Sortieren Sie noch Papierakten oder arbeiten Sie bereits mit einer digitalen Personalakte und KI-gestützten HR-Prozessen? Die Digitalisierung in der Personalabteilung hat in den vergangenen Jahren einen klaren Schub erlebt – aber noch nicht alle Unternehmen schöpfen das Potenzial aus.
Laut dem permundo Digital HR Report 2024/25, der sich mit der Frage beschäftigt, wie weit ist die Digitalisierung im HR-Bereich fortgeschritten und welche Maßnahmen zur Optimierung der HR-Prozesse umgesetzt werden, nutzen zwar inzwischen bereits 87 % der Unternehmen digitale HR-Softwarelösungen. Doch nur etwa 54 % integrieren diese vollständig in ihre strategischen HR-Prozesse. Hauptgrund dafür ist vor allem, dass die notwendigen Kompetenzen zur Digitalisierung fehlen. Aber auch die Unzufriedenheit mit bestehenden Softwareanwendungen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten weiterhin teils manuell mit Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation – ein Risiko für Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
Dabei – das betont die Studie – kann eine erfolgreiche Digitalisierung der Personalabteilung HR-Verantwortliche bei fast allen strategischen Herausforderungen unterstützen und den Arbeitsalltag entlasten.
Was bedeutet Digitalisierung in der Personalabteilung
Die Digitalisierung in der Personalabteilung umfasst weit mehr als die bloße Übertragung von Papierdokumenten in PDFs. Sie bedeutet, Prozesse zu automatisieren, Daten sicher zu verwalten, Mitarbeiter einzubinden und fundierte Entscheidungen auf Basis valider Personaldaten zu treffen.
Kernstück vieler digitaler HR-Strategien ist die digitale Personalakte, auf die HR-Lösungen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Reporting zugreifen.
Vorteile der Digitalisierung in der Personalabteilung
1. Digitale Personalakte: Alles zentral und sicher gespeichert
Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierablage und bündelt alle relevanten Informationen – von Arbeitsverträgen bis zu Weiterbildungsnachweisen – zentral, datenschutzkonform und jederzeit abrufbar. Das ist besonders bei mobilen Arbeitskonzepten oder mehreren Standorten praktisch.
Praxistipp: Achten Sie auf Lösungen mit DSGVO-konformer Cloudarchivierung, rollenbasiertem Zugriff und Schnittstellen zu Lohn- und Zeiterfassungssystemen.
2. Prozesse automatisieren – Zeit gewinnen
Wiederkehrende Aufgaben wie Lohnmeldungen, Dokumentenerstellung oder das Erinnern an Fristen lassen sich heute vollständig automatisieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Bei der Lohnabrechnung mit der Sage HR Suite sorgt beispielsweise der integrierte Meldeservice dafür, dass Meldungen an Ämter und Krankenkassen auf Knopfdruck automatisiert erstellt und versendet werden. Ebenso bieten viele Lösungen die Möglichkeit, in der Zeiterfassung dokumentierte Fehl- und Arbeitszeiten automatisch in die Lohnabrechnung zu übertragen. Automatisierte Abläufe zählen aufgrund von Zeitersparnis und Prozesssicherheit zu den Hauptzielen der Digitalisierung in der Personalabteilung.
3. Mitarbeiter einbinden – und binden:
Moderne HR-Portale ermöglichen Mitarbeitenden, Urlaub zu beantragen, Gehaltsnachweise herunterzuladen oder persönliche Daten selbst zu aktualisieren. Das entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Prozesse.
2025-Standard: 7 von 10 Unternehmen setzen Self-Services im Bereich Abwesenheitsmanagement und Lohnzugriff erfolgreich ein. Apps erleichtern inzwischen den mobilen Zugang zu Dokumenten und Zeiterfassung. Selbst für Mitarbeiter ohne digitale Arbeitsplatz, wie beispielsweise in der Fertigung oder im Handwerk, gibt es heute sichere und DSGVO-konforme mobile Anwendungen, um die Mitarbeiterkommunikation digital zu gestalten.
