Türöffner für Rationalisierung: Kosten senken durch den Einsatz von Portalen

(PresseBox) ( Frankfurt, )
Türöffner für Rationalisierung: Kosten senken durch den Einsatz von Portalen

Von Thomas Rauch, BearingPoint GmbH

Knappe Kassen und starker Wettbewerb sind kein neues Phänomen. Aber gerade im heutigen internationalen Umfeld stehen die Unternehmen unter einem permanenten Verbesserungsdruck der internen Abläufe. Ein effizientes Mitarbeiter- und Informationsmanagement kann dabei einen entscheidenden Beitrag zur Reduktion der Kosten und zur Realisierung eines strategischen Vorsprungs vor der Konkurrenz liefern.

Aber wie steht es um den Prozess der Informationsverarbeitung in der Praxis? In den internen Unternehmensnetzwerken herrscht häufig eine schier unüberschaubare Informationsflut. Die Mängelliste erstreckt sich von der Gliederung und Strukturierung über die Zugänglichkeit und Verfügbarkeit bis zur Qualität und Pflege der Datenmengen. Daneben müssen die Mitarbeiter oft eine Vielzahl von verschiedenen Applikationen und Werkzeugen nutzen, um ihre täglich anfallenden Tätigkeiten zu erledigen. Für die meisten dieser Anwendungen müssen mehrfache Anmeldeprozeduren durchgeführt werden, danach die für einen konkreten Job relevanten Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zusammengesucht und gebündelt werden. Erst dann kann die eigentliche Arbeit beginnen. Nach der Bearbeitung verläuft die Prozesskette wieder in die umgekehrte Richtung. Interne Controlling- und Accounting Prozesse werden teuer und zeitraubend, ein effizientes Forecasting und Budgeting verschlingt enorme finanzielle und zeitliche Ressourcen.

Portal-Technologie sorgt für Effizienz
Enterprise Portale bieten die technologische Lösung zur Verbesserung des Informationsmanagements. Ein Portal ist entgegen eines häufigen Missverständnisses keine Intranet-Homepage und keine Office-Anwendung für operative Tätigkeiten. Es ist eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform zur Integration verschiedener Anwendungen mit einer einheitlichen, webbasierten Oberfläche und lediglich einer Autorisationsprozedur für die Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens. Sowohl Mitarbeiter als auch Manager können ihre täglichen operativen und administrativen Aktivitäten über ein solches Portal erledigen. Das Portal greift dabei auf unterschiedliche interne und externe Datenquellen zu. Im Gegensatz zur bisherigen Praxis müssen dabei nicht verschiedene Programme einzeln gestartet werden. Vielmehr fungieren diese als integraler Bestandteil des Portals.

Neben dem reinen Informationsmanagement erfassen Portale auch die für die Mitarbeiter individuell wichtigen Prozesse. Durch die Personalisierung erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die für ihn relevant sind. Diese kann er von jedem Ort zu jeder Zeit via Intranet oder Internet abrufen. Diese Lösung bietet neben einem besseren Service für die Mitarbeiter und Manager auch eine erhebliche Zeitersparnis bei Routinejobs.

Portale sind kein Selbstzweck
Das Nutzenpotential von Portallösungen erschließt sich über zwei Hauptebenen. Unter sogenannten „Hard facts“ versteht man direkt dem Portal zurechenbare Kostenreduktionen: Die Pflege verschiedener Intranet-Homepages entfällt, stattdessen beschränkt sich der Administrationsaufwand auf eine einheitliche Oberfläche. Die dafür benötigten Fachkräfte konzentrieren sich auf die Redaktion des Portals. Der im Vergleich zu einer firmenweiten ERP-Lösung deutlich reduzierte Schulungsaufwand trägt ebenfalls zu einer Senkung der Kosten bei. Dies beruht vor allem auf einer webbasierten intuitiven Benutzerführung. Ein weiterer Aspekt ist die Standardisierung der Software innerhalb des Unternehmens bzw. Konzerns. Mit der Linearisierung der IT-Landschaft auf eine einzige Integrationsplattform verringert sich die Anzahl der benötigten Server und der heterogenen Anwendungsinseln. Eine dramatische Senkung der Instandhaltungskosten geht damit einher.

