Digitales Büro auf der CeBIT – Rote Karte für Papier- und Aktenstapel auf den Schreibtischen

(PresseBox) (Bonn, ) In diesem Jahr wird es erstmals auf der CeBIT ein papierloses Büro geben, in Halle 1, im Bereich der DMS-Area. Hier erhalten die Besucher der Messe Einblicke in die Abläufe der digitalen Bearbeitung von Geschäftsvorgängen. Anhand exemplarischer Dokumente aus einem fiktiven Posteingang können sie sich darüber informieren, wie diese elektronisch erfasst und in einem Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen und Arbeitsplätzen an den richtigen Mitarbeiter geleitet werden. Die Weitergabe an Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf oder Vertrieb bis hin zur Postausgangsstelle erfolgt ebenfalls digital und mittels verschiedener Technologien, die die Interessenten „hautnah“ erleben können.
Das Konzept für das digitale Musterbüro wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. entwickelt. Verschiedene Aussteller der DMS-Area unterstützen das Projekt mit ihren Technologien.
Die CeBIT findet vom 9. bis 15. März 2006 in Hannover statt.

Das digitale Büro soll mehr Transparenz in Posteingangsprozesse bringen und die heutigen technischen Möglichkeiten zur Inhaltserschließung des Posteingangs aufzeigen. An der Stelle für den Posteingang sucht sich der Interessent aus, ob er den Weg einer Rechnung, einer Bestellung, einer Bewerbung, einer Seminareinladung oder eines anderen Schriftstücks durch das Musterunternehmen informieren möchte. Der Besucher kann mitverfolgen, wie diese eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet werden, bis schließlich in der Postausgangsstelle wieder Papier in Form einer Gutschrift oder Antwort entsteht. Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf – eines Unternehmens sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im Posteingangsbereich sichern bereits Elektronische Signaturen die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort im Nu für einen erneuten Zugriff bereit.

Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.

Weiterhin veranschaulicht das digitale Büro, wie schnell der Informationsfluss im Gegensatz zu herkömmlichen, papierbasierten Prozessen, durch die einzelnen Unternehmensabteilungen gestaltet werden kann.

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