Das einzuscannende Beleggut umfasst die gesamte mögliche Palette an Belegarten. Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Reisekostenabrechnungen, Rechnungen und Quittungen sowie vieles mehr. Das Digitalisieren sowie die Indexierung und Nachbearbeitung erfolgt mit DocuWare. Gescannt wird mit Hochleistungs-Scannern von Böwe Bell+Howell sowie zusätzlichen Flachbett-Modellen. Auch diese entsprechen dem Kriterium der einfachen Bedienbarkeit. Abgearbeitet werden die Belege per Stapelverarbeitung. In diesem Prozess werden sowohl unterschiedliche Papierformate sowie auch qualitativ unterschiedliche Dokumente verarbeitet. Auch Farb- und Schwarz-weiß-Belege kommen gemischt auf die Scanner: "Das erspart das aufwändige sowie für die Mitarbeiter eventuell schwierige Vorsortieren", erläutert Rupperti. Optimale Scannergebnisse liefert zusätzlich die Software Kofax VirtualReScan (VRS), welche in DocuWare integriert wurde und mangelhafte Bilder sofort im Verarbeitungsprozess korrigiert.
OCR for AnyDoc kommt zum Einsatz, wenn aus den Belegen Daten erfasst werden sollen. Dies geschieht mit höchster Qualität und automatischer Überprüfung der erfassten Daten durch das System. Von großem Vorteil ist, dass die ausgelesenen Daten direkt in die Zielsysteme der Kunden eingespielt werden und dort direkt weiter verarbeitet werden können. Hierzu ist vor allem eine Schnittstelle zu SAP wichtig.
Auftraggeber der Scann- und Archivierungsabteilung sind Banken, Versicherungen und große Organisationen im Großraum Frankfurt. Da deren Aufträge und Anforderungsprofile auch schon mal kurzfristge Anpassungen erfordern, vertrauen die Praunheimer Werkstätten auch in diesem Punkt auf die Experten von ALOS. "So sind wir in der Lage, praktisch jeden Auftrag in diesem Bereich anzunehmen", so Rupperti. Die Kunden unterstützten mit der Beauftragung der Praunheimer Werkstätten nicht nur ein sozial anerkanntes Projekt, sondern profitieren auch von finanziellen Vorteilen: Hierzu gehören ein reduzierter Mehrwertsteuersatz sowie die Verrechung der Ausgleichsabgabe. Hannelore Wegener, die für das Marketing und als Ansprechpartnerin für das Dienstleistungsangebot zuständig ist: "Unsere Stärke liegt in der Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Die Beschäftigten sind stolz auf ihre Leistung. Wir sind froh, ihnen mit den Lösungen von ALOS die Voraussetzungen für eine solche Chance bieten zu können."