Die Postbearbeitung ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebes. In der Praxis gibt es sowohl Unternehmen, die auf eine manuelle Postbearbeitung setzten, als auch Unternehmen, die unterstützende Softwarelösungen einsetzen. Die grundlegenden Aufgabenbereiche der Postbearbeitung sind in der Regel gleich und bestehen aus externen Sendungen, die eingehen und intern verbracht werden müssen, internen Sendungen die intern verbracht werden müssen sowie internen Sendungen, die nach extern versandt werden sollen. Die Prozesse, die durchgeführt werden müssen, um alle Sendungen erfolgreich abzuwickeln, unterscheiden sich nach Unternehmensgröße und bevorzugten Arbeitsweisen.
Manuelle Postbearbeitung
Die manuelle Bearbeitung von Post jeglicher Art ist der klassische Weg und wird auch heute noch von einigen Unternehmen eingesetzt. Sendungen werden dabei meistens in vorgedruckten Papierlisten oder Excellisten erfasst und bei Zustellung unterschrieben. Die Vorteile dieser Methode sind:
- geringe Anschaffungskosten
- ältere Mitarbeiter müssen nicht von etwas Neuem überzeugt werden
- sehr einfaches System, eher unkomplizierte Einführung
Wie Sie sich vielleicht schon denken können, bringt die manuelle Postbearbeitung allerdings auch einige Nachteile mit sich, die vor allem bei der Nutzung von Papierlisten ins Gewicht fallen:
- hoher Zeitaufwand für die Pflege
- große Fehleranfälligkeit führt zu Verlust und Verzögerung von Sendungen
- Auswertungen und Nachweise sind im Nachhinein schwierig und zeitaufwendig
- schlechtes Image, wenn man als Unternehmen für Digitalisierung stehen möchte
Digitale Postbearbeitung
Der Nachfolger von Excel- und Papierlisten ist die digitale Erfassung mit einem System aus Software und Hardware. Ein modernes System nutzt dabei mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder MDE-Geräte, um die Sendungen per Scan zu identifizieren und zusätzliche Informationen zu erfassen. Durch die Speicherung aller Daten in einer Datenbank lassen sich die Informationen anschließend übersichtlich darstellen und nachverfolgen. Die Nachteile einer solchen Lösung sind im Wesentlichen die höheren Investitionskosten und der zeitintensivere Projektstart, da in der Regel auch die IT-Abteilung mit eingebunden werden muss.
Der einmalige Invest lohnt sich allerdings, denn die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen für die Meisten:
- Zeitersparnis und Kostensenkung durch schnelle fehlerfreie Prozessabläufe
- schnelle Auswertung und Sendungsverfolgung
- Automatisierung einiger Vorgänge wie zum Beispiel der Benachrichtigungen, wenn eine Sendung eingegangen ist
- Fotodokumentation z. B. bei Schäden
- …
Je nachdem in welchem Umfang die digitale Lösung eingesetzt werden soll, lässt sich diese Liste auch noch lange fortführen.
COSYS Postbearbeitung Software
Mit der COSYS Postbearbeitung Software können kleine, mittlere und große Unternehmen Ihre Postbearbeitung digitalisieren. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung von vielen anderen Projekten und einem fertigen Produkt. Wenn Sie sich für unseren Standard entscheiden, starten Sie bereits ab 79,50€ im Monat! Mehr über unsere Lösung erfahren Sie auf unserer Webseite oder per Kontaktanfrage.
Testen
Wenn Sie sich selbst überzeugen möchten, testen Sie einfach unsere Demo App für Android oder iOS-Geräte. Auf Wunsch setzten wir auch ein eigenes Testsystem auf und senden Ihnen ein Gerät zu.
Manuelle Postbearbeitung
Die manuelle Bearbeitung von Post jeglicher Art ist der klassische Weg und wird auch heute noch von einigen Unternehmen eingesetzt. Sendungen werden dabei meistens in vorgedruckten Papierlisten oder Excellisten erfasst und bei Zustellung unterschrieben. Die Vorteile dieser Methode sind:
- geringe Anschaffungskosten
- ältere Mitarbeiter müssen nicht von etwas Neuem überzeugt werden
- sehr einfaches System, eher unkomplizierte Einführung
Wie Sie sich vielleicht schon denken können, bringt die manuelle Postbearbeitung allerdings auch einige Nachteile mit sich, die vor allem bei der Nutzung von Papierlisten ins Gewicht fallen:
- hoher Zeitaufwand für die Pflege
- große Fehleranfälligkeit führt zu Verlust und Verzögerung von Sendungen
- Auswertungen und Nachweise sind im Nachhinein schwierig und zeitaufwendig
- schlechtes Image, wenn man als Unternehmen für Digitalisierung stehen möchte
Digitale Postbearbeitung
Der Nachfolger von Excel- und Papierlisten ist die digitale Erfassung mit einem System aus Software und Hardware. Ein modernes System nutzt dabei mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder MDE-Geräte, um die Sendungen per Scan zu identifizieren und zusätzliche Informationen zu erfassen. Durch die Speicherung aller Daten in einer Datenbank lassen sich die Informationen anschließend übersichtlich darstellen und nachverfolgen. Die Nachteile einer solchen Lösung sind im Wesentlichen die höheren Investitionskosten und der zeitintensivere Projektstart, da in der Regel auch die IT-Abteilung mit eingebunden werden muss.
Der einmalige Invest lohnt sich allerdings, denn die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen für die Meisten:
- Zeitersparnis und Kostensenkung durch schnelle fehlerfreie Prozessabläufe
- schnelle Auswertung und Sendungsverfolgung
- Automatisierung einiger Vorgänge wie zum Beispiel der Benachrichtigungen, wenn eine Sendung eingegangen ist
- Fotodokumentation z. B. bei Schäden
- …
Je nachdem in welchem Umfang die digitale Lösung eingesetzt werden soll, lässt sich diese Liste auch noch lange fortführen.
COSYS Postbearbeitung Software
Mit der COSYS Postbearbeitung Software können kleine, mittlere und große Unternehmen Ihre Postbearbeitung digitalisieren. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung von vielen anderen Projekten und einem fertigen Produkt. Wenn Sie sich für unseren Standard entscheiden, starten Sie bereits ab 79,50€ im Monat! Mehr über unsere Lösung erfahren Sie auf unserer Webseite oder per Kontaktanfrage.
Testen
Wenn Sie sich selbst überzeugen möchten, testen Sie einfach unsere Demo App für Android oder iOS-Geräte. Auf Wunsch setzten wir auch ein eigenes Testsystem auf und senden Ihnen ein Gerät zu.
