Effizientes und rechtssicheres E-Mail-Management bietet die d.velop AG, Gescher, auf der Basis des d.3-Systems an. Der Fokus des d.3 E-Mail Managements liegt auf einem prozessbezogenen Kontext. Die Ablage der E-Mails erfolgt vorgangsorientiert in virtuellen Aktenstrukturen, die für mehr Transparenz über die Unternehmensabläufe sorgen. Der Anwender findet durch diese strukturierte Art der Ablage sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern und Lieferanten aus seiner Groupware-Anwendung heraus. Die d.velop-Lösung ermöglicht eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallender E-Mails und wird mittels bi-direktionaler Schnittstellen in gängige Groupware-Systeme wie Microsoft Exchange oder Lotus Notes integriert. Recherchiert werden kann sowohl aus der Anwendung als auch über das d.3-System. Die E-Mail-Management-Lösung wandelt die E-Mails und sämtliche Anhänge in langzeitstabile Formate wie TIFF oder PDF um. Auf diese Weise können die Informationen auch noch nach Jahren dargestellt werden, selbst wenn die ursprüngliche Erzeugerapplikation nicht mehr vorhanden ist.
"Die sichere Ablage von E-Mails ist heute kein neues Thema mehr. Die Unternehmen erkennen jetzt aber, wie hilfreich es ist, sämtliche Informationen zu einem Vorgang in einem System zusammengefasst zu archivieren. Das d.3 E-Mail-Management bietet daher nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine bisher unbekannte Überschaubarkeit von Vorgängen und Abläufen", sagt Christoph Pliete, Vorstand der d.velop AG. Auch im Sarbanes-Oxley Act werden solche transparenten Unternehmensprozesse gefordert, wodurch sich für viele Unternehmen neue Ansprüche an den elektronischen Austausch von Dokumenten ergeben. Die Betriebe müssen mit internen Kontrollsystemen beispielsweise dafür sorgen, dass die elektronische Korrespondenz inklusive der Anlagen nach den gesetzlichen und internen Regeln sicher aufbewahrt wird. Speziell auch die Prozesse, die der Unternehmensberichterstattung vorgelagert sind, werden durch die Anforderungen der US-amerikanischen Gesetzgebung formalisiert.
Vielfach wird in Unternehmen und von DMS-Anbietern zwei Lösungsansätze diskutiert, nämlich die Archivierung von Mails direkt nach Eingang beziehungsweise nach deren Bearbeitung. Die d.velop AG empfiehlt ihren Kunden die Archivierung der E-Mails direkt nach deren Eingang auf dem Unternehmensserver, um die geschäftlich relevanten Inhalte sofort revisionssicher abzulegen. "Durch entsprechende Technologien lässt sich sicherstellen, dass SPAM und sonstiger irrelevanter E-Mail-Müll nicht archiviert werden. Die Mails können zudem gleich in einen Bearbeitungsworkflow eingebunden werden, was insgesamt zu einem wirtschaftlicheren Umgang mit E-Mails führt", nennt Christoph Pliete zwei Vorteile dieses Lösungsansatzes.
"Die sichere Ablage von E-Mails ist heute kein neues Thema mehr. Die Unternehmen erkennen jetzt aber, wie hilfreich es ist, sämtliche Informationen zu einem Vorgang in einem System zusammengefasst zu archivieren. Das d.3 E-Mail-Management bietet daher nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine bisher unbekannte Überschaubarkeit von Vorgängen und Abläufen", sagt Christoph Pliete, Vorstand der d.velop AG. Auch im Sarbanes-Oxley Act werden solche transparenten Unternehmensprozesse gefordert, wodurch sich für viele Unternehmen neue Ansprüche an den elektronischen Austausch von Dokumenten ergeben. Die Betriebe müssen mit internen Kontrollsystemen beispielsweise dafür sorgen, dass die elektronische Korrespondenz inklusive der Anlagen nach den gesetzlichen und internen Regeln sicher aufbewahrt wird. Speziell auch die Prozesse, die der Unternehmensberichterstattung vorgelagert sind, werden durch die Anforderungen der US-amerikanischen Gesetzgebung formalisiert.
Vielfach wird in Unternehmen und von DMS-Anbietern zwei Lösungsansätze diskutiert, nämlich die Archivierung von Mails direkt nach Eingang beziehungsweise nach deren Bearbeitung. Die d.velop AG empfiehlt ihren Kunden die Archivierung der E-Mails direkt nach deren Eingang auf dem Unternehmensserver, um die geschäftlich relevanten Inhalte sofort revisionssicher abzulegen. "Durch entsprechende Technologien lässt sich sicherstellen, dass SPAM und sonstiger irrelevanter E-Mail-Müll nicht archiviert werden. Die Mails können zudem gleich in einen Bearbeitungsworkflow eingebunden werden, was insgesamt zu einem wirtschaftlicheren Umgang mit E-Mails führt", nennt Christoph Pliete zwei Vorteile dieses Lösungsansatzes.
