Auch im Bereich der Sammelrechnungen für rund 8.000 Kunden, die mit der Osianderschen Kundenkarte bargeldlos auf Rechnung oder per Bankeinzug zahlen, konnte die elektronische Archivierung reibungslos realisiert werden. Insgesamt werden zwischen 3.000 und 4.500 Sammelrechnungen direkt im TIFF-Format vollautomatisch abgelegt. Die Kundennummern und Stammdaten dienen dabei als Indizes, sodass sich die Belege zu jedem Zeitpunkt in Sekundenschnelle wieder aufrufen lassen.
Bei der Erfassung der circa 80.000 Eingangsrechnungen setzt Osiander auf das DocuWare-Zusatzmodul ACTIVE IMPORT: Nach dem Scannen liest die Software relevante Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Datum korrekt aus. Ein Barcode, mit dem jede Rechnung schon im Posteingang versehen wird, erleichtert als eindeutige Belegnummer die spätere Zuordnung nach dem Scannen und die Verbindung der Rechnung mit zusätzlichen Indexbegriffen aus der externen Buchhaltungsdatenbank. „Die Produktivitätssteigerung durch die Vermeidung von Erfassungsfehlern und den Wegfall manueller Eingaben hat sich sehr positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter ausgewirkt“, beschreibt Thomas Reif, Leiter Service Center/Rechnungswesen bei der Osianderschen Buchhandlung, die Vorteile der neuen Software. Nicht zuletzt sind auch die 13 Osiander-Filialen an das Dokumentenmanagement-System angeschlossen. Die Tagesabschlüsse aller 45 Kassen werden – ebenfalls über ACTIVE IMPORT – automatisch in DocuWare archiviert. Durch die Einführung der Software entfällt damit ein Arbeitsaufwand von 45 Minuten täglich, der für Kassenabschluss, Ausdruck und die manuelle Ablage notwendig war. „Die Übersicht über die täglichen Bareinnahmen per Knopfdruck erleichtert unsere Kalkulation“, ergänzt Thomas Reif.
Im Projekt wurden zahlreiche individuelle Anpassungen durch den ALOS-Projektsupport an die organisatorischen und IT-Anforderungen von Osiander realisiert. Dies belegt zum einen die Flexibilität der Software, zum anderen aber auch die hohe Kompetenz des Systemhauses ALOS. Aufgrund der positiven Erfahrungen und schnellen Projektergebnisse plant Osiander in Kürze weitere Schritte mit ALOS, wie zum Beispiel die Einbindung von Verträgen, E-Mails und des Schriftverkehrs in das DMS. Auch eine Verknüpfung mit dem Warenwirtschaftssystem und der Versand von elektronischen Rechnungen stehen noch auf der Agenda.
Über Osiandersche Buchhandlung:
Die Osiandersche Buchhandlung wurde 1596 gegründet und ist heute die älteste Universitätsbuchhandlung Deutschlands. Osiander ist ein unabhängiges und eigentümergeführtes Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und Buchhandlungen in Tübingen, Baden-Baden, Böblingen, Heilbronn, Konstanz, Reutlingen, Rottenburg, Speyer, VS-Villingen und VS-Schwenningen.
In 2006 wurde Osiander vom Wirtschaftsministerium Baden-Württembergs als Dienstleister des Jahres 2006 in der Sparte „Vorbildliche Kundenfreundlichkeit“ ausgezeichnet.