Das Jettinger Treppenbau-Unternehmen BUCHER GmbH führt mit der DOCUframe® Warenwirtschaft von GSD Software® ein WWS-System zur durchgängigen Unterstützung aller Warenwirtschaftsaufgaben ein. In Kombination mit den GSD Produkten DATAframe® für Analysen und Auswertungen und DOCUframe® für das Dokumentenmanagement und die Teamarbeit dient die Software als voll integrierte Komplettlösung zur durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung. Die yourIT GmbH aus Hechingen unterstützte die BUCHER GmbH bei der Einführung der integrierten Lösungen als zuverlässiger Partner.
Qualität im Treppenbau
Im süddeutschen Raum steht der Name BUCHER für Qualitätsprodukte im Treppenbau. Mittlerweile fertigen europaweit mehr als 70 selbstständige Treppenmeister-Partnerbetriebe jedes Jahr zwischen 25.000 und 30.000 Treppen nach den neuesten europäischen Richtlinien in höchster handwerklicher Qualität und mit modernstem Produktionsstandard. Das Unternehmen beschäftigt derzeit ca. 70 Fachkräfte, die in der Beratung, Herstellung und Montage von Massivholztreppen tätig sind.
Eine erhöhte Anwenderfreundlichkeit als Ziel
Bereits seit dem Jahr 2003 arbeitet das Unternehmen erfolgreich mit dem GSD System DOCUframe für Kommunikation, Zusammenarbeit, elektronische Akten und Archivierung. Für die Warenwirtschaft wurde bis vor kurzem die GSD Lösung WWS System V eingesetzt. Mit dem GSD Nachfolgeprodukt DOCUframe Warenwirtschaft sollten bei BUCHER nun die Abläufe in der Warenwirtschaft weiter optimiert werden.
Projektleiter Michael Arndt benannte als größte Herausforderung des Projektes, „allen voran die Steigerung der Usability“. Auch eine bessere Vertriebssteuerung durch den Ausbau der Business Intelligence und der entsprechenden Auswertungen sollte mit Einführung der neuen Software unbedingt erreicht werden. Ziel war es daneben, die Zahl der erforderlichen Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen durch die Zusammenführung der Lösungen zum GSD Komplettsystem zu minimieren.
Positive Erfahrungen aus der Vergangenheit als Entscheidungshilfe
Sowohl das IT-System- und Beratungshaus yourIT als auch der oberfränkische Softwarehersteller GSD Software ® setzen auf eine vertrauensvolle und langjährige Zusammenarbeit mit ihren Kunden. Die Entscheidung für GSD Software® Lösungen und für yourIT als Projektpartner vor Ort fiel der Firma BUCHER somit relativ leicht. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit DOCUframe lag die Entscheidung, auch in anderen Bereichen mit Lösungskomponenten von GSD Software® zu arbeiten, ohnehin bereits auf der Hand. Laut Michael Arndt folgte BUCHER der Devise: „Mit bestehender Software weitermachen und auf erfolgreichen Prozessen aufbauen.“
Fazit: Integration statt Insellösungen!
Seit Juni 2015 arbeitet die BUCHER GmbH mit den GSD Software® Lösungen DATAframe für Auswertungen und Statistiken und DOCUframe Warenwirtschaft für die Unterstützung der Warenwirtschaftsprozesse. Gemeinsam mit dem bereits seit 2003 eingesetzten Dokumentenmanagementund Kommunikationssystem DOCUframe nutzt BUCHER nun eine Komplettlösung, die den Mitarbeitern ein wesentlich effizienteres Arbeiten erlaubt. Dafür sorgt auch die Reduktion der Insellösungen: „Aktuell gibt es nur noch eine Schnittstelle zur Zeiterfassung (Accenon) und zur FIBU (Sage Office Line). Alle anderen Inseln wurden integriert“, erklärt Michael Arndt begeistert.