Im Bereich der „Soft Facts“, der nicht eindeutig zurechenbaren Kosteneinsparungen, dominiert die Optimierung der internen Prozesse. Im Zuge der Integration in das Portal lösen elektronische bisher papierbasierte Prozesse ab und führen zu einer beschleunigten Abwicklung. Nutzen stiften zudem die Bündelung und Gliederung der Informationen innerhalb des Portals: Die Mitarbeiter finden Informationen, statt sie nur zu suchen. Die einheitliche Präsentation der verschiedenen Unternehmensbereiche und deren Mitarbeiter innerhalb des Portals führt in der Praxis zu einer besseren Identifikation mit dem jeweiligen Bereich, die meist in eine größere Arbeitszufriedenheit mündet. Auch der deutlich verbesserte Service für die Mitarbeiter durch die schnelle und umfassende Bereitstellung der für sie wichtigen Informationen trägt dazu bei. Die positiven Auswirkungen dieser Zufriedenheit - geringere Fluktuation, reduzierte Fehlzeiten usw. - können allerdings nur sehr schwer erfasst werden. Wie lassen sich resultierende Kostenersparnisse also quantifizieren und zuordnen?

Wie misst man das nicht Messbare?
BearingPoint hat sich für einen pragmatischen Ansatz entschieden und anhand fallspezifischer ROI-Berechnungen versucht, neben den recht einfach operationalisierbaren „Hard Facts“ gerade auch die schwer zu isolierenden Wirkungen der „Soft Facts“ zu erfassen. Bei einer europaweiten Portaleinführung in einem Großunternehmen mit 10.000 Usern konnten die Berater bei konservativer Festlegung der Prämissen einen Return on Investment von 25 % auf die Gesamtprojektkosten von 7 Mio. Euro über die gesamte Betriebsdauer errechnen. Berechnungsbasis bildete die Annahme einer vierjährigen Betriebsdauer und einer Realisierung von nur 50 % der angestrebten Kostenreduktionen bzw. Prozessoptimierungen. Legte man die prognostizierten Ziele und Erwartungen der Roadmap zugrunde, so ergab sich ein Return on Investment von über 60 %. Dieser Wert deckt sich auch mit Erfahrungen der Praxis.

Portalprojekte erschließen Einsparpotentiale. Dennoch sind sie weder billig noch kurzfristig umsetzbar. Welche Bedingungen müssen also erfüllt sein, um Enterprise Portale erfolgreich einzuführen und damit Investitionen zu rechtfertigen? Die grundlegende Erkenntnis lautet: Nicht die technische Umsetzung der Kundenvorstellungen, sondern vielmehr die Content Management und Change Management-Ebene müssen im Mittelpunkt stehen. Es muss genau der Inhalt, den die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen, im Portal abrufbar sein. Des weiteren müssen alle Meinungsbildner im Unternehmen in das Projekt eingebunden werden. Schließlich steht und fällt ein Portalprojekt mit seiner Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. Die Kommunikation des Projektnutzens in die Organisation hinein ist deshalb für den Erfolg eines Portals von entscheidender Bedeutung. Dies muss sich auch im Zeit- und Budgetrahmen widerspiegeln.

