Ursprünglich mit der Beschaffungsplattform DIG eProcure für die Bestellung von Büroartikel, Werbeartikel etc. gestartet, hat UNIQA heute den gesamten Prozess von Bestellung bis Rechnungseingang und Zahlung durchgängig automatisiert. Die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung wurde Anfang 2007 mit eRelation von DIG realisiert, einer Plattform, mit der nahezu beliebige Kommunikationsprozesse – wie beispielsweise der Rechnungseingang – automatisiert werden können. UNIQA wird noch in diesem Jahr auch den gesamten Bestellungs- und Rechnungsablauf für Büromöbel, Werbemittel, Poolfahrzeuge und Drucksorten auf dieses System umstellen.
Bernhard Spitaler, Leiter des Konzerneinkaufs bei UNIQA, ist von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsabwicklung über eRelation überzeugt: „ Durch die Automatisierung sparen wir – gerade bei geringwertigen Wirtschaftsgütern – deutlich Zeit die wir jetzt besser für unsere Kernaufgaben einsetzen können.“
Der Lieferant schickt die elektronische Rechnung im unternehmensspezifischen Format oder über einen einfachen Druckertreiber an die DIG. Dort wird anhand definierter Regeln die vorgelagerte Rechnungskontrolle durchgeführt. Anschließend wird die Rechnung ins PDF-Format konvertiert und mit xyzmo Seal rechtskonform elektronisch signiert. Die mit xyzmo SEAL signierten Dokumente tragen eine sichtbare Signatur und sind nicht manipulierbar. Ob es sich um das Originaldokument handelt, kann durch den Rechnungsempfänger einfach mit nur einem Maus-Klick auf "click-to-verify" geprüft werden – damit erhält er Aufschluss über Echtheit und Identität des Unterzeichners. Die Rechnungsdaten werden im Idoc-Format in das SAP-System übergeben und dort verbucht. Dabei werden die unterschiedlichen Kontenklassen je nach Bestellwert berücksichtigt und Artikel, die über mehrere Jahre abzuschreiben sind, automatisch in die Anlagenbuchhaltung übernommen. Gleichzeitig wird die signierte PDF-Datei im elektronischen Archiv abgelegt und in SAP verknüpft.
Zum jetzigen Zeitpunkt wird bei UNIQA nur ein Teil an Eingangsrechnungen elektronisch abgewickelt. Durch Einsatz von eRelation erwartet sich Spitaler hier noch erhebliche Effizienzsteigerungen. Bis zu 80 % der Lieferanten könnten seiner Erwartung nach problemlos über eRelation angebunden werden. Auch bei Rechnungen ohne Bestellbezug sieht er Optimierungsmöglichkeiten, weil sich die Genehmigungsprozesse durch eRelation und SIGNificant, die elektronische Unterschriftslösung von xyzmo, automatisieren lassen. Durch die beschleunigte interne Bearbeitung werden zudem Skontoverluste bzw. Mahngebühren vermieden.
Weitere Informationen zu eRelation findet man unter www.erelation.at.
Informationen zu den digitalen Signatur-Lösungen von xyzmo finden sich unter www.xyzmo.com.
Unternehmensprofil DIG digital-information-gateway GmbH
DIG hat sich seit der Gründung als kompetenter Kommunikationsdienstleister etabliert. Schwerpunkt bilden die Geschäftsfelder elektronische Datenübertragung, elektronische Beschaffung und elektronische Rechnungslegung, die primär als Outsourcing-Lösungen angeboten werden. Die Abwicklung der elektronischen Prozesse wird über das hauseigene Clearing Center der DIG durchgeführt. Ausführliche Beratung, schnelle und qualitative Umsetzung der Projekte sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Dienstleistungen und Systeme runden das Angebot ab. Namhafte Unternehmen wie Verbund AG, Energie AG, AMAG, MIBA, Mondi, Banner, Intersport Austria, Racon West – Raiffeisen Banken Gruppe Tirol, ZHS (Einkaufsorganisation Raiffeisen Zentralbank AG) und die UNIQA Versicherungen setzen Vertrauen in die Lösungen und Dienstleistungen der DIG.
