Wenn Agenturen, Beratungsunternehmen oder andere projektorientiert arbeitende Dienstleister den Umstieg von Word, Excel & Co. auf eine Business-Software planen, vergleichen sie häufig vor allem Funktionen und Preise. Aus Sicht erfahrener Berater greift das jedoch zu kurz. Entscheidend ist, ob sich die Software auch an eigene Arbeitsabläufe anpassen lässt – und ob der Anbieter Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen und sinnvoll weiterzuentwickeln.
Ein Ziel, mehrere Tools – und widersprüchliche Daten
Auch 2026 setzen zahlreiche projektorientiert arbeitenden Dienstleister noch immer auf ein
Nebeneinander aus Office-Anwendungen und verschiedener Extra-Tools. Die Folge: Daten
müssen mehrfach eingegeben werden, Auswertungen entstehen aus unterschiedlichen Quellen
und man ist nie ganz sicher, welche Zahl gerade die aktuellste ist.
„Wenn man viele Programme benutzt, um ein Ziel zu erreichen, ist es deutlich komplexer, alle
Daten aktuell zu halten“, sagt Helene Weinberger. Sie begleitet beim Mannheimer
Softwareunternehmen Connectivity seit vielen Jahren Unternehmen bei der Einführung der
Business-Software ConAktiv. Der Wechsel auf eine integrierte Unternehmenslösung schafft für
Unternehmen eine einheitliche Datenbasis. Kunden-, Projekt- oder auch Rechnungsdaten
werden ab sofort nur noch einmal erfasst und stehen anschließend überall dort im
Unternehmen zur Verfügung, wo sie benötigt werden – von der Angebotsstellung über das
Controlling bis zum mobilen Arbeiten unterwegs.
Dass korrekte Auswertungen dann plötzlich auf Knopfdruck verfügbar sind, sorgt bei manchen
im Unternehmen zunächst für Unglauben. „Einige Kunden führen ihre bisherigen Tabellen
anfangs parallel weiter und vergleichen die Ergebnisse“, berichtet Beraterin Helene Weinberger.
„Sie möchten sicher sein, dass die Zahlen stimmen.“ Doch rasch verschwinden Excel-Listen
und Insellösungen endgültig, weil sich in Unternehmen die Erkenntnis durchsetzt: „Jetzt haben
wir alles an einem Ort. Und wenn wir die Zahlen heute ziehen, dann sind sie auch von heute.“
Eine Business-Software funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm
Aus Sicht der erfahrenen Beraterin entscheiden über eine erfolgreiche Software-Einführung
nicht zwingend die Basis-Funktionalitäten. „Jede Business-Software bietet heute die
grundlegenden Prozesse – von der Projektverwaltung bis zur Rechnungsstellung“, sagt sie. „Die
entscheidende Frage ist: Wie gut lassen sich Prozesse an das eigene Unternehmen anpassen?“
Denn jedes Unternehmen arbeitet anders. Manche benötigen eigene
Rechnungsnummernkreise. Angebots- oder Rechnungslayouts müssen an die Corporate
Identity angepasst werden. Wieder andere haben individuelle Freigabeprozesse.
„Eine Business-Software funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm“, erklärt Helene
Weinberger. „Ich gebe nicht einfach nur meine Daten ein und bekomme sie als Formular wieder
heraus. In eine integrierte Unternehmenslösung fließen viel mehr Informationen hinein.“ Deshalb
gehört für sie zur erfolgreichen Einführung vor allem die gemeinsame Analyse der
Arbeitsabläufe. „Manchmal muss man dem Kunden auch helfen herauszufinden, was er
eigentlich braucht“, sagt sie. Manche Wünsche lassen sich direkt über
Konfigurationsmöglichkeiten umsetzen, manche entstehen erst im Gespräch oder werden
gemeinsam weiterentwickelt. Oft zeigt sich dabei auch, dass ein anderer Lösungsweg den
eigentlichen Bedarf besser trifft.
Bei der Business-Software ConAktiv können Anwender bestimmte Einstellungen selbst
vornehmen – etwa individuelle Formularlayouts erstellen, eigene Nummernkreise anlegen oder
die Oberflächen in ConAktiv Mobile anpassen. Für weitergehende Anforderungen unterstützen
erfahrene Berater, bei Bedarf gemeinsam mit den Entwicklern von ConAktiv. Denn die Business
Software wurde von Connectivity in Mannheim selbst entwickelt und wird laufend, auch in
Zusammenarbeit mit den mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt.
Man kauft auch das Gefühl, selbst etwas machen zu können
Gerade die gemeinsame Suche mit den Unternehmen nach der passenden Lösung macht für
Helene Weinberger den Reiz ihrer Arbeit aus. Seit 1998 ist sie Teil von Connectivity – zunächst
als studentische Mitarbeiterin, später in der Entwicklung und heute als Beraterin. „Aus dem, was
ein Kunde sagt, das herauszuhören, was er tatsächlich braucht – und dann eine Lösung zu
finden, bei der er sagt: Genau das habe ich gebraucht“, beschreibt sie als den schönsten Teil
ihrer Arbeit.
