Seit Anfang 2005 setzen die Verantwortlichen beim Kinderausstatter hauck auf Dokumenten-Management. DocuWare unterstützt sie dabei, zentrale Geschäftsprozesse zu optimieren und die Marktposition des Traditionsunternehmens zu festigen. Bereits im ersten Jahr hat sich die Investition in die Archivlösung amortisiert.
Wenn es um die Ausstattung von Kindern vom Tag ihrer Geburt bis ins Kindergartenalter geht, sind neben Qualitätskriterien auch die Werte, die Kultur und das Image einer Herstellermarke entscheidende Erfolgsfaktoren. „Unsere Entwickler haben beim Design neuer Baby- und Kinderprodukte in den vergangenen Jahren ein ausgezeichnetes Gespür sowohl für die Bedürfnisse der Eltern, als auch für den Zeitgeist entwickelt. Mit der sukzessiven Umstellung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen auf elektronische Informationssysteme werden wir nun auch den steigenden Bedürfnissen unserer Vertriebspartner nach hoher Flexibilität und schnellen Reaktionszeiten gerecht “, erläutert Hans-Jürgen Lutze, IT-Leiter der oberfränkischen hauck GmbH & Co. KG.
Startschuss fiel im Rechnungswesen
Die Anfang 2005 im Rechnungswesen in Betrieb genommene elektronische Archivlösung DocuWare betrachtet Lutze dabei nur als den ersten Schritt. Durchschnittlich 300 Rechnungen und Gutschriften werden täglich via COLD direkt vom auf einer AS/400 laufenden Warenwirtschaftssystem UPOS in den zentralen Dokumenten-Pool übertragen. Etwa 375.000 Altbelege aus den fünf davor Jahren konnten mittels DocuWare ACTIVE IMPORT problemlos in das DocuWare-Archiv übernommen werden. Sachbearbeiter haben so blitzschnellen Zugriff auf ein umfangreiches Altarchiv, die gesetzlichen Vorgaben einer revisionssicheren Archivierung werden erfüllt und durch weniger Raumbedarf erhebliche Kosten eingespart. Bereits im ersten Jahr haben sich, so die Kalkulation der Verantwortlichen, die Investitionen in die Archivlösung amortisiert.
Auftragsbearbeitung als nächster Schritt
Zwei Ausbaustufen stehen für 2006 auf der To-do-Liste: Die elektronische Archivierung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Ähnlich den Rechnungen erfolgt der Export von Auftragsbestätigungen direkt vom ERP-System ins elektronische Archiv. Da Lieferscheine häufig handschriftliche Bemerkungen zu Speditionen, Palettenzahlen oder nicht vorrätiger Ware aufweisen, werden sie mit Barcode versehen eingescannt. Anfragen von Vertriebspartnern lassen sich auf Knopfdruck beantworten und angefragte Dokumente sofort per E-Mail oder Fax versenden.
Das Resümee ein Jahr nach der DocuWare-Einführung fällt durchgängig positiv aus. Sowohl die Erfahrungen der Sachbearbeiter als auch die Resonanz der Partner zeigen, dass mit der Entscheidung zugunsten DocuWare die richtigen Weichen gestellt wurden.
Wenn es um die Ausstattung von Kindern vom Tag ihrer Geburt bis ins Kindergartenalter geht, sind neben Qualitätskriterien auch die Werte, die Kultur und das Image einer Herstellermarke entscheidende Erfolgsfaktoren. „Unsere Entwickler haben beim Design neuer Baby- und Kinderprodukte in den vergangenen Jahren ein ausgezeichnetes Gespür sowohl für die Bedürfnisse der Eltern, als auch für den Zeitgeist entwickelt. Mit der sukzessiven Umstellung von bisher papierbasierten Geschäftsprozessen auf elektronische Informationssysteme werden wir nun auch den steigenden Bedürfnissen unserer Vertriebspartner nach hoher Flexibilität und schnellen Reaktionszeiten gerecht “, erläutert Hans-Jürgen Lutze, IT-Leiter der oberfränkischen hauck GmbH & Co. KG.
Startschuss fiel im Rechnungswesen
Die Anfang 2005 im Rechnungswesen in Betrieb genommene elektronische Archivlösung DocuWare betrachtet Lutze dabei nur als den ersten Schritt. Durchschnittlich 300 Rechnungen und Gutschriften werden täglich via COLD direkt vom auf einer AS/400 laufenden Warenwirtschaftssystem UPOS in den zentralen Dokumenten-Pool übertragen. Etwa 375.000 Altbelege aus den fünf davor Jahren konnten mittels DocuWare ACTIVE IMPORT problemlos in das DocuWare-Archiv übernommen werden. Sachbearbeiter haben so blitzschnellen Zugriff auf ein umfangreiches Altarchiv, die gesetzlichen Vorgaben einer revisionssicheren Archivierung werden erfüllt und durch weniger Raumbedarf erhebliche Kosten eingespart. Bereits im ersten Jahr haben sich, so die Kalkulation der Verantwortlichen, die Investitionen in die Archivlösung amortisiert.
Auftragsbearbeitung als nächster Schritt
Zwei Ausbaustufen stehen für 2006 auf der To-do-Liste: Die elektronische Archivierung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Ähnlich den Rechnungen erfolgt der Export von Auftragsbestätigungen direkt vom ERP-System ins elektronische Archiv. Da Lieferscheine häufig handschriftliche Bemerkungen zu Speditionen, Palettenzahlen oder nicht vorrätiger Ware aufweisen, werden sie mit Barcode versehen eingescannt. Anfragen von Vertriebspartnern lassen sich auf Knopfdruck beantworten und angefragte Dokumente sofort per E-Mail oder Fax versenden.
Das Resümee ein Jahr nach der DocuWare-Einführung fällt durchgängig positiv aus. Sowohl die Erfahrungen der Sachbearbeiter als auch die Resonanz der Partner zeigen, dass mit der Entscheidung zugunsten DocuWare die richtigen Weichen gestellt wurden.
