Wie Unternehmen vollständig webbasiert und über MS-Outlook ihre Verträge effizient verwalten können, zeigt der Software-Anbieter ZyLAB auf der diesjährigen DMS EXPO. Die Records-Management-Applikation ermöglicht unter anderem das verteilte Bearbeiten von Vertragswerken, versioniert diese und erinnert zuständige Mitarbeiter an Fristen. Sämtliche Dokumente, wie gescannte Schriftstücke, Office-Dateien oder E-Mails sind in der XML-basierten Information Access Plattform von ZyLAB hinterlegt. Der Zugriff auf die Informationen erfolgt über einen gängigen Browser. Eine besondere Stärke der ZyIMAGE Information Access Plattform sind umfassende Such- und Textanalyse-Funktionen, die vergleichbar mit denen von Internet-Suchmaschinen sind.
Speziell für Unternehmen aus der Fertigungsindustrie zeigt ZyLAB darüber hinaus, wie sämtliche Dokumente und Zeichnungen, die zu einer Maschine oder Anlage gehören, verwaltet werden können. Auch hier profitiert der Anwender entscheidend von den umfassenden Suchfunktionen der ZyIMAGE-Plattform.
Webbasiertes Vertragsmanagement mit MS Outlook
Vor dem Hintergrund immer strengerer gesetzlicher Auflagen und steigender Anzahl und Komplexität der Verträge kommt dem Vertragsmanagement eine immer größere Bedeutung zu. Daher hat ZyLAB, basierend auf seinem Records-Management-System, eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen sämtliche Verträge prüfen, speichern, pflegen, analysieren, aktualisieren und verwalten können – falls nötig in über 200 Sprachen. Alle vertragsrelevanten Informationen sind in einem XML-Repository abgelegt und stehen über einen gängigen Browser weltweit zur Verfügung. Zu den Funktionen gehören unter anderem das verteilte Bearbeiten, die Versionisierung und Wiedervorlage bzw. die Erinnerung an Fristen. Über MS Outlook erhalten die betreffenden Mitarbeiter E-Mails mit Hinweisen über geänderte Vertragsstati oder den Ablauf von Fristen.
DMS in Industrie-Medien
Unternehmen in der Fertigungsindustrie stehen vor der Herausforderung, trotz zahlreicher Dokumente und Zeichnungen den Überblick behalten zu müssen. Hierzu zählen papierbasierte Zeichnungen, CAD-Dateien aber auch Beschreibungen von Zulieferfirmen. Mit ZyIMAGE können sämtliche Informationen effizient verwaltet und den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Anwender können über umfassende Recherchefunktionen Informationen schneller finden. Hierzu zählen – neben der Wort- und Satzsuche – unter anderem die unscharfe (fuzzy) Suche, die auch Wortvarianten findet, oder die Proximity-Suche, die nach mehreren Wörtern sucht, welche eine bestimmte (semantische) Nähe zueinander aufweisen. Dabei durchsucht ZyIMAGE sowohl gescannte als auch elektronische Dokumente und unterstützt über 200 Sprachen. Die Fundstellen werden so markiert, als ob man mit einem Textmarker darüber gestrichen wäre. Da ZyINDEX alle Dokumente über den Inhalt indiziert, kann der Anwender nach beliebigen Wörtern oder Kombinationen suchen. Eine Trefferliste zeigt die gefundenen Dokumente nach Relevanz geordnet an. Neben der linguistischen Analyse bietet ZyIMAGE die manuelle, halbautomatische und vollautomatische Erstellung von Taxonomien; Document Clustering (Dokumentenbündelung); Information Extraction (automatische Datenerkennung und -strukturierung) sowie die Visualisierung von Dokumenteneigenschaften, Clustern, extrahierten Eigennamen und Daten.
Speziell für Unternehmen aus der Fertigungsindustrie zeigt ZyLAB darüber hinaus, wie sämtliche Dokumente und Zeichnungen, die zu einer Maschine oder Anlage gehören, verwaltet werden können. Auch hier profitiert der Anwender entscheidend von den umfassenden Suchfunktionen der ZyIMAGE-Plattform.
Webbasiertes Vertragsmanagement mit MS Outlook
Vor dem Hintergrund immer strengerer gesetzlicher Auflagen und steigender Anzahl und Komplexität der Verträge kommt dem Vertragsmanagement eine immer größere Bedeutung zu. Daher hat ZyLAB, basierend auf seinem Records-Management-System, eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen sämtliche Verträge prüfen, speichern, pflegen, analysieren, aktualisieren und verwalten können – falls nötig in über 200 Sprachen. Alle vertragsrelevanten Informationen sind in einem XML-Repository abgelegt und stehen über einen gängigen Browser weltweit zur Verfügung. Zu den Funktionen gehören unter anderem das verteilte Bearbeiten, die Versionisierung und Wiedervorlage bzw. die Erinnerung an Fristen. Über MS Outlook erhalten die betreffenden Mitarbeiter E-Mails mit Hinweisen über geänderte Vertragsstati oder den Ablauf von Fristen.
DMS in Industrie-Medien
Unternehmen in der Fertigungsindustrie stehen vor der Herausforderung, trotz zahlreicher Dokumente und Zeichnungen den Überblick behalten zu müssen. Hierzu zählen papierbasierte Zeichnungen, CAD-Dateien aber auch Beschreibungen von Zulieferfirmen. Mit ZyIMAGE können sämtliche Informationen effizient verwaltet und den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Anwender können über umfassende Recherchefunktionen Informationen schneller finden. Hierzu zählen – neben der Wort- und Satzsuche – unter anderem die unscharfe (fuzzy) Suche, die auch Wortvarianten findet, oder die Proximity-Suche, die nach mehreren Wörtern sucht, welche eine bestimmte (semantische) Nähe zueinander aufweisen. Dabei durchsucht ZyIMAGE sowohl gescannte als auch elektronische Dokumente und unterstützt über 200 Sprachen. Die Fundstellen werden so markiert, als ob man mit einem Textmarker darüber gestrichen wäre. Da ZyINDEX alle Dokumente über den Inhalt indiziert, kann der Anwender nach beliebigen Wörtern oder Kombinationen suchen. Eine Trefferliste zeigt die gefundenen Dokumente nach Relevanz geordnet an. Neben der linguistischen Analyse bietet ZyIMAGE die manuelle, halbautomatische und vollautomatische Erstellung von Taxonomien; Document Clustering (Dokumentenbündelung); Information Extraction (automatische Datenerkennung und -strukturierung) sowie die Visualisierung von Dokumenteneigenschaften, Clustern, extrahierten Eigennamen und Daten.
