Die Inventurdifferenzen im deutschen Einzelhandel sind 2025 auf 5,11 Milliarden Euro gestiegen, ein Plus von 3,2 Prozent. Der Umsatz wuchs im selben Zeitraum um rund 2 Prozent. Für Prävention gab der Handel zusätzlich 1,7 Milliarden Euro aus. So meldete es das EHI Retail Institute im Juni 2026. Bemerkenswert dabei: Weitere 780 Millionen Euro der Differenzen führt das EHI direkt auf organisatorische Mängel zurück, vor allem auf Erfassungs-, Buchungs- und Bewertungsfehler.
Inventurdifferenzen wachsen also schneller als das Geschäft. Für die meisten Händler wird diese Zahl im Januar konkret, wenn die Jahresinventur zeigt, wie weit Buchbestand und tatsächlicher Bestand auseinanderliegen.
Was die Inventur leisten kann und was nicht
Eine Inventur verhindert keinen Diebstahl und keinen Bruch. Sie macht sichtbar, was passiert ist. Wie gut sie das tut, entscheidet aber über die Qualität aller Maßnahmen danach. Eine Differenz, die durch einen Zählfehler entsteht, sieht in der Auswertung genauso aus wie ein echter Verlust. Wer auf dieser Grundlage Präventionsmaßnahmen plant, setzt an der falschen Stelle an.
Drei Ansatzpunkte liegen deshalb beim Händler selbst.
1. Vollständig zählen
Der häufigste Inventurfehler ist nicht die falsch gezählte Menge, sondern der Bereich, den niemand gezählt hat, oder der Bereich, den zwei Teams erfasst haben. Ein vergessenes Lagerregal erzeugt eine Fehlmenge, ein doppelt gezähltes Schaufenster einen Überbestand. Beides verzerrt das Ergebnis.
Mit der COSYS Inventursoftware wird die Zählung in Zählplätze gegliedert. Die Inventurleitung sieht, welche Zählplätze erfasst sind, welche fehlen und welche mehrfach gezählt wurden.
2. Differenzen klären, solange das Team vor Ort ist
Nicht jede Differenz ist ein Verlust. Ein vertauschter Artikel, eine falsche Größe, Ware im Zulauf: Viele Abweichungen lassen sich mit einer gezielten Nachzählung aufklären. Wenn sie am selben Abend erfolgt, bleibt der Aufwand klein. Am nächsten Morgen ist die Filiale geöffnet, Ware wird bewegt, und die Klärung wird unsicher.
Im WebDesk werden Differenzlisten gegen den vorab übernommenen Sollbestand erzeugt, und Nachzählungen werden gezielt für einzelne Bereiche vergeben.
3. Erst prüfen, dann buchen
Wird das Zählergebnis direkt in die Warenwirtschaft übernommen, wandern auch die Fehler hinein. Eine Prüfstufe zwischen Zählung und Buchung trennt Zählfehler von echten Differenzen. Die COSYS Inventursoftware übergibt die Ergebnisse erst nach dieser Prüfung an das ERP, über Schnittstellen bzw. vereinbarte Import- und Exportwege. Jede Zählung bleibt dabei Zählplatz, Benutzer, Gerät und Zeitpunkt zugeordnet. Das unterstützt die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Wirtschaftsprüfer, auch in den Folgejahren.
Die bessere Datengrundlage
Eine sorgfältige Inventur senkt die Inventurdifferenzen nicht von selbst. Sie sorgt dafür, dass die gemessene Differenz die tatsächliche ist. Erst dann lässt sich unterscheiden, welcher Teil aus Diebstahl entsteht, welcher aus Fehlern im Wareneingang, bei Umlagerungen oder an der Kasse. Und welcher Teil schlicht ein Zählfehler war.
Gerade wenn Inventurdifferenzen schneller wachsen als der Umsatz, ist das der Unterschied zwischen einer Zahl für den Jahresabschluss und einer Grundlage für Entscheidungen.
