Die jüngste Änderung des Bundeszentralregistergesetzes zum erweiterten Führungszeugnis von Kinder- und Jugendbetreuern soll – durch Aufführung auch geringfügiger relevanter Verurteilungen – Missbrauchsfällen vorbeugen helfen, stellt Jugendvereine aber auch vor große Probleme, was die gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente anbelangt. Das erste Komplettsystem für die digitale Archivierung „BvLArchivio“ ( http://www.BvLArchivio.com ) ermöglicht es nun auf einfache und kostengünstige Weise, Sicherheitslücken gar nicht erst entstehen zu lassen.
„Insofern nicht nur haupt- und nebenberufliche Mitarbeiter von der Regelung betroffen sind, sondern alle, die sich in der Jugendarbeit engagieren, ist mit einer wahren Flut an Dokumenten zu rechnen, die höchst vertrauliche Daten enthalten“, erläutert Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer der BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH, die den „BvLArchivio“ entwickelt hat. „Man denke nur an die unzähligen Betreuer, Übungs- und Fahrtenleiter, Trainer und Zivildienstleistenden. Oft wenig erfahren im Umgang mit hochsensiblen Dokumenten, besteht aber gerade bei Vereinen die Gefahr von Fehlern und Verstößen, die erhebliche Schadensersatzforderungen nach sich ziehen können.“
Datenschutz per „Plug and play“
Ralph-Norman von Loesch empfiehlt Vereinen und Verbänden gerade im Zusammenhang mit der jüngst in Kraft getretenen Neuregelung über wirksamen Datenschutz nachzudenken. Der „BvLArchivio“ sei hierbei ein sinnvoller Baustein: „Anders als bei einfachen abschließbaren Behältnissen oder Sonderakten, die besonders sensible Unterlagen in verschlossenen Kuverts enthalten, aber nur unzureichend vor der Einsichtnahme durch Dritte schützen, werden mit ‚BvLArchivio’ Dokumente digitalisiert, verschlüsselt und für Unbefugte absolut unzugänglich aufbewahrt.“
Das weltweit erste Fertigbox-System für die revisionssichere digitale Archivierung kommt dabei ohne Software-Installationen und EDV-Schulungen aus und ist damit kostengünstig. Nach dem Prinzip „Plug and play“ wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich.
Ohne Nachbearbeitung – einfach und schnell
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordnern fassen können. Jedes einzelne Archiv, also auch das für die Akten der Mitarbeiter und Ehrenamtlichen samt ihren Führungszeugnissen, ist durch einen besonderen Zugang geschützt. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan – eine Teil- oder Volltext-Verschlagwortung erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung. Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im Langzeitarchivformat „PDF-a“.
BvLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit auch allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben – ein umfassender Service des Herstellers ist inklusive.
„Insofern nicht nur haupt- und nebenberufliche Mitarbeiter von der Regelung betroffen sind, sondern alle, die sich in der Jugendarbeit engagieren, ist mit einer wahren Flut an Dokumenten zu rechnen, die höchst vertrauliche Daten enthalten“, erläutert Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer der BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH, die den „BvLArchivio“ entwickelt hat. „Man denke nur an die unzähligen Betreuer, Übungs- und Fahrtenleiter, Trainer und Zivildienstleistenden. Oft wenig erfahren im Umgang mit hochsensiblen Dokumenten, besteht aber gerade bei Vereinen die Gefahr von Fehlern und Verstößen, die erhebliche Schadensersatzforderungen nach sich ziehen können.“
Datenschutz per „Plug and play“
Ralph-Norman von Loesch empfiehlt Vereinen und Verbänden gerade im Zusammenhang mit der jüngst in Kraft getretenen Neuregelung über wirksamen Datenschutz nachzudenken. Der „BvLArchivio“ sei hierbei ein sinnvoller Baustein: „Anders als bei einfachen abschließbaren Behältnissen oder Sonderakten, die besonders sensible Unterlagen in verschlossenen Kuverts enthalten, aber nur unzureichend vor der Einsichtnahme durch Dritte schützen, werden mit ‚BvLArchivio’ Dokumente digitalisiert, verschlüsselt und für Unbefugte absolut unzugänglich aufbewahrt.“
Das weltweit erste Fertigbox-System für die revisionssichere digitale Archivierung kommt dabei ohne Software-Installationen und EDV-Schulungen aus und ist damit kostengünstig. Nach dem Prinzip „Plug and play“ wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich.
Ohne Nachbearbeitung – einfach und schnell
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordnern fassen können. Jedes einzelne Archiv, also auch das für die Akten der Mitarbeiter und Ehrenamtlichen samt ihren Führungszeugnissen, ist durch einen besonderen Zugang geschützt. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan – eine Teil- oder Volltext-Verschlagwortung erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung. Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im Langzeitarchivformat „PDF-a“.
BvLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit auch allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben – ein umfassender Service des Herstellers ist inklusive.