4. Künstliche Intelligenz in der HR
Ein großer Trend bei der Digitalisierung in der Personalabteilung ist natürlich auch der Einsatz von KI zur Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung. Ob Fluktuationsprognosen, Recruiting-Optimierung oder Schulungsbedarf – KI hilft, Muster zu erkennen und schnell zu reagieren.
Beispiel: KI-gestützte Systeme unterstützen beim Erstellen von Vertragsdokumenten, erkennen Unstimmigkeiten oder helfen bei der rechtssicheren Kommunikation mit Behörden.
Wichtig: Achten Sie auf Transparenz und DSGVO-Konformität bei der KI-Nutzung.
5. Datenschutz effizient umsetzen
Gerade im HR-Bereich ist der Schutz personenbezogener Daten essenziell. Digitale Systeme bieten technische Standards wie:
Die genannten Vorteile führen dazu, dass die Digitalisierung der Personalabteilung ein wesentliches Ziel erreicht: Der administrative Aufwand für Routineaufgaben sinkt spürbar und HR-Verantwortliche haben mehr Kapazitäten für die Betreuung ihrer Mitarbeiter und deren strategische Weiterentwicklung.
Dennoch sind eben jene Kapazitäten gemeinsam mit Investitionskosten häufig der Grund für den Aufschub der Digitalisierung. Laut permundo-Studie ist der Zeitmangel mit 81 % das größte Hindernis für Digitalisierungsprojekte, obwohl gerade diese langfristig den operativen Alltag entlasten könnten.
Wie digital ist Ihre HR-Abteilung?
Laufen die meisten Ihrer HR-Prozesse bereits digital oder noch manuell und über Excel? Haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf ein HR-Portal mit Self-Service-Funktionen? Sind alle relevanten Personaldaten und -dokumente digital, durchsuchbar und zentral gespeichert? Nutzen Sie bereits KI-gestützte Tools für Bewerbermanagement, Personalentwicklung oder Fluktuationsanalysen?
Digitalisierungspotenzial besteht, wenn die meisten dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet werden. Auch die permundo-Studie offenbart: Zwar setzen bereits fast 90 Prozent der Unternehmen HR Software ein. Dennoch sind nur sieben Prozent (!) mit ihren Anwendungen zufrieden. Hauptgrund dafür sind schlichtweg fehlende HR-Themen in den vorhandenen digitalen HR-Lösungen. So fehlt es vor allem an Digitalen Personalakten (15 Prozent), gefolgt von digitalem Recruiting und Talentmanagement (13 Prozent), digitaler Personalverwaltung und -Planung (11 Prozent) oder digitalen Lösungen für Personalentwicklung und Weiterbildung sowie On- und Offboardinglösungen (je 10 Prozent).
Digitalisierung in der Personalabteilung: Wo fange ich an?
Ein idealer Einstieg in die Digitalisierung in der Personalabteilung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Sie bildet das Rückgrat für viele weitere HR-Prozesse und schafft sofort spürbare Entlastung im Alltag. Statt physischer Ordnerstrukturen oder verstreuter Dokumentenablagen werden alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen an einem zentralen, sicheren Ort digital gespeichert – übersichtlich, durchsuchbar und DSGVO-konform.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Praxistipp:
Starten Sie mit einem klar umrissenen Pilotprojekt – etwa der digitalen Ablage aller aktiven Mitarbeiter – und erweitern Sie Schritt für Schritt. Achten Sie darauf, dass die eingesetzte Lösung skalierbar ist und mit Modulen für Abrechnung, Recruiting und Self-Services ergänzt werden kann. So schaffen Sie ein zukunftssicheres Fundament für die Digitalisierung Ihrer gesamten Personalabteilung.
Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Personalabteilung oder sind auf der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung?
Unsere HR-Experten beraten Sie gerne, welche Lösung zu Ihren Anforderungen passt und wie Sie Ihre Aufgaben effizient und sicher bewältigen können. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
nächster Termin: 07.10.2025 | 10:00 Uhr
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Laut dem permundo Digital HR Report 2024/25, der sich mit der Frage beschäftigt, wie weit ist die Digitalisierung im HR-Bereich fortgeschritten und welche Maßnahmen zur Optimierung der HR-Prozesse umgesetzt werden, nutzen zwar inzwischen bereits 87 % der Unternehmen digitale HR-Softwarelösungen. Doch nur etwa 54 % integrieren diese vollständig in ihre strategischen HR-Prozesse. Hauptgrund dafür ist vor allem, dass die notwendigen Kompetenzen zur Digitalisierung fehlen. Aber auch die Unzufriedenheit mit bestehenden Softwareanwendungen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten weiterhin teils manuell mit Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation – ein Risiko für Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
Dabei – das betont die Studie – kann eine erfolgreiche Digitalisierung der Personalabteilung HR-Verantwortliche bei fast allen strategischen Herausforderungen unterstützen und den Arbeitsalltag entlasten.
