Neu im Portfolio der ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, ist jetzt eine Softwarelösung zur digitalen Rechnungsstellung. Mit EZ-OUT lassen sich Rechnungen erstellen, per E-Mail versenden und digital beim Empfänger automatisch weiter verarbeiten. Beim Rechnungsempfänger wird jedes Dokument in die Rechnungserfassungslösung INVOICES und ein nachgelagertes ERP-System eingespeist und kann natürlich auch im digitalen Archiv abgelegt werden. ReadSoft macht damit den folgerichtigen Schritt in Richtung Collaborative Commerce, der kompletten Vernetzung von Kunde und Lieferant. Dadurch lässt sich die Rechnungsstellung schneller und kostengünstiger abwickeln, und der Return on Invest (ROI) ist innerhalb kurzer Zeit erreicht. "Eine aktuelle Studie von E-Finance Lab hat ergeben, dass im elektronischen Rechnungsversand im Business to Business für viele Unternehmen ein Rationalisierungspotenzial von mehreren Hunderttausend Euro im Jahr liegt. Allein bei den Top-1.000-Unternehmen lassen sich bis zu einer halben Million Euro im Geschäftskundenverkehr einsparen", betont ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl. Umfangreiche Informationen und die Möglichkeit des Software-Downloads hat ReadSoft auf der Internetseite www.ez-out.com zusammen gestellt.
Die Installation von EZ-OUT lässt sich vom Nutzer selbst ausführen. EZ-OUT installiert sich als ein weiterer Druckertreiber. Die fertige Rechnung wird bei der Auswahl von EZ-OUT im Drucken-Menü an das E-Mail-Programm weitergeleitet. Die Vorteile der Rechnungsstellung via E-Mail liegen auf der Hand: Es geht sekundenschnell und gleichzeitig beschränken sich die Kosten auf ein Minimum. Außerdem erhält man von seinem Kunden eine Empfangsbestätigung, sobald diese eintrifft und verarbeitet wird. Während bei jedem Brief Aufwendungen für Papier, Druck, Konfektionierung und Porto entstehen, gehen bei der einzelnen E-Mail die Kosten gegen null. Gleichzeitig bedeuten digitale Rechnungen weniger Aufwand für den Empfänger, der die Rechnung in die Automatik seines INVOICES-Systems integrieren kann. Wesentlicher Vorteil hierbei: Die Rechnung muss nun auch nicht mehr ausgedruckt werden, sondern wird nach Prüfung sofort gebucht und digital weiter verarbeitet.
Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung besteht bereits seit gut eineinhalb Jahren: Seit dem 1. Januar 2002 werden digitalisierte Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen sind (§ 14 Abs. 4 UstG). ReadSoft hat bei der Architektur der neuen Software auch diesen Punkt beachtet. EZ-OUT berücksichtigt EU-Verfahren und macht die elektronische Rechnung somit rechtskräftig.
"Mit EZ-OUT bieten wir eine logische und sinnvolle Ergänzung oder Alternative zum EDI-Verfahren. Viele Unternehmen sind an einer smarten und mit wenig Aufwand verbundenen Lösung interessiert", informiert Bruno Pohl. "Bisher wurden die Rechnungen digital erstellt, dann ausgedruckt, per Post verschickt, beim Empfänger geöffnet und wieder digitalisiert. EZ-OUT schickt die Rechnung sofort digital zum Empfänger und spart damit viele unnötige Arbeitsschritte."
Die Installation von EZ-OUT lässt sich vom Nutzer selbst ausführen. EZ-OUT installiert sich als ein weiterer Druckertreiber. Die fertige Rechnung wird bei der Auswahl von EZ-OUT im Drucken-Menü an das E-Mail-Programm weitergeleitet. Die Vorteile der Rechnungsstellung via E-Mail liegen auf der Hand: Es geht sekundenschnell und gleichzeitig beschränken sich die Kosten auf ein Minimum. Außerdem erhält man von seinem Kunden eine Empfangsbestätigung, sobald diese eintrifft und verarbeitet wird. Während bei jedem Brief Aufwendungen für Papier, Druck, Konfektionierung und Porto entstehen, gehen bei der einzelnen E-Mail die Kosten gegen null. Gleichzeitig bedeuten digitale Rechnungen weniger Aufwand für den Empfänger, der die Rechnung in die Automatik seines INVOICES-Systems integrieren kann. Wesentlicher Vorteil hierbei: Die Rechnung muss nun auch nicht mehr ausgedruckt werden, sondern wird nach Prüfung sofort gebucht und digital weiter verarbeitet.
Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung besteht bereits seit gut eineinhalb Jahren: Seit dem 1. Januar 2002 werden digitalisierte Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen sind (§ 14 Abs. 4 UstG). ReadSoft hat bei der Architektur der neuen Software auch diesen Punkt beachtet. EZ-OUT berücksichtigt EU-Verfahren und macht die elektronische Rechnung somit rechtskräftig.
"Mit EZ-OUT bieten wir eine logische und sinnvolle Ergänzung oder Alternative zum EDI-Verfahren. Viele Unternehmen sind an einer smarten und mit wenig Aufwand verbundenen Lösung interessiert", informiert Bruno Pohl. "Bisher wurden die Rechnungen digital erstellt, dann ausgedruckt, per Post verschickt, beim Empfänger geöffnet und wieder digitalisiert. EZ-OUT schickt die Rechnung sofort digital zum Empfänger und spart damit viele unnötige Arbeitsschritte."