Ende der Entwicklung noch nicht in Sicht
Ein Portal als Kommunikations- und Informationsinstrument kann langfristig zur Sicherung der Marktstellung des Unternehmens beitragen. Dabei ist die Nutzung als Kommunikationsplattform nur der erste Schritt. Weitere personalwirtschaftliche Prozesse wie das Recruitment von Mitarbeitern, das Reise- und Trainingsmanagement sind neben dem Employee Self Service jederzeit integrierbar. Langfristiges Ziel ist die Erweiterung des internen portalgestützten Informationsmanagements zu einer eCollaboration. Hierunter versteht man den intensiven Austausch von Informationen und die schnelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern. So kann ein Unternehmen den in immer kürzeren Zyklen auftretenden Veränderungen der Unternehmensumwelt und dem stetig steigenden Informationsbedarf effektiv begegnen. Technisch sind bereits sprachgesteuerte, mobile Lösungen möglich. Mit UMTS, WLAN und Co. steht der nächste Quantensprung in diesem Bereich bereits vor der Tür.

Über BearingPoint

BearingPoint Deutschland ist Mitglied der BearingPoint, Inc. Gruppe. BearingPoint, vormals KPMG Consulting, bietet als eine der weltweit größten Consultingfirmen Unternehmensberatung, Systemintegration und Managed Services für die 2000 weltweit führenden Unternehmen, für mittelständische Unternehmen sowie für Organisationen der öffentlichen Hand an. Wir entwickeln Business- und Technologie-Strategien, System-Design und –Architektur; wir implementieren Anwendungen, stellen Netzwerk-Infrastruktur bereit und führen Systemintegration wie auch Managed Services durch. Unser Dienstleistungsangebot ist darauf ausgelegt, unsere Kunden darin zu unterstützen, ihren Umsatz zu steigern, Kosten zu reduzieren und durch den Zugriff auf die notwendigen Informationen ihr Geschäft zeitgerecht zu steuern. Der weltweite Hauptsitz von BearingPoint befindet sich in McLean, Virginia. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Unternehmens unter www.BearingPoint.com oder unter www.bearingpoint.de.


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Diese Pressemitteilung enthält zukunftsorientierte Geschäftsprognosen bezüglich unseres Unternehmens, die auf unseren derzeitigen Erwartungen, Schätzungen und Projektionen beruhen. Wörter wie zum Beispiel „erwarten“, „beabsichtigen“, „planen“, „projektieren“, „glauben“, „schätzen“ und ähnliche Ausdrücke identifizieren diese Prognosen. Diese Angaben sind keine Garantie für zukünftige Leistungen. Es handelt sich um Risiken, Unsicherheiten und Annahmen, die schwer vorherzusagen sind. Prognosen beruhen auf Annahmen bezüglich zukünftiger Ereignisse, die sich unter Umständen nicht als richtig erweisen. Die tatsächlichen Ergebnisse und Resultate unterscheiden sich unter Umständen erheblich von den in diesen Angaben genannten und projektierten Ergebnissen. Diese Angaben gelten daher nur für das Datum der Prognosen. Wir übernehmen keine Verpflichtung, diese Prognosen aufgrund von neuen Informationen, zukünftigen Ereignissen u.ä. öffentlich zu aktualisieren oder zu revidieren. Unsere tatsächlichen Ergebnisse unterscheiden sich unter Umständen aus mehreren Gründen von den Prognosen, wie zum Beispiel Geschäftsentscheidungen unserer Kunden bezüglich des Einsatzes unserer Dienstleistungen, Timing der Projekte und deren Fertigstellung, die Verfügbarkeit von talentierten Mitarbeitern, die unsere Dienstleistungen anbieten, die Frequenz, mit der sich Technologien ändern, die Stärke unserer gemeinsamen Marketing-Beziehungen und die Tätigkeit unserer Konkurrenz. Zusätzlich können wirtschaftliche und politische Bedingungen im In- und Ausland diese Prognosen beeinflussen. Für einen detaillierteren Diskurs dieser Faktoren, siehe Exhibit 99.1 in unserem Formular 10-Q für das Quartal, das zum 30. September 2002 abgeschlossen wurde.

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Golin/Harris B&L GmbH
Matthias Link
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