Was bedeutet Digitalisierung in der Personalabteilung
Die Digitalisierung in der Personalabteilung umfasst weit mehr als die bloße Übertragung von Papierdokumenten in PDFs. Sie bedeutet, Prozesse zu automatisieren, Daten sicher zu verwalten, Mitarbeiter einzubinden und fundierte Entscheidungen auf Basis valider Personaldaten zu treffen.
Kernstück vieler digitaler HR-Strategien ist die digitale Personalakte, auf die HR-Lösungen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Reporting zugreifen.
Vorteile der Digitalisierung in der Personalabteilung
1. Digitale Personalakte: Alles zentral und sicher gespeichert
Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierablage und bündelt alle relevanten Informationen – von Arbeitsverträgen bis zu Weiterbildungsnachweisen – zentral, datenschutzkonform und jederzeit abrufbar. Das ist besonders bei mobilen Arbeitskonzepten oder mehreren Standorten praktisch.
Praxistipp: Achten Sie auf Lösungen mit DSGVO-konformer Cloudarchivierung, rollenbasiertem Zugriff und Schnittstellen zu Lohn- und Zeiterfassungssystemen.
2. Prozesse automatisieren – Zeit gewinnen
Wiederkehrende Aufgaben wie Lohnmeldungen, Dokumentenerstellung oder das Erinnern an Fristen lassen sich heute vollständig automatisieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Bei der Lohnabrechnung mit der Sage HR Suite sorgt beispielsweise der integrierte Meldeservice dafür, dass Meldungen an Ämter und Krankenkassen auf Knopfdruck automatisiert erstellt und versendet werden. Ebenso bieten viele Lösungen die Möglichkeit, in der Zeiterfassung dokumentierte Fehl- und Arbeitszeiten automatisch in die Lohnabrechnung zu übertragen. Automatisierte Abläufe zählen aufgrund von Zeitersparnis und Prozesssicherheit zu den Hauptzielen der Digitalisierung in der Personalabteilung.
3. Mitarbeiter einbinden – und binden:
Moderne HR-Portale ermöglichen Mitarbeitenden, Urlaub zu beantragen, Gehaltsnachweise herunterzuladen oder persönliche Daten selbst zu aktualisieren. Das entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Prozesse.
2025-Standard: 7 von 10 Unternehmen setzen Self-Services im Bereich Abwesenheitsmanagement und Lohnzugriff erfolgreich ein. Apps erleichtern inzwischen den mobilen Zugang zu Dokumenten und Zeiterfassung. Selbst für Mitarbeiter ohne digitale Arbeitsplatz, wie beispielsweise in der Fertigung oder im Handwerk, gibt es heute sichere und DSGVO-konforme mobile Anwendungen, um die Mitarbeiterkommunikation digital zu gestalten.
4. Künstliche Intelligenz in der HR
Ein großer Trend bei der Digitalisierung in der Personalabteilung ist natürlich auch der Einsatz von KI zur Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung. Ob Fluktuationsprognosen, Recruiting-Optimierung oder Schulungsbedarf – KI hilft, Muster zu erkennen und schnell zu reagieren.
Beispiel: KI-gestützte Systeme unterstützen beim Erstellen von Vertragsdokumenten, erkennen Unstimmigkeiten oder helfen bei der rechtssicheren Kommunikation mit Behörden.
Wichtig: Achten Sie auf Transparenz und DSGVO-Konformität bei der KI-Nutzung.
