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Wann sollten Außendienst-Organisationen über eine professionelle Field Service Management Software nachdenken?

Für welche Unternehmen sich eine Speziallösung für die Termin- und Tourenplanung lohnt

(PresseBox) ( Heikendorf, )
Den Außendienst und Service mit Excel, Outlook und Google Maps zu managen, mag in kleineren Betrieben funktionieren. Doch ab einer gewissen Größe und Komplexität der Organisation ist eine professionelle Field Service Management Software effizienter. Wann genau?

Viele Unternehmen haben Mitarbei­ter*innen im Außen­einsatz: Service­techniker, Vertriebs­mitarbeiter, Gutachter, Zertifi­zierer, Liefer­fahrer – neudeutsch zusammen­gefasst unter dem Begriff Field Service. Die Dispo­sition dieser Mitarbei­ter*innen kann schnell komplex werden. Einfache Tools und die Standard­funktionen eines ERP- oder CRM-Systems reichen dann nicht mehr aus, um die optimale Planung der Aufträge, Routen, Arbeits­zeiten und Kosten zu gewähr­leisten. Eine Spezial­lösung zur Termin- und Touren­planung muss her. Wenn Sie sich fragen, ob sich eine solche Lösung für Ihren Field Service lohnt, sind Sie hier richtig.

FÜR WEN EINE PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE IN­FRAGE KOMMT

Grundsätzlich kommt eine professionelle Software zur Termin- und Touren­planung sowohl für mittlere als auch große Unternehmen verschie­denster Branchen infrage. Sei es im Handel, im tech­nischen Service, im Faci­lity Manage­ment oder bei Gutach­ten und Zertifi­zierungen. Es kommt auf die indivi­duellen Bedürf­nisse Ihres Geschäfts an.

Doch ab wann lohnt sich die Einfüh­rung einer Spezial­lösung? Im Folgenden gehen wir die Anzeichen dafür durch, dass es für Sie an der Zeit ist, über eine professionelle Field Service Management Software nachzu­denken.

1) IHRE MITARBEITER*INNEN MACHEN IMMER WIEDER ÜBERSTUNDEN.

Vielleicht liegt es daran, dass Sie zu wenig Personal für zu viele Aufträge haben. Doch häufiger sind Über­stunden ein Zeichen subopti­maler Planung. Eine professionelle Software kennt die tatsäch­lichen durchschnitt­lichen Bearbeitungs­zeiten je Auftrags­art und hat die Arbeits­zeiten der Mitar­beiter*innen im Blick. Sie optimiert die Routen und eliminiert Leerlauf­zeiten, sodass am Ende des Tages alle Aufträge recht­zeitig erledigt wurden.

2) IHRE DISPOSITION IST ÜBERLASTET.

Eine manuelle Disposition ist zeitauf­wendig. Außerdem kann sie nicht schnell auf plötz­liche Änderungen im Tages­ablauf reagieren. Das führt zu Stress. Eine professionelle Field Service Management Software ver­schafft der Dispo­sition Luft und beschleu­nigt die Prozesse. Mit FLS VISITOUR können Sie sich zum Beispiel für eine halbauto­matische oder vollauto­matische Termin- und Touren­planung durch die Software entscheiden.

3) SIE HABEN MEHR ALS 20 RESSOURCEN IM EINSATZ.

Als Faustregel gilt: Eine professionelle Field Service Management Software lohnt sich ab etwa 20 Außen­dienst-Ressourcen (Mitarbei­ter*innen bzw. Fahrzeuge). Davor rechnet sich die Investi­tion gegenüber der manuellen Dispo­sition selten. Ab 20 Ressourcen ist der Effizienz­gewinn jedoch so hoch, dass sich die Investi­tion für Sie lohnt und Ihr Unter­nehmen dauerhaft profi­tiert.

4) IHR AUFTRAGSGESCHEHEN IST SEHR DYNAMISCH.

Der Punkt knüpft an den vorigen an. Wenn Ihr Auftrags­geschehen eher statisch ist – zum Beispiel bei Bauunter­nehmen, deren Mitarbei­ter*innen oft tagelang auf derselben Baustelle sind –, ist das Opti­mierungs­potenzial der Software eher gering. Wenn Ihre Mitarbei­ter*innen jedoch täglich mehrere Aufträge an verschie­denen Orten erle­digen muss und es womöglich zu Ad-hoc-Auf­trägen kommt, ist eine Spezial­software der beste Weg, diese Kom­plexität und Dynamik zu beherr­schen.

5) DIE REAKTIONSGESCHWINDIGKEIT IHRES AUSSENDIENSTES IST ZU GERING.

Ein Notfallauftrag, krankheitsbedingte Ausfälle, eine Fahr­zeug­panne – das Tages­geschäft hält viele Über­raschungen bereit. Wie schnell reagiert Ihr Field Service auf Unge­plantes? Wenn Sie sagen: „Nicht schnell genug“, sollten Sie sich nach einer Lösung umschauen. Moderne Software verfügt über Algorithmen zur Echt­zeit-Planung, die es erlauben, bei solchen Ereignissen auto­matisch zu reagieren und die Planung direkt neu anzu­passen.

6) IHRE KUNDEN BEKLAGEN SICH ÜBER ZU GROSSE ZEITFENSTER ODER ZU GERINGE TERMINTREUE.

„Wir kommen zwischen 8 und 18 Uhr.“ – Ein klas­sischer Reiz­satz für Kunden. Besser wäre es, Sie könnten ihnen ein indivi­duell wählbares Zeitfenster anbieten, das wesentlich kleiner ist. Zum Beispiel die Auswahl zwischen 8-10 Uhr, 12-14 Uhr und 15-17 Uhr. Eine professionelle Field Service Management Software (mit Kundenportal zur Wunschterminwahl) macht das möglich. Auch die Termintreue wird besser dank der optimierten Planung.

7) SIE MÖCHTEN IHRE FIRST-TIME-FIX-RATE STEIGERN.

Wenn Sie im technischen Service tätig sind, ist die First-Time-Fix-Rate (Fehlerbehebungsquote beim ersten Kundenbesuch) für Sie eine wichtige Außendienst-Kennzahl. Dieser KPI lässt sich mit einer Field Service Management Software verbessern. Das System ordnet Mitarbeiter mit ihren Skill-Sets und Verfügbarkeiten sowie Equipments und Ersatzteile optimal den Aufträgen zu und gewährleistet so einen reibungslosen Ablauf.

➡ CASE STUDY: LESEN SIE, WIE DER WOHNUNGSANBIETER VIVAWEST BEI SEINEN RUND 120.000 WOHNUNG SEINE FIRST-TIME-FIX-RATE VERBESSERT HAT

8) UNTERSCHIEDLICHE AUFTRÄGE ERFORDERN UNTERSCHIEDLICHE SKILLS.

Ihre Aufträge erfordern ganz unterschiedliche Skills und nicht jede/r Mitarbeiter*in kann jeden Auftrag bearbeiten? Eine gute Software berücksichtigt auch solche Restriktionen. Sie weist die Mitarbeiterqualifikationen oder -erfahrungen automatisch den relevanten Aufträgen zu. Es kommt zu keinem Mismatch mehr. Das System erkennt es sogar, wenn für einen bestimmten Einsatz mehrere Mitarbeiter*innen erforderlich sind.

9) SIE SIND DIE ZETTELWIRTSCHAFT LEID.

Das papierlose Büro – nicht viel mehr als eine schöne Utopie. Und trotzdem: Mit einer digitalen Lösung lassen sich Papierberge verkleinern. Ihre Mitarbeiter*innen müssen nicht mit Zetteln durch die Gegend laufen bzw. fahren. Mit einer integrierten App haben sie zum Beispiel alle auftragsrelevanten Kundendaten immer dabei. Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht zuletzt ein Tool zur Digitalisierung Ihrer Prozesse und Dokumentationen.

10) SIE MÖCHTEN KILOMETER UND CO2 SPAREN.

Sie wollen Ihr Unternehmen nachhaltiger machen? Sie möchten Energie und CO2 einsparen? Mit einer optimierten Tourenplanung zahlt eine moderne Software auf dieses Ziel ein. Zum Beispiel konnte die SECO Kältetechnik GmbH durch den Einsatz unserer Tourenplanungssoftware eine Kilometereinsparung von 52 Prozent (!) erreichen. Das entspricht einer CO2-Reduzierung von 900.000 kg (Hier geht es zur SECO Case Study).

11) SIE WOLLEN KOSTEN EINSPAREN.

In vielen Branchen herrscht ein hoher Kostendruck. Darum überlegen vielleicht auch Sie, die Effizienz Ihres Services zu erhöhen. Durch die Optimierung der Termin- und Tourenplanung gelingt Ihnen dies. Die passende Softwarelösung sorgt für Kostentransparenz und erkennt Optimierungspotenzial. Sie senkt die Fahrtkosten und erhöht durch Automatisierung und optimierte Auftragsplanung die Produktivität des Field Service. So amortisiert sich die Investition in eine Speziallösung bald.

12) SIE MÖCHTEN MEHR AUFTRÄGE BEARBEITEN.

Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht nur ein Tool zur Kostenoptimierung, sondern sie ermöglicht Ihnen auch eine Maximierung der Auftragsbearbeitung. Beispielsweise erkennt FLS VISITOUR Synergieeffekte: Wenn ein Servicetechniker wegen einer Reparatur vor Ort ist und bei dem Kunden auch eine reguläre Wartung ansteht, weist das System die Disposition bzw. die Mitarbeiter*in darauf hin. So kann der/die Mitarbeiter*in die Wartung gleich miterledigen.

FAZIT: FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE EINFACH INTEGRIEREN

Diese Auflistung bedeutet nicht, dass alle Punkte auf Sie zutreffen müssen. In einigen Bereichen sind Sie vielleicht schon gut aufgestellt. Doch mit einer professionellen Field Service Management Software holen Sie noch viel mehr raus aus Ihrem Außendienst und Service. Sie digitalisieren und professionalisieren Ihren Field Service.

Das Gute: Eine geeignete Lösung wie FLS VISITOUR lässt sich sowohl als Stand-Alone-Lösung nutzen als auch an Ihr ERP-/CRM-System anbinden. Sie profitieren also von einer Best-of-Breed-Lösung, ohne Ihr gesamtes System umstellen zu müssen.

Mehr erfahren unter: www.fastleansmart.com

Abdruck/digitale Übernahme honorarfrei. Beleg bzw. Verlinkung und Hinweis erbeten.

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Wir sind FLS. Wir sind FAST LEAN SMART.

Seit fast 30 Jahren entwickelt und vertreibt die FLS GmbH Echtzeit-Software für Termin- und Tourenplanung, Workforce Management und Mobile Lösungen. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der durch Präzision und Schnelligkeit selbst bei hohem Auftragsvolumen und sehr spezifischen Aufgabenstellungen individuelle, optimale Planungsergebnisse in Echtzeit erzielt. Dabei decken die Lösungen von FLS den gesamten Service- und Lieferprozess von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis hin zu Monitoring und Analyse ab. So bildet FLS die Anforderungen jedes Service- und Logistikbusiness in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab: schnell, effizient und sehr smart.

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