Weitere Informationen
DIG digital-information-gateway GmbH, Harald Pölz, Hauptstraße 4, A 4040 Linz, +43 70 615119-0, http://www.dig-gmbh.at, office@dig-gmbh.at
PR-Kontakt: creaPower Drescher & Süß OEG, Andrea Drescher, +43 7279 8544, presse@creapower.com
Bernhard Spitaler, Leiter des Konzerneinkaufs bei UNIQA, ist von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsabwicklung über eRelation überzeugt: „ Durch die Automatisierung sparen wir – gerade bei geringwertigen Wirtschaftsgütern – deutlich Zeit die wir jetzt besser für unsere Kernaufgaben einsetzen können.“
Der Lieferant schickt die elektronische Rechnung im unternehmensspezifischen Format oder über einen einfachen Druckertreiber an die DIG. Dort wird anhand definierter Regeln die vorgelagerte Rechnungskontrolle durchgeführt. Anschließend wird die Rechnung ins PDF-Format konvertiert und mit xyzmo Seal rechtskonform elektronisch signiert. Die mit xyzmo SEAL signierten Dokumente tragen eine sichtbare Signatur und sind nicht manipulierbar. Ob es sich um das Originaldokument handelt, kann durch den Rechnungsempfänger einfach mit nur einem Maus-Klick auf "click-to-verify" geprüft werden – damit erhält er Aufschluss über Echtheit und Identität des Unterzeichners. Die Rechnungsdaten werden im Idoc-Format in das SAP-System übergeben und dort verbucht. Dabei werden die unterschiedlichen Kontenklassen je nach Bestellwert berücksichtigt und Artikel, die über mehrere Jahre abzuschreiben sind, automatisch in die Anlagenbuchhaltung übernommen. Gleichzeitig wird die signierte PDF-Datei im elektronischen Archiv abgelegt und in SAP verknüpft.
Zum jetzigen Zeitpunkt wird bei UNIQA nur ein Teil an Eingangsrechnungen elektronisch abgewickelt. Durch Einsatz von eRelation erwartet sich Spitaler hier noch erhebliche Effizienzsteigerungen. Bis zu 80 % der Lieferanten könnten seiner Erwartung nach problemlos über eRelation angebunden werden. Auch bei Rechnungen ohne Bestellbezug sieht er Optimierungsmöglichkeiten, weil sich die Genehmigungsprozesse durch eRelation und SIGNificant, die elektronische Unterschriftslösung von xyzmo, automatisieren lassen. Durch die beschleunigte interne Bearbeitung werden zudem Skontoverluste bzw. Mahngebühren vermieden.
Weitere Informationen zu eRelation findet man unter www.erelation.at.
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DIG hat sich seit der Gründung als kompetenter Kommunikationsdienstleister etabliert. Schwerpunkt bilden die Geschäftsfelder elektronische Datenübertragung, elektronische Beschaffung und elektronische Rechnungslegung, die primär als Outsourcing-Lösungen angeboten werden. Die Abwicklung der elektronischen Prozesse wird über das hauseigene Clearing Center der DIG durchgeführt. Ausführliche Beratung, schnelle und qualitative Umsetzung der Projekte sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Dienstleistungen und Systeme runden das Angebot ab. Namhafte Unternehmen wie Verbund AG, Energie AG, AMAG, MIBA, Mondi, Banner, Intersport Austria, Racon West – Raiffeisen Banken Gruppe Tirol, ZHS (Einkaufsorganisation Raiffeisen Zentralbank AG) und die UNIQA Versicherungen setzen Vertrauen in die Lösungen und Dienstleistungen der DIG.
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