Die neue integrierte Software macht den Mitarbeitern das Arbeiten leichter. So werden z.B. Aufgaben im Vertrieb besser auf Außen- und Innendienst verteilt. Dadurch wird Zeit geschaffen für vertriebsfördernde Maßnahmen. Insgesamt ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestiegen.
Gründe für den Projekterfolg sieht Arndt im guten Schulungskonzept und Key-User-Management von yourIT. Die Mitarbeiter und vor allem der Vertrieb wurden von Anfang an in das Projekt einbezogen.
Damit wird eine langjährige Erfolgsgeschichte fortgeschrieben. Der Hauptvorteil der Einführung von DOCUframe im Jahre 2003 lag übrigens darin, dass durch die Einführung der elektronischen Bauakte per DOCUframe die Mitarbeiter am Telefon sofort auskunftsfähig sind. Vertrösten der Kunden, Aktenwälzen und Rückrufe bei Kunden gehören seither der Vergangenheit an.
Auch bei den Kosten blieb das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Schätzung. Hier zahlte sich die vorgelagerte Kern-Prozessanalyse zur Optimierung der bestehenden Prozesse durch yourIT und das sich daraus ergebende Pflichtenheft aus.
Auf die Frage, ob die Einführung der Lösungen von GSD Software® sowie die Entscheidung yourIT das Vertrauen zu geben, der richtige Weg waren, antwortet Michael Arndt ganz überzeugt: „Ja, wir würden das sofort wieder so entscheiden!“
Ausblick:
Für die Zukunft hat sich BUCHER ein klares Ziel gesetzt: „Weniger Zeit für die Informationsverarbeitung und mehr Zeit für den Kunden!“ So soll z. B. ein geführter Assistent mit Favoriten und Bausteinen die Angebotserstellung nochmals stark beschleunigen. Tobias Wöll, Projektleiter bei yourIT sieht daneben auch die mobile Anbindung der Lösung im Fokus: „Das System soll noch mobiler werden – mit der mobilen Lösung DOCUframe MobileAccess. Der Außendienst soll bereits beim Vor-Ort-Gespräch mit dem Kunden auf seinem iOS- oder Android-Tablet ein Angebot erstellen und dieses direkt drucken und unterzeichnen lassen. Die dafür erforderliche App-Technologie und das notwendige Know-how stehen bereit.“
Qualität im Treppenbau
Im süddeutschen Raum steht der Name BUCHER für Qualitätsprodukte im Treppenbau. Mittlerweile fertigen europaweit mehr als 70 selbstständige Treppenmeister-Partnerbetriebe jedes Jahr zwischen 25.000 und 30.000 Treppen nach den neuesten europäischen Richtlinien in höchster handwerklicher Qualität und mit modernstem Produktionsstandard. Das Unternehmen beschäftigt derzeit ca. 70 Fachkräfte, die in der Beratung, Herstellung und Montage von Massivholztreppen tätig sind.
Eine erhöhte Anwenderfreundlichkeit als Ziel
Bereits seit dem Jahr 2003 arbeitet das Unternehmen erfolgreich mit dem GSD System DOCUframe für Kommunikation, Zusammenarbeit, elektronische Akten und Archivierung. Für die Warenwirtschaft wurde bis vor kurzem die GSD Lösung WWS System V eingesetzt. Mit dem GSD Nachfolgeprodukt DOCUframe Warenwirtschaft sollten bei BUCHER nun die Abläufe in der Warenwirtschaft weiter optimiert werden.
Projektleiter Michael Arndt benannte als größte Herausforderung des Projektes, „allen voran die Steigerung der Usability“. Auch eine bessere Vertriebssteuerung durch den Ausbau der Business Intelligence und der entsprechenden Auswertungen sollte mit Einführung der neuen Software unbedingt erreicht werden. Ziel war es daneben, die Zahl der erforderlichen Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen durch die Zusammenführung der Lösungen zum GSD Komplettsystem zu minimieren.
