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Pressemitteilung BoxID: 24902 (GBS Europa GmbH)
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Mittelständische Unternehmen dürfen Verwaltung von E-Mails nicht vernachlässigen

(PresseBox) (Karlsruhe , ) GROUP Technologies: Konzept für Schutz und Archivierung von E-Mails

Karlsruhe, 14. September 2004 - Vor 20 Jahren wurde von Karlsruhe aus die erste E-Mail in Deutschland verschickt. Seitdem ist elektronische Post auch in mittelständischen Unternehmen das Kommunikationsmittel Nummer eins geworden. Der Karlsruher E-Mail-Spezialist GROUP Technologies warnt Mittelständler jetzt davor, den Schutz und die Archivierung von E-Mails zu vernachlässigen. Ein neues Konzept hilft, elektronische Post Zeit und Kosten sparend zu verwalten.
„Das Umsetzen und Einhalten gesetzlicher Vorschriften zur E-Mail-Archivierung ist für den Mittelstand heute genauso wichtig wie Spam- und Virenschutz“, erläutert Markus Goss, Vice President Marketing von GROUP Technologies. Es dürfen weder interne Informationen eines Unternehmens in die Hände Unbefugter geraten, noch unerwünschte und gefährliche Nachrichten die Postfächer der Mitarbeiter verstopfen. Zusätzlich muss die elektronische Post sinnvoll abgelegt und revisionssicher aufbewahrt werden, sonst kann es zum Beispiel bei einer Steuerprüfung richtig teuer werden. Diese Probleme bekommen Unternehmen nur durch eine ganzheitliche Verwaltung des gesamten Lebenswegs der E-Mails in den Griff, dem so genannten E-Mail Lifecycle Management.
Trotz immer neuer Virenwarnungen, Spam-Rekorde und Phishing Attacken wie jüngst auf die Kunden von Postbank und Deutscher Bank wird das Thema Sicherheit in kleinen und mittleren Unternehmen vernachlässigt. So meldet die Fachzeitschrift Computer Reseller News, dass Sicherheitsstrategien in 57 Prozent der befragten Unternehmen nur als Reaktion auf akute Probleme oder zufällige Hinweise überprüft werden. Hauptgrund dafür ist laut Angaben der befragten Unternehmen Zeitmangel.
Beim E-Mail Lifecycle Management durchwandern alle elektronischen Nachrichten und ihre Anhänge vom Zeitpunkt ihrer Entstehung oder ihres Eintreffens im Unternehmen verschiedene Prüfschritte, die nahtlos ineinander greifen. Dazu gehören unmittelbar sicherheitsrelevante Maßnahmen wie Virenscan, Spamfilterung und Verschlüsselung ebenso wie organisatorische, etwa die Zuführung an entsprechende Systeme zur langfristigen Archivierung im Rahmen interner und gesetzlicher Vorgaben. Alle Schritte laufen automatisch und nach individuell definierten Regeln ab. Dies entlastet gerade mittelständische Unternehmen mit wenig IT Personal. Endnutzer brauchen nicht mehr selbst entscheiden, welche E-Mails aus dem Postfach gelöscht werden müssen oder wie lange und wie aufzubewahren sind.
„Wer beim Schutz und der Verwaltung von E-Mails nur auf Stückwerk setzt, tut sich keinen Gefallen“, erklärt Markus Goss. „Hier ein Virenscanner, dort ein Spamfilter, irgendwo dazwischen die Verschlüsselungssoftware und daneben, wenn überhaupt, die Verbindung zu einem Archivsystem – das lässt sich mit vertretbarem Aufwand nicht mehr handhaben.“ Mit dem häufigen Ergebnis, dass die IT mehr Arbeit macht als abnimmt. Automatisierte, sichere und effiziente Geschäftsprozesse für E-Mails, wie sie E-Mail Lifecycle Management ermöglicht, steigert die Produktivität und liefert einen schnellen Return on Investment.

GBS Europa GmbH

Die GROUP Technologies AG ist der Lösungsanbieter für prozessorientiertes, sicheres und gesetzeskonformes E-Mail-Management. Unabhängig von ihrer Größe, sind Unternehmen damit in der Lage, ihre E-Mail-Kommunikation in Übereinstimmung mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und betrieblichen Vorgaben zentral in die Geschäftsprozesse einzubinden.

Die Kernlösungen ‚GROUP MailSecure’ und ‚GROUP MailArchive’ ermöglichen das Verarbeiten, Speichern und Verwalten von E-Mails – von deren Entstehung bis zur Löschung. Dazu zählen Viren- und Spamschutz, Daten- und Inhaltskontrolle, Verschlüsselung, Klassifizierung automatisierte Speicherung und intelligente Rückgewinnung von E-Mails und deren Anlagen. Dadurch wird nicht nur der höchstmöglichste Sicherheitsstandard für Unternehmensdaten erzielt, sondern zugleich auch die Effizienz der gesamten Organisation gesteigert. Zusätzlich werden Unternehmen und ihre Entscheidungsträger vor Bußgeldern bewahrt, die bei Verstößen gegen unter anderem datenschutzrechtliche Vorschriften oder Kennzeichnungspflichten drohen.

Zu den Kunden der Gesellschaft zählen neben mehr als drei Viertel der Sparkassen und Volksbanken in Deutschland unter anderem auch zahlreiche internationale Unternehmen wie ABN AMRO, Allianz, Deutsche Bank, Ernst & Young, Honda und Miele.

Rund 3.000 Kunden mit mehr als drei Millionen Anwendern setzen die Lösungen des GROUP-Konzerns bereits ein. Der Konzern verfügt über Niederlassungen in Deutschland, den Niederlanden, England, Schweden, Finnland und USA.

Internet: www.group-technologies.com