Unternehmen, die sich mit dem Umstieg auf eine Business-Software beschäftigen, empfiehlt
sie, nicht allein auf den Lizenzpreis zu schauen. „Man sollte sich Gedanken machen: Was kann
ich später selbst anpassen? Wie gut bekomme ich Hilfe, wenn ich Fragen habe? Sind Updates
inklusive? Und brauche ich für jede Änderung meinen Softwareanbieter oder kann ich vieles
selbst erledigen?“ Denn am Ende, so fasst sie ihre Erfahrung aus zahlreichen
Softwareeinführungen zusammen, gehe es um mehr als um Software. „Man kauft nicht nur eine
Software – sondern man kauft auch das Gefühl, dass man selber etwas machen kann.“
Ein Ziel, mehrere Tools – und widersprüchliche Daten
Auch 2026 setzen zahlreiche projektorientiert arbeitenden Dienstleister noch immer auf ein
Nebeneinander aus Office-Anwendungen und verschiedener Extra-Tools. Die Folge: Daten
müssen mehrfach eingegeben werden, Auswertungen entstehen aus unterschiedlichen Quellen
und man ist nie ganz sicher, welche Zahl gerade die aktuellste ist.
„Wenn man viele Programme benutzt, um ein Ziel zu erreichen, ist es deutlich komplexer, alle
Daten aktuell zu halten“, sagt Helene Weinberger. Sie begleitet beim Mannheimer
Softwareunternehmen Connectivity seit vielen Jahren Unternehmen bei der Einführung der
Business-Software ConAktiv. Der Wechsel auf eine integrierte Unternehmenslösung schafft für
Unternehmen eine einheitliche Datenbasis. Kunden-, Projekt- oder auch Rechnungsdaten
werden ab sofort nur noch einmal erfasst und stehen anschließend überall dort im
Unternehmen zur Verfügung, wo sie benötigt werden – von der Angebotsstellung über das
Controlling bis zum mobilen Arbeiten unterwegs.
Dass korrekte Auswertungen dann plötzlich auf Knopfdruck verfügbar sind, sorgt bei manchen
im Unternehmen zunächst für Unglauben. „Einige Kunden führen ihre bisherigen Tabellen
anfangs parallel weiter und vergleichen die Ergebnisse“, berichtet Beraterin Helene Weinberger.
„Sie möchten sicher sein, dass die Zahlen stimmen.“ Doch rasch verschwinden Excel-Listen
und Insellösungen endgültig, weil sich in Unternehmen die Erkenntnis durchsetzt: „Jetzt haben
wir alles an einem Ort. Und wenn wir die Zahlen heute ziehen, dann sind sie auch von heute.“
Eine Business-Software funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm
Aus Sicht der erfahrenen Beraterin entscheiden über eine erfolgreiche Software-Einführung
nicht zwingend die Basis-Funktionalitäten. „Jede Business-Software bietet heute die
grundlegenden Prozesse – von der Projektverwaltung bis zur Rechnungsstellung“, sagt sie. „Die
entscheidende Frage ist: Wie gut lassen sich Prozesse an das eigene Unternehmen anpassen?“
Denn jedes Unternehmen arbeitet anders. Manche benötigen eigene
Rechnungsnummernkreise. Angebots- oder Rechnungslayouts müssen an die Corporate
Identity angepasst werden. Wieder andere haben individuelle Freigabeprozesse.
„Eine Business-Software funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm“, erklärt Helene
Weinberger. „Ich gebe nicht einfach nur meine Daten ein und bekomme sie als Formular wieder
heraus. In eine integrierte Unternehmenslösung fließen viel mehr Informationen hinein.“ Deshalb
gehört für sie zur erfolgreichen Einführung vor allem die gemeinsame Analyse der
Arbeitsabläufe. „Manchmal muss man dem Kunden auch helfen herauszufinden, was er
eigentlich braucht“, sagt sie. Manche Wünsche lassen sich direkt über
Konfigurationsmöglichkeiten umsetzen, manche entstehen erst im Gespräch oder werden
gemeinsam weiterentwickelt. Oft zeigt sich dabei auch, dass ein anderer Lösungsweg den
eigentlichen Bedarf besser trifft.
Bei der Business-Software ConAktiv können Anwender bestimmte Einstellungen selbst
vornehmen – etwa individuelle Formularlayouts erstellen, eigene Nummernkreise anlegen oder
die Oberflächen in ConAktiv Mobile anpassen. Für weitergehende Anforderungen unterstützen
erfahrene Berater, bei Bedarf gemeinsam mit den Entwicklern von ConAktiv. Denn die Business
Software wurde von Connectivity in Mannheim selbst entwickelt und wird laufend, auch in
Zusammenarbeit mit den mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt.
Man kauft auch das Gefühl, selbst etwas machen zu können
Gerade die gemeinsame Suche mit den Unternehmen nach der passenden Lösung macht für
Helene Weinberger den Reiz ihrer Arbeit aus. Seit 1998 ist sie Teil von Connectivity – zunächst
als studentische Mitarbeiterin, später in der Entwicklung und heute als Beraterin. „Aus dem, was
ein Kunde sagt, das herauszuhören, was er tatsächlich braucht – und dann eine Lösung zu
finden, bei der er sagt: Genau das habe ich gebraucht“, beschreibt sie als den schönsten Teil
ihrer Arbeit.
Unternehmen, die sich mit dem Umstieg auf eine Business-Software beschäftigen, empfiehlt
sie, nicht allein auf den Lizenzpreis zu schauen. „Man sollte sich Gedanken machen: Was kann
ich später selbst anpassen? Wie gut bekomme ich Hilfe, wenn ich Fragen habe? Sind Updates
inklusive? Und brauche ich für jede Änderung meinen Softwareanbieter oder kann ich vieles
selbst erledigen?“ Denn am Ende, so fasst sie ihre Erfahrung aus zahlreichen
Softwareeinführungen zusammen, gehe es um mehr als um Software. „Man kauft nicht nur eine
Software – sondern man kauft auch das Gefühl, dass man selber etwas machen kann.“
