IWiG – Drei Hebel für besseres Prozessmanagement in Kliniken

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft - Die Geheimnisse von Workflow-Management

Fehlende Patientenunterlagen bei der Aufnahme, zu viele oder zu wenige Informationen bei der Übergabe zum Schichtwechsel, fehlende Abstimmung von gemeinsamen Terminkalendern – Pflegekräfte kennen diese Situationen nur zu gut.

Zeitanalysen zeigen: Ein erheblicher Teil des Arbeitstages geht nicht in die Patientenversorgung, sondern in Dokumentations- und Korrekturarbeiten. Etwa 20% der Zeit entfällt auf administrative oder indirekte Aufgaben – Zeit, die für Patient:innen fehlt.

Die Ursachen liegen selten bei Einzelpersonen. Meist sind es Schwachstellen in den Prozessen:

• Prozessunterbrechungen: Geplanter Ablauf - Multidisziplinäre Tumorkonferenz soll anhand aktueller Labor- und Bilddaten Entscheidungen treffen. Unterbrechung - Laborwerte wurden noch nicht freigegeben. Fall kann nicht wie geplant besprochen werden, Entscheidungsprozess verzögert sich.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Terminvergabe für diagnostische Untersuchungen, z. B. zwischen MVZ, Klinik, Ärztlichem Dienst und Pflegedienst. Ressourcenkalender sind überbucht, nicht vollständig oder mit fehlerhaften Daten befüllt.
• Nicht abgestimmte Informationswege: Kommunikation zwischen Notaufnahme, Diagnostik und Station ist nicht standardisiert festgelegt. Patient:innen werden auf die Station gebracht, ohne dass ein Bett vorbereitet / vorhanden ist.

„Mehrarbeit ist kein Qualitätsmerkmal, sondern ein Alarmsignal für fehleranfällige Prozesse“, betont Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). „Je früher wir diese Schwachstellen erkennen und abstellen, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Patientenversorgung.“

Drei Hebel für fehlerarme Abläufe:

• Fehlerquellen sichtbar machen – z. B. durch Prozessanalysen direkt am Arbeitsplatz.
• Schnittstellen absichern – mit klaren Zuständigkeitsbereichen und verbindlichen Kommunikationswegen.
• Digitale Managementkreisläufe nutzen – um Synchronisation, Koordination und Kooperation zu optimieren.

Das IWiG bildet Kliniken weiter und befähigt sie, diese Hebel selbst zu nutzen: mit praxisnahen Standards und digitalen Analyse-Tools.

Das Ergebnis: Nie wieder unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Stattdessen deutlich mehr Zeit, Energie und Qualität für das, was zählt – die Versorgung der Patient:innen.

IWiG gehört zu Deutschlands top Innovationschampions 2025 aus Forschung / Entwicklung / Wissenschaft, gemäß FOCUS-Business Bestenliste des Verlags Hubert Burda Media.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"