Positive Erfahrungen aus der Vergangenheit als Entscheidungshilfe
Sowohl das IT-System- und Beratungshaus yourIT als auch der oberfränkische Softwarehersteller GSD Software ® setzen auf eine vertrauensvolle und langjährige Zusammenarbeit mit ihren Kunden. Die Entscheidung für GSD Software® Lösungen und für yourIT als Projektpartner vor Ort fiel der Firma BUCHER somit relativ leicht. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit DOCUframe lag die Entscheidung, auch in anderen Bereichen mit Lösungskomponenten von GSD Software® zu arbeiten, ohnehin bereits auf der Hand. Laut Michael Arndt folgte BUCHER der Devise: „Mit bestehender Software weitermachen und auf erfolgreichen Prozessen aufbauen.“
Fazit: Integration statt Insellösungen!
Seit Juni 2015 arbeitet die BUCHER GmbH mit den GSD Software® Lösungen DATAframe für Auswertungen und Statistiken und DOCUframe Warenwirtschaft für die Unterstützung der Warenwirtschaftsprozesse. Gemeinsam mit dem bereits seit 2003 eingesetzten Dokumentenmanagementund Kommunikationssystem DOCUframe nutzt BUCHER nun eine Komplettlösung, die den Mitarbeitern ein wesentlich effizienteres Arbeiten erlaubt. Dafür sorgt auch die Reduktion der Insellösungen: „Aktuell gibt es nur noch eine Schnittstelle zur Zeiterfassung (Accenon) und zur FIBU (Sage Office Line). Alle anderen Inseln wurden integriert“, erklärt Michael Arndt begeistert.
Die neue integrierte Software macht den Mitarbeitern das Arbeiten leichter. So werden z.B. Aufgaben im Vertrieb besser auf Außen- und Innendienst verteilt. Dadurch wird Zeit geschaffen für vertriebsfördernde Maßnahmen. Insgesamt ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestiegen.
Gründe für den Projekterfolg sieht Arndt im guten Schulungskonzept und Key-User-Management von yourIT. Die Mitarbeiter und vor allem der Vertrieb wurden von Anfang an in das Projekt einbezogen.
Damit wird eine langjährige Erfolgsgeschichte fortgeschrieben. Der Hauptvorteil der Einführung von DOCUframe im Jahre 2003 lag übrigens darin, dass durch die Einführung der elektronischen Bauakte per DOCUframe die Mitarbeiter am Telefon sofort auskunftsfähig sind. Vertrösten der Kunden, Aktenwälzen und Rückrufe bei Kunden gehören seither der Vergangenheit an.
Auch bei den Kosten blieb das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Schätzung. Hier zahlte sich die vorgelagerte Kern-Prozessanalyse zur Optimierung der bestehenden Prozesse durch yourIT und das sich daraus ergebende Pflichtenheft aus.
Auf die Frage, ob die Einführung der Lösungen von GSD Software® sowie die Entscheidung yourIT das Vertrauen zu geben, der richtige Weg waren, antwortet Michael Arndt ganz überzeugt: „Ja, wir würden das sofort wieder so entscheiden!“
Ausblick:
Für die Zukunft hat sich BUCHER ein klares Ziel gesetzt: „Weniger Zeit für die Informationsverarbeitung und mehr Zeit für den Kunden!“ So soll z. B. ein geführter Assistent mit Favoriten und Bausteinen die Angebotserstellung nochmals stark beschleunigen. Tobias Wöll, Projektleiter bei yourIT sieht daneben auch die mobile Anbindung der Lösung im Fokus: „Das System soll noch mobiler werden – mit der mobilen Lösung DOCUframe MobileAccess. Der Außendienst soll bereits beim Vor-Ort-Gespräch mit dem Kunden auf seinem iOS- oder Android-Tablet ein Angebot erstellen und dieses direkt drucken und unterzeichnen lassen. Die dafür erforderliche App-Technologie und das notwendige Know-how stehen bereit.“
