Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen DMS Marktübersicht 2013

(PresseBox) ( Sulzbach/Ts., )
Ab sofort ist die neue Ausgabe der Zöller & Partner Marktübersicht für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verfügbar. Mit einem erweiterten Fragenumfang, 62 teilnehmenden Anbietern und rund 1.200 Seiten Umfang gehört sie zu den umfassendsten DMS-Übersichten auf dem deutschsprachigen Markt. Gleichzeitig ist sie Indikator für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie.

Die DMS-Marktübersicht 2013 dient der schnellen Orientierung auf einem Markt mit vielen unterschiedlichen Angeboten. Sie erleichtert eine rasche und gezielte Vorauswahl und schafft damit die Grundlage für eine fokussierte Untersuchung der passenden Anbieter und Systeme.

Teilgenommen haben an der neuen Ausgabe alle relevanten DMS-Hersteller auf dem deutschsprachigen Markt. "Global Player" wie Alfresco, EMC, IBM, Microsoft (mit dem neuen SharePoint 2013) und Open Text sind ebenso vertreten, wie die erfolgreichen, preislich häufig attraktiveren mittelständischen Anbieter sowie kleinere Nischenanbieter, mit Lösungen für bestimmte vertikale oder horizontale Einsatzfelder (zur Leseprobe).

Hunderte von Funktionsfragen mit jeweils über 1.000 Einzelinformationen in 30 Funktionskategorien decken das gesamte Themenspektrum einer modernen DMS-Lösung ab, darunter:

- Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen
- Dokumentenklassifikation und Datenextraktion inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
- Integration mit Output Management Systemen
- Archivierung und Löschfristenverwaltung
- DMS-Funktionen inkl. Formatkonvertierung (Rendition), Check-Out/Check-In und Versionierungsfunktionen
- Rich Client- Web-Client-Funktionalität
- Offline-Client-Funktionen
- Integration mit MS Office und anderen PC-Anwendungen
- Integration mit SAP und anderen führenden Fachverfahren
- Aktenverwaltung
- Server- und Client-basierte E-Mail-Archivierung für MS Exchange/Outlook, IBM Domino/Notes und andere
- Workflow
- Collaboration
- elektronische Signaturen
- SharePoint-Integration

Vor der eigentlichen Hersteller- und Produktübersicht werden diese DMS-Funktionen in einem umfangreichen "Buch-im-Buch" erläutert.

Wichtige Ergebnisse der Marktbeobachtungen

Aus der aktuellen Bestandsaufnahme und den Beobachtungen am Markt ziehen die Berater von Zöller & Partner wichtige Schlüsse. So bedeutet die Vielfalt am Markt für Anwender ein wenig Fluch und viel Segen gleichzeitig. Sie macht einerseits den Markt unübersichtlich und daher eine Systemauswahl schwieriger. Gleichzeitig verfügen mittlerweile viele Systeme aufgrund des Funktionswettbewerbs über eine sehr umfangreiche Komplettfunktionalität im Standard. Es ist daher keinesfalls so, dass "kleinere" Lösungen für den Mittelstand weniger Funktionen aufweisen als die Lösungen der internationalen Player. Manchmal ist es sogar umgekehrt, da mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren, wie zum Beispiel bei Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im D.A.CH.-Markt vorkommen.

Eine weitere Erkenntnis ist, dass Archivierung kein eigenständiger Markt (mehr) ist. Archivierung im Sinne von "über die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegen unzulässige Manipulation schützen und die Reproduktionsfähigkeit sicherstellen" kann jedes moderne DMS. Die Zeiten, als man dafür dedizierte Archivsysteme kaufen musste, sind lange vorbei. Die Funktion Archivierung ist aber selbstverständlich nach wie vor in vielen DMS- und ECM-Projekten wichtig und häufig genug der Projektauslöser.

Es zeigt sich zudem, dass moderne DMS-Lösungen sehr umfangreiche Komplettfunktionen bieten: Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus, unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung, Versionierung inkl. der dazu notwendigen Check-Out/Check-In-Funktionen, Genehmigungs-, Freizeichnungs-, Publishingprozesse, Metadatenverwaltung, Inhaltssuche (erfordert Volltext-DB), Aktenverwaltung, Postkorb/Workflow-Funktionen, Rendition/Formatkonvertierung, Integration in Fachsysteme für Output- und Retrievalintegration gehören mittlerweile bei vielen Lösungen zum Standard.

Zunehmend wichtig werden aktuell Web-Clients und mobile Clients, Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit und vor allem Customizing-Werkzeuge (und dokumentierte APIs) zur flexiblen Anpassung an die individuellen Anforderungen.

Die Spezialisten von Zöller & Partner haben außerdem festgestellt, dass Aktenverwaltung und Automatismen in dokumentenzentrischen Prozessen ("Workflow") keine exklusiven Eigenschaften einzelner Säulen des ECM-Marktes sind (also nur DMS oder Archiv oder Collaboration), sondern Anforderungen, die viele Anwender in unterschiedlichen Bereichen an ihre dokumentenverwaltenden Systeme stellen. Außerdem fällt die Abgrenzung zwischen Collaboration- und DMS-Lösungen zunehmend schwerer. Jede Collaboration-Lösung hat dokumentenverwaltende Funktionen, genauso wie viele moderne DMS-Lösungen teilweise auch Collaboration-Funktionen aufweisen.

Weitere Funktionen wie Web Content Management (WCM), Enterprise Search und Enterprise Portal, Product Life Cycle Management (PDM) und Engineering Document Management (EDM) gehören ebenso zum ECM-Markt, haben aber mit den klassischen DMS-Lösungen kaum Gemeinsamkeiten. Eher findet man hier Überschneidungen zu Collaboration-Lösungen, die auch echte Web-Redaktionsfunktionen, Enterprise Search- und Portalfunktionen aufweisen.

Schließlich hat die DMS-Marktuntersuchung ergeben, dass sogenannte "Standard"-Spezifikationen wie DOMEA oder Moreq kaum bis gar keine Rolle spielen. Der Versuch, komplexe Anwendungen zu "standardisieren", war bisher erfolglos. Für eine solche Standardisierung gibt es auch im ERP-Markt oder anderen Märkten der IT keine erfolgreichen Vorbilder.

Die Marktübersicht kann bei der Bitkom Research GmbH (www.bitkom-research.de) in drei Varianten bestellt werden: Als Buch in Papierform für EUR 250,- zzgl. MwSt. und Versand, als PDF-Datei für EUR 290,- zzgl. MwSt. und als Komplettpaket inkl. Papierform und CD mit PDF für EUR 390,- zzgl. MwSt. und Versand.
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