Über COSYS: COSYS unterstützt Händler bei der Inventur mit Software, MDE-Geräten zum Kauf oder zur Miete und Begleitung bis zum geprüften Export ins ERP.
Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventursoftware, Zählplatzkontrolle, Differenzklärung und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.
Inventurdifferenzen wachsen also schneller als das Geschäft. Für die meisten Händler wird diese Zahl im Januar konkret, wenn die Jahresinventur zeigt, wie weit Buchbestand und tatsächlicher Bestand auseinanderliegen.
Was die Inventur leisten kann und was nicht
Eine Inventur verhindert keinen Diebstahl und keinen Bruch. Sie macht sichtbar, was passiert ist. Wie gut sie das tut, entscheidet aber über die Qualität aller Maßnahmen danach. Eine Differenz, die durch einen Zählfehler entsteht, sieht in der Auswertung genauso aus wie ein echter Verlust. Wer auf dieser Grundlage Präventionsmaßnahmen plant, setzt an der falschen Stelle an.
Drei Ansatzpunkte liegen deshalb beim Händler selbst.
1. Vollständig zählen
Der häufigste Inventurfehler ist nicht die falsch gezählte Menge, sondern der Bereich, den niemand gezählt hat, oder der Bereich, den zwei Teams erfasst haben. Ein vergessenes Lagerregal erzeugt eine Fehlmenge, ein doppelt gezähltes Schaufenster einen Überbestand. Beides verzerrt das Ergebnis.
Mit der COSYS Inventursoftware wird die Zählung in Zählplätze gegliedert. Die Inventurleitung sieht, welche Zählplätze erfasst sind, welche fehlen und welche mehrfach gezählt wurden.
2. Differenzen klären, solange das Team vor Ort ist
Nicht jede Differenz ist ein Verlust. Ein vertauschter Artikel, eine falsche Größe, Ware im Zulauf: Viele Abweichungen lassen sich mit einer gezielten Nachzählung aufklären. Wenn sie am selben Abend erfolgt, bleibt der Aufwand klein. Am nächsten Morgen ist die Filiale geöffnet, Ware wird bewegt, und die Klärung wird unsicher.
Im WebDesk werden Differenzlisten gegen den vorab übernommenen Sollbestand erzeugt, und Nachzählungen werden gezielt für einzelne Bereiche vergeben.
3. Erst prüfen, dann buchen
Wird das Zählergebnis direkt in die Warenwirtschaft übernommen, wandern auch die Fehler hinein. Eine Prüfstufe zwischen Zählung und Buchung trennt Zählfehler von echten Differenzen. Die COSYS Inventursoftware übergibt die Ergebnisse erst nach dieser Prüfung an das ERP, über Schnittstellen bzw. vereinbarte Import- und Exportwege. Jede Zählung bleibt dabei Zählplatz, Benutzer, Gerät und Zeitpunkt zugeordnet. Das unterstützt die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Wirtschaftsprüfer, auch in den Folgejahren.
Die bessere Datengrundlage
Eine sorgfältige Inventur senkt die Inventurdifferenzen nicht von selbst. Sie sorgt dafür, dass die gemessene Differenz die tatsächliche ist. Erst dann lässt sich unterscheiden, welcher Teil aus Diebstahl entsteht, welcher aus Fehlern im Wareneingang, bei Umlagerungen oder an der Kasse. Und welcher Teil schlicht ein Zählfehler war.
Gerade wenn Inventurdifferenzen schneller wachsen als der Umsatz, ist das der Unterschied zwischen einer Zahl für den Jahresabschluss und einer Grundlage für Entscheidungen.
Über COSYS: COSYS unterstützt Händler bei der Inventur mit Software, MDE-Geräten zum Kauf oder zur Miete und Begleitung bis zum geprüften Export ins ERP.
Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventursoftware, Zählplatzkontrolle, Differenzklärung und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.
