Der pdfaPilot der callas software GmbH ist unmittelbar nach der Veröffentlichung des neuen Normteils PDF/A-2 durch die Internationale Organisation für Standardisierungen (ISO) auf dem neuesten Stand. Denn die Software ist eines der ersten Werkzeuge, mit denen Anwender die Features nutzen können, die mit PDF/A-2 möglich sind - sowohl bei der Konvertierung als auch bei der Validierung von ISO-standardkonformen PDF/A-Dateien für die Langzeitarchivierung. "Unternehmer und Verantwortliche in Behörden können beispielsweise ihre zusammenhängenden Office-Dokumente übersichtlicher als zuvor in Form von elektronischen Akten langfristig verfügbar machen", erklärt Olaf Drümmer, Geschäftsführer von callas Software.
Durch das Zulassen sogenannter Container haben Anwender die Option, in verschiedenen Formaten erstellte Dokumente zu einer elektronischen Akte in Form von PDF-Collections zusammenzufügen. Gleichzeitig können sie sicherstellen, dass die Akte über Jahre hinweg lesbar bleibt. Denn der pdfaPilot fügt die mit MS Office oder OpenOffice erstellten Dateien nicht nur in einem PDF-Container zusammen und unterstützt Formate aus MS Visio, MS Project und MS Publisher. Er konvertiert sie sogar in eine PDF/A-Datei. Zusätzlich generiert die Software bei Bedarf ein Inhaltsverzeichnis, in dem auf die einzelnen Dokumente mit Texten, Tabellen oder Bildern verlinkt wird.
Zum Öffnen und Lesen bedarf es lediglich eines PDF-Readers. Prädestinierte Einsatzgebiete sind Kredit- oder Versicherungsakten, aber auch Projektakten, etwa im Konstruktionsbereich. Darüber hinaus wird die Archivierung von E-Mails erleichtert. Anhänge - im Original zum Beispiel Word-Dateien, im Archiv dann PDF/A-Dateien - lassen sich separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren.
PDF/A-2 ermöglicht es, ein und dieselbe PDF-Seite in unterschiedlichen Ebenen anzuzeigen. Durch die Unterstützung dieses Merkmals können zum Beispiel mehrsprachige Inhalte in einer PDF-Datei zusammengefasst und entsprechend betrachtet werden. So hat der Anwender die Option, mit der Ebenenfunktion problemlos zwischen der englischen, französischen und chinesischen Version eines mehrsprachigen Handbuchs zu wechseln. Auch andere Inhalte lassen sich auf diese Art ein- und ausblenden. Bei Gebäudeplänen könnten dies die Elektrik oder Wasserversorgung sein.
Der pdfaPilot unterstützt alle Konformitätslevel von PDF/A-2. Dazu gehört - neben dem Basislevel "b" und der erweiterten Stufe "a" - auch PDF/A-2u (Unicode). Dieses stellt weniger umfangreiche Anforderungen als das level "a", sorgt aber dafür, dass die PDF-Dateien durchsuchbar und die Textinhalte ohne Umwege kopierbar und extrahierbar sind. Sonderzeichen werden richtig wiedergegeben. Gleichzeitig können OpenType-Fonts ohne Konvertierung in einen anderen Font eingebettet werden.
Das Update auf die aktuelle Version ist für Lizenzinhaber kostenfrei. Eine Demoversion steht unter www.callassoftware.com kostenlos zur Verfügung.
Durch das Zulassen sogenannter Container haben Anwender die Option, in verschiedenen Formaten erstellte Dokumente zu einer elektronischen Akte in Form von PDF-Collections zusammenzufügen. Gleichzeitig können sie sicherstellen, dass die Akte über Jahre hinweg lesbar bleibt. Denn der pdfaPilot fügt die mit MS Office oder OpenOffice erstellten Dateien nicht nur in einem PDF-Container zusammen und unterstützt Formate aus MS Visio, MS Project und MS Publisher. Er konvertiert sie sogar in eine PDF/A-Datei. Zusätzlich generiert die Software bei Bedarf ein Inhaltsverzeichnis, in dem auf die einzelnen Dokumente mit Texten, Tabellen oder Bildern verlinkt wird.
Zum Öffnen und Lesen bedarf es lediglich eines PDF-Readers. Prädestinierte Einsatzgebiete sind Kredit- oder Versicherungsakten, aber auch Projektakten, etwa im Konstruktionsbereich. Darüber hinaus wird die Archivierung von E-Mails erleichtert. Anhänge - im Original zum Beispiel Word-Dateien, im Archiv dann PDF/A-Dateien - lassen sich separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren.
PDF/A-2 ermöglicht es, ein und dieselbe PDF-Seite in unterschiedlichen Ebenen anzuzeigen. Durch die Unterstützung dieses Merkmals können zum Beispiel mehrsprachige Inhalte in einer PDF-Datei zusammengefasst und entsprechend betrachtet werden. So hat der Anwender die Option, mit der Ebenenfunktion problemlos zwischen der englischen, französischen und chinesischen Version eines mehrsprachigen Handbuchs zu wechseln. Auch andere Inhalte lassen sich auf diese Art ein- und ausblenden. Bei Gebäudeplänen könnten dies die Elektrik oder Wasserversorgung sein.
Der pdfaPilot unterstützt alle Konformitätslevel von PDF/A-2. Dazu gehört - neben dem Basislevel "b" und der erweiterten Stufe "a" - auch PDF/A-2u (Unicode). Dieses stellt weniger umfangreiche Anforderungen als das level "a", sorgt aber dafür, dass die PDF-Dateien durchsuchbar und die Textinhalte ohne Umwege kopierbar und extrahierbar sind. Sonderzeichen werden richtig wiedergegeben. Gleichzeitig können OpenType-Fonts ohne Konvertierung in einen anderen Font eingebettet werden.
Das Update auf die aktuelle Version ist für Lizenzinhaber kostenfrei. Eine Demoversion steht unter www.callassoftware.com kostenlos zur Verfügung.
