Jeder von uns kennt die Gesetzesgrundlagen längst: Aufgrund der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gilt seit 2002 auch für E-Mails eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, sofern sie geschäftlich relevant sind und von 10 Jahren, sofern sie bilanzrelevant sind. Das Gesetz verlangt weiter: Die Aufbewahrung hat originär, unveränderbar und jederzeit auffindbar zu erfolgen.
Eine ständig steigende Zahl gut ausgebildeter Steuerprüfer wird Sie immer häufiger nach den E-Mails aus dem Prüfungszeitraum fragen. Diese können Sie am besten aus einer gut funktionierenden und verlässlichen E-Mail-Archivierungslösung im richtigen Format anzeigen oder über die IDEA Schnittstelle direkt an den Prüfer übermitteln. Sollten Sie keine bilanz- oder geschäftsrelevanten E-Mails versenden, sind Sie natürlich von der Aufbewahrungspflicht befreit.
Warum reicht das in der Outlook-Ablage vorhandene .PST-Backup nicht aus?
Da diese E-Mails veränderbar, somit manipulierbar sind und zudem vor der Finanzbehörde durch versehentliches Löschen ‚verborgen‘ werden können.
Es gibt noch einen weiteren wichtigen Grund, eine rechtssichere E-Mail Kommunikation im Betrieb zu etablieren: Die Geschäftsführung kann für die Sicherheit betriebswichtiger Daten und Systeme persönlich haftbar gemacht werden.
Vorteile der E-Mail-Archivierungslösung SX-MailArchive
Eine ständig steigende Zahl gut ausgebildeter Steuerprüfer wird Sie immer häufiger nach den E-Mails aus dem Prüfungszeitraum fragen. Diese können Sie am besten aus einer gut funktionierenden und verlässlichen E-Mail-Archivierungslösung im richtigen Format anzeigen oder über die IDEA Schnittstelle direkt an den Prüfer übermitteln. Sollten Sie keine bilanz- oder geschäftsrelevanten E-Mails versenden, sind Sie natürlich von der Aufbewahrungspflicht befreit.
Warum reicht das in der Outlook-Ablage vorhandene .PST-Backup nicht aus?
Da diese E-Mails veränderbar, somit manipulierbar sind und zudem vor der Finanzbehörde durch versehentliches Löschen ‚verborgen‘ werden können.
Es gibt noch einen weiteren wichtigen Grund, eine rechtssichere E-Mail Kommunikation im Betrieb zu etablieren: Die Geschäftsführung kann für die Sicherheit betriebswichtiger Daten und Systeme persönlich haftbar gemacht werden.
Vorteile der E-Mail-Archivierungslösung SX-MailArchive
- Rechtskonformes E-Mail-Management
- Zuverlässiger Schutz vor E-Mail-Verlust
- Extrem schneller und komfortabler Zugriff auf E-Mails
- Separater Zugang für Steuerprüfer
- Leicht installier- und bedienbare Lösung
- Gerichtsverwertbare Sicherung von E-Mails