5. Datenschutz effizient umsetzen
Gerade im HR-Bereich ist der Schutz personenbezogener Daten essenziell. Digitale Systeme bieten technische Standards wie:
- Automatische Löschfristen
- Verschlüsselte Übertragungen
- Rechtemanagement und Audit-Logs
Die genannten Vorteile führen dazu, dass die Digitalisierung der Personalabteilung ein wesentliches Ziel erreicht: Der administrative Aufwand für Routineaufgaben sinkt spürbar und HR-Verantwortliche haben mehr Kapazitäten für die Betreuung ihrer Mitarbeiter und deren strategische Weiterentwicklung.
Dennoch sind eben jene Kapazitäten gemeinsam mit Investitionskosten häufig der Grund für den Aufschub der Digitalisierung. Laut permundo-Studie ist der Zeitmangel mit 81 % das größte Hindernis für Digitalisierungsprojekte, obwohl gerade diese langfristig den operativen Alltag entlasten könnten.
Wie digital ist Ihre HR-Abteilung?
Laufen die meisten Ihrer HR-Prozesse bereits digital oder noch manuell und über Excel? Haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf ein HR-Portal mit Self-Service-Funktionen? Sind alle relevanten Personaldaten und -dokumente digital, durchsuchbar und zentral gespeichert? Nutzen Sie bereits KI-gestützte Tools für Bewerbermanagement, Personalentwicklung oder Fluktuationsanalysen?
Digitalisierungspotenzial besteht, wenn die meisten dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet werden. Auch die permundo-Studie offenbart: Zwar setzen bereits fast 90 Prozent der Unternehmen HR Software ein. Dennoch sind nur sieben Prozent (!) mit ihren Anwendungen zufrieden. Hauptgrund dafür sind schlichtweg fehlende HR-Themen in den vorhandenen digitalen HR-Lösungen. So fehlt es vor allem an Digitalen Personalakten (15 Prozent), gefolgt von digitalem Recruiting und Talentmanagement (13 Prozent), digitaler Personalverwaltung und -Planung (11 Prozent) oder digitalen Lösungen für Personalentwicklung und Weiterbildung sowie On- und Offboardinglösungen (je 10 Prozent).
Digitalisierung in der Personalabteilung: Wo fange ich an?
Ein idealer Einstieg in die Digitalisierung in der Personalabteilung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Sie bildet das Rückgrat für viele weitere HR-Prozesse und schafft sofort spürbare Entlastung im Alltag. Statt physischer Ordnerstrukturen oder verstreuter Dokumentenablagen werden alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen an einem zentralen, sicheren Ort digital gespeichert – übersichtlich, durchsuchbar und DSGVO-konform.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis durch schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen – auch mobil oder im Homeoffice.
- Reduzierter Verwaltungsaufwand, da keine Papierablage, keine doppelte Ablage und keine langwierige Suche mehr nötig ist.
- Rechts- und revisionssichere Archivierung, z. B. mit automatischer Löschung oder Sperrung nach Austritt.
- Bessere Zusammenarbeit: Auch andere berechtigte Personen wie Führungskräfte oder Lohnbuchhaltung können sicher und gezielt auf bestimmte Inhalte zugreifen – ganz ohne E-Mail-Pingpong.
- Grundlage für Automatisierung: Nur wenn Daten und Dokumente digital und strukturiert vorliegen, lassen sich Prozesse wie Abrechnungen, Vertragsänderungen oder On-/Offboarding effizient automatisieren.
Praxistipp:
Starten Sie mit einem klar umrissenen Pilotprojekt – etwa der digitalen Ablage aller aktiven Mitarbeiter – und erweitern Sie Schritt für Schritt. Achten Sie darauf, dass die eingesetzte Lösung skalierbar ist und mit Modulen für Abrechnung, Recruiting und Self-Services ergänzt werden kann. So schaffen Sie ein zukunftssicheres Fundament für die Digitalisierung Ihrer gesamten Personalabteilung.
Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Personalabteilung oder sind auf der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung?
Unsere HR-Experten beraten Sie gerne, welche Lösung zu Ihren Anforderungen passt und wie Sie Ihre Aufgaben effizient und sicher bewältigen können. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
- Kostenfreies Webinar: Digitale Personalakte - Ihr smarter Schritt in die HR-Digitalisierung!
nächster Termin: 07.10.2025 | 10:00 Uhr
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