Die neue Version 4.0 des Dokumenten-Management- und Archivsystems windream unterstützt verteilte Serverumgebungen. Damit gestaltet sich die Nutzung für Unternehmen mit komplexen IT-Infrastrukturen erheblich komfortabler. Zu den weiteren Neuerungen der Version 4.0 von windream gehören ein erweitertes Rechtekonzept, die Einrichtung separater Anwender- und Administratorenrechte auf Dokumenttypen sowie die Erstellung und Verwaltung von Benutzer-Abonnements für windream-Objekte. Damit unterstreicht windream seine Strategie, das DMS zu einem ausbaufähigen System zu machen, mit dem Unternehmen auch umfangreiche Infrastrukturen einbinden sowie ausgefeilte Richtlinien umsetzen können.
windream unterstützt in der Version 4.0 erstmals auch verteilte Serverumgebungen. Anwender können von einem Clientrechner simultan auf mehrere windream-Server zugreifen. Die Server lassen sich im Windows Explorer sowohl unter verschiedenen als auch unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben anzeigen. So bleibt die Nutzung des Systems nach wie vor übersichtlich und auf einen Blick erfassbar. Davon profitieren Unternehmen, die beispielsweise in verschiedenen Niederlassungen windream-Server installiert haben. Auf diese können die Mitarbeiter nun von einem Standort aus gleichzeitig zugreifen.
Erweitertes Rechtekonzept für ausgefeilte Sicherheitskonzepte
windream 4.0 verfügt über ein erweitertes Rechtekonzept, das eine getrennte Rechteverwaltung für Dokumente und für die assoziierten, windream-spezifischen Datei-Eigenschaften wie Indizes, Historie, Volltext und Einstellungen des Lebenszyklus beinhaltet. Benutzer bzw. Administratoren, die die Eigenschaften der Objekttypen in der windream-Administrationsanwendung bearbeiten bzw. ändern wollen, müssen dazu ebenfalls über ein entsprechendes Recht verfügen.
Das neue Rechtekonzept sieht ferner eine getrennte Behandlung der Rechte eines windream-Ordners und der darin enthaltenen Dokumente vor. Anwender können nun individuell entscheiden, ob die Dokumente eines Ordners mit jeweils eigenen Rechten ausgestattet werden oder mit den Rechten, die für den Ordner gelten.
Anwender- und Administratorenrechte auf Dokumenttypen
Die neue windream-Version ermöglicht nun auch eine anwender- und administratorenbezogene Rechteverwaltung für Dokumenttypen. Dies bedeutet, dass zum Beispiel nicht alle Administratoren jeden Dokumenttyp verändern dürfen.
Weiterhin kann festgelegt werden, dass bestimmte Anwender einen Dokumenttyp bei der Indizierung von Dokumenten nur aus einer eingeschränkten Dokumenttypliste wählen können. Es werden nur diejenigen Dokumenttypen in der Liste angezeigt, die der Anwender dem zu indizierenden Dokument zuweisen darf. Für Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt sich dadurch der Indizierungsprozess, und fehlerhafte Zuordnungen lassen sich so vermeiden.
Immer auf dem Laufenden: Dokumente und Ordner abonnieren
Mit windream 4.0 können Anwender jetzt Dokumente und Ordner abonnieren. Dafür wählen sie bestimmte Objekte aus, über deren eventuelle Änderungen sie dann automatisch informiert werden. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Auf diesem Weg ist es beispielsweise möglich, einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Objekte auf dem Laufenden zu halten, zum Beispiel wenn Dokumente oder die mit den Objekten verknüpften Indizes bearbeitet wurden. Auch eine Änderung der Rechte wird protokolliert und den Abonnenten per E-Mail mitgeteilt.
windream unterstützt in der Version 4.0 erstmals auch verteilte Serverumgebungen. Anwender können von einem Clientrechner simultan auf mehrere windream-Server zugreifen. Die Server lassen sich im Windows Explorer sowohl unter verschiedenen als auch unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben anzeigen. So bleibt die Nutzung des Systems nach wie vor übersichtlich und auf einen Blick erfassbar. Davon profitieren Unternehmen, die beispielsweise in verschiedenen Niederlassungen windream-Server installiert haben. Auf diese können die Mitarbeiter nun von einem Standort aus gleichzeitig zugreifