ELO Digital Office bringt im Juni die Version 8.0 ihrer DMS-/Archivsoftware ELOoffice auf den Markt. Verbessert wurden insbesondere Benutzeroberfläche und Suchfunktion, aber auch die Sicherheitsstandards. Außerdem zeichnet sich das neue Release über die Möglichkeit zur automatisierten Dokumentenablage sowie zur Konvertierung von Dokumenten ins PDF/A-Format aus. Weitere Neuerungen umfassen das Archivieren von Dokumenten mit digitaler Signatur, die Umwandlung von Dokumenten ins PDF-Format beim E-Mail Versand und die einfachere Verwaltung von Bilddateien. Zudem bietet ELOoffice 8.0 die Möglichkeit, zusätzlich zu einem Dokument Sprachnotizen zu erstellen und abzulegen. Ziel war eine noch flexiblere Anpassung an individuelle Branchenbedürfnisse.
Die Anforderungen von Freiberuflern und Kleinunternehmen an eine leistungsfähige Business-Lösung beziehen sich nicht allein auf neueste Technologien, sondern in erster Linie auch auf hohe Benutzerfreundlichkeit. Dies war Grund genug, ELOoffice in Bezug auf den Benutzerkomfort zu optimieren. Nach der Auswertung diverser Usability-Tests präsentiert sich die Benutzeroberfläche nun mit einer übersichtlicheren Menüstruktur. Der Anwender findet sich dadurch im Archiv einfacher und schneller zurecht und kann die Software ohne großen Einarbeitungsaufwand sofort nutzen.
Über die Direktsuche in der Archivansicht bietet die neue Version die Möglichkeit, Dokumente rascher und einfacher wiederzufinden. Sucht ein Anwender alle Dokumente zu einem Begriff, steht ihm die Direktsuche zur Verfügung. In diesem Fall ist es unerheblich, ob sich der Begriff im Dokumenteninhalt oder in den Ablageinformationen befindet - alle Treffer werden aufgelistet.
Mit Sicherheit Kosten sparen
Sind Dokumente digital signiert, so wird die Signatur bei der Archivierung im ELO-Archiv abgelegt. Vor allem bei Rechnungen ist dies unerlässlich, da das Finanzamt den Vorsteuerabzug bei Online-Rechnungen nur dann akzeptiert, wenn diese mit einer digitalen Signatur versehen sind.
Einen höheren Sicherheitsstandard gewährleistet ELOoffice 8.0 durch die Checksummenprüfung. Bei der Archivierung eines Dokumentes wird im Archiv automatisch eine Checksumme über den Dokumenteninhalt gebildet. Mithilfe dieser Information kann später jederzeit nachvollzogen werden, ob ein Dokument manipuliert wurde.
Gewappnet für die Zukunft
Mit PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Dokumente auch in Zukunft lesbar bleiben. ELOoffice 8.0 unterstützt das Format und vereinfacht so ganz erheblich die Konvertierung von Dokumenten für die Langzeitarchivierung. Gesetzliche Anforderungen werden damit eingehalten und digital abgelegte Informationen bleiben über Jahrzehnte hinweg verfügbar.
Zudem können Dokumente aus ELOoffice 8.0 heraus im PDF-Format versendet werden, ohne das Dokument im Archiv umzuwandeln. Die Konvertierung erfolgt während des Sendevorgangs. Dies stellt sicher, dass die Dokumente - in welcher Form sie auch immer im ELOoffice-Archiv liegen - beim Empfänger als PDF-Datei angezeigt werden und so in jedem Fall lesbar sind.
Eine weitere Neuerung ist der lernfähige Ablageassistent, der die Archivierungszeit erheblich verkürzt. Der Anwender erstellt eine Ablagedefinition für eine Dokumentenart, so dass alle weiteren Dokumente dieser Kategorie dann nicht mehr manuell verschlagwortet werden müssen, sondern ihr Ablageziel automatisch finden.
Außerdem verfügt ELOoffice 8.0 jetzt auch über einen einfachen Dia- Vorführmodus. Der Anwender kann eine Liste mit ausgewählten Bildern erstellen und sich diese im Vollbildmodus anzeigen lassen.
Und schließlich umfasst die DMS-Einstiegslösung nun die Möglichkeit, Sprachnotizen zu erstellen und an jedes beliebige Dokument anzubringen. Die Einsatzmöglichkeiten sind hierbei vielfältig: Zum einen können Sprachnotizen als Arbeitsanweisung an das Dokument angehängt werden, zum anderen können sie auf wichtige Umstände hinweisen, die aus dem Dokument selbst nicht ersichtlich sind.
Aktualitätsgarantie für ELOoffice 7.0
Kunden, die von April 2008 bis maximal 90 Tage nach Verfügbarkeit von ELOoffice 8.0 die Vollversion von ELOoffice 7.0 neu erwerben und sich registrieren lassen, erhalten auf Anforderung von der ELO Digital Office GmbH ein kostenloses Update auf das Release 8.0. Berechnet wird lediglich eine Bearbeitungs- und Versandkostenpauschale von EUR 19,90 inklusive MwSt.
Weitere Infos dazu unter: www.elo.com.
Die Anforderungen von Freiberuflern und Kleinunternehmen an eine leistungsfähige Business-Lösung beziehen sich nicht allein auf neueste Technologien, sondern in erster Linie auch auf hohe Benutzerfreundlichkeit. Dies war Grund genug, ELOoffice in Bezug auf den Benutzerkomfort zu optimieren. Nach der Auswertung diverser Usability-Tests präsentiert sich die Benutzeroberfläche nun mit einer übersichtlicheren Menüstruktur. Der Anwender findet sich dadurch im Archiv einfacher und schneller zurecht und kann die Software ohne großen Einarbeitungsaufwand sofort nutzen.
Über die Direktsuche in der Archivansicht bietet die neue Version die Möglichkeit, Dokumente rascher und einfacher wiederzufinden. Sucht ein Anwender alle Dokumente zu einem Begriff, steht ihm die Direktsuche zur Verfügung. In diesem Fall ist es unerheblich, ob sich der Begriff im Dokumenteninhalt oder in den Ablageinformationen befindet - alle Treffer werden aufgelistet.
Mit Sicherheit Kosten sparen
Sind Dokumente digital signiert, so wird die Signatur bei der Archivierung im ELO-Archiv abgelegt. Vor allem bei Rechnungen ist dies unerlässlich, da das Finanzamt den Vorsteuerabzug bei Online-Rechnungen nur dann akzeptiert, wenn diese mit einer digitalen Signatur versehen sind.
Einen höheren Sicherheitsstandard gewährleistet ELOoffice 8.0 durch die Checksummenprüfung. Bei der Archivierung eines Dokumentes wird im Archiv automatisch eine Checksumme über den Dokumenteninhalt gebildet. Mithilfe dieser Information kann später jederzeit nachvollzogen werden, ob ein Dokument manipuliert wurde.
Gewappnet für die Zukunft
Mit PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Dokumente auch in Zukunft lesbar bleiben. ELOoffice 8.0 unterstützt das Format und vereinfacht so ganz erheblich die Konvertierung von Dokumenten für die Langzeitarchivierung. Gesetzliche Anforderungen werden damit eingehalten und digital abgelegte Informationen bleiben über Jahrzehnte hinweg verfügbar.
Zudem können Dokumente aus ELOoffice 8.0 heraus im PDF-Format versendet werden, ohne das Dokument im Archiv umzuwandeln. Die Konvertierung erfolgt während des Sendevorgangs. Dies stellt sicher, dass die Dokumente - in welcher Form sie auch immer im ELOoffice-Archiv liegen - beim Empfänger als PDF-Datei angezeigt werden und so in jedem Fall lesbar sind.
Eine weitere Neuerung ist der lernfähige Ablageassistent, der die Archivierungszeit erheblich verkürzt. Der Anwender erstellt eine Ablagedefinition für eine Dokumentenart, so dass alle weiteren Dokumente dieser Kategorie dann nicht mehr manuell verschlagwortet werden müssen, sondern ihr Ablageziel automatisch finden.
Außerdem verfügt ELOoffice 8.0 jetzt auch über einen einfachen Dia- Vorführmodus. Der Anwender kann eine Liste mit ausgewählten Bildern erstellen und sich diese im Vollbildmodus anzeigen lassen.
Und schließlich umfasst die DMS-Einstiegslösung nun die Möglichkeit, Sprachnotizen zu erstellen und an jedes beliebige Dokument anzubringen. Die Einsatzmöglichkeiten sind hierbei vielfältig: Zum einen können Sprachnotizen als Arbeitsanweisung an das Dokument angehängt werden, zum anderen können sie auf wichtige Umstände hinweisen, die aus dem Dokument selbst nicht ersichtlich sind.
Aktualitätsgarantie für ELOoffice 7.0
Kunden, die von April 2008 bis maximal 90 Tage nach Verfügbarkeit von ELOoffice 8.0 die Vollversion von ELOoffice 7.0 neu erwerben und sich registrieren lassen, erhalten auf Anforderung von der ELO Digital Office GmbH ein kostenloses Update auf das Release 8.0. Berechnet wird lediglich eine Bearbeitungs- und Versandkostenpauschale von EUR 19,90 inklusive MwSt.
Weitere Infos dazu unter: www.elo.com.
