet dem privaten Anwender die Möglichkeit, PDF-Formulare kostenlos auszufüllen, zu speichern und zu drucken. Für professionelle Anwender ist die Software und verschiedene Erweiterungen, die so genannten „Instruments“, kostenpflichtig verfügbar. Die Instruments ermöglichen beispielsweise die Integration umfangreicher Zusatzfunktionalitäten. Interessante Anwendungsfelder in Handel, Wirtschaft sowie im Banken- und Versicherungsumfeld ergeben sich auch durch die Verwendung von Unterschrifts-Pads und der elektronischen Signatur. Für das Gesundheitswesen wurden Lösungen für die elektronische Patientenaufklärung mit dem Tablet PC entwickelt. Für Versicherungsunternehmen lässt sich ein Rechenkern integrieren, der zum Beispiel beim Kunden vor Ort einen möglichen Versicherungsverlauf ausrechnet.
