In Zukunft können die Mitarbeiter des Ministeriums oder der Gerichte direkt vom Arbeitsplatz aus auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.
Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System wurde im Rahmen eines internationalen Projektes der Europäischen Union, dem „Phare Programme“, getroffen. Ziel des Projektes ist es, die Organisation und Prozessabläufe des bulgarischen Justizministeriums zu automatisieren. Alle eingebundenen Standorte sollen künftig mit denselben Standards und auf derselben Ebene arbeiten. Aufgrund der leichten Bedienbarkeit und Administration des Systems fiel die Wahl des bulgarischen Justizministeriums auf DocuWare. Des Weiteren überzeugte, dass sich beliebige Dokumente, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus verschiedenen Quellen gemeinsam elektronisch archivieren lassen. Voraussetzungen für die Entscheidung waren auch die Workflow-Funktionalität des DMS und die Möglichkeit des schnellen Zugriffs auf einen zentralen Dokumenten-Pool. Die gesamte DocuWare-Installation an 150 Standorten wird 600 Concurrent Lizenzen umfassen.
Die Anforderungen an das DMS waren vom Justizministerium klar definiert. Nach Vertragsabschluss wurde der autorisierte DocuWare-Partner in Sofia, die Nemetschek OOD, beauftragt, die vorhandenen Dokumenten-Workflow-Prozesse zu analysieren, die Ablagestrukturen zu definieren, die Software effektiv zu implementieren und Administratoren und Anwender zu schulen. Geplant ist, Justizministerium und Gerichte so zu integrieren, dass alle Zugang zu einem zentralen Dokumenten-Pool haben. Die existierende Oracle-Datenbank lässt sich direkt in DocuWare 5 einbinden.
In einem ersten Schritt werden vorhandene Papierunterlagen mit internen Ressourcen gescannt und dem elektronischen Archiv zugeführt. Dimitar Tzvetanov, leitender Direktor der Registrierungsbehörde des bulgarischen Justizministeriums, begrüßt die neue Lösung: „Durch die elektronische Archivierung aller Unterlagen und den Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool von allen Standorten aus hoffen wir, unsere Arbeitsprozesse stark zu vereinfachen. Unser Ziel ist es, landesweit einen besseren Service in kürzerer Zeit mit weniger Lagerplatz anbieten zu können.“
Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System wurde im Rahmen eines internationalen Projektes der Europäischen Union, dem „Phare Programme“, getroffen. Ziel des Projektes ist es, die Organisation und Prozessabläufe des bulgarischen Justizministeriums zu automatisieren. Alle eingebundenen Standorte sollen künftig mit denselben Standards und auf derselben Ebene arbeiten. Aufgrund der leichten Bedienbarkeit und Administration des Systems fiel die Wahl des bulgarischen Justizministeriums auf DocuWare. Des Weiteren überzeugte, dass sich beliebige Dokumente, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus verschiedenen Quellen gemeinsam elektronisch archivieren lassen. Voraussetzungen für die Entscheidung waren auch die Workflow-Funktionalität des DMS und die Möglichkeit des schnellen Zugriffs auf einen zentralen Dokumenten-Pool. Die gesamte DocuWare-Installation an 150 Standorten wird 600 Concurrent Lizenzen umfassen.
Die Anforderungen an das DMS waren vom Justizministerium klar definiert. Nach Vertragsabschluss wurde der autorisierte DocuWare-Partner in Sofia, die Nemetschek OOD, beauftragt, die vorhandenen Dokumenten-Workflow-Prozesse zu analysieren, die Ablagestrukturen zu definieren, die Software effektiv zu implementieren und Administratoren und Anwender zu schulen. Geplant ist, Justizministerium und Gerichte so zu integrieren, dass alle Zugang zu einem zentralen Dokumenten-Pool haben. Die existierende Oracle-Datenbank lässt sich direkt in DocuWare 5 einbinden.
In einem ersten Schritt werden vorhandene Papierunterlagen mit internen Ressourcen gescannt und dem elektronischen Archiv zugeführt. Dimitar Tzvetanov, leitender Direktor der Registrierungsbehörde des bulgarischen Justizministeriums, begrüßt die neue Lösung: „Durch die elektronische Archivierung aller Unterlagen und den Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool von allen Standorten aus hoffen wir, unsere Arbeitsprozesse stark zu vereinfachen. Unser Ziel ist es, landesweit einen besseren Service in kürzerer Zeit mit weniger Lagerplatz anbieten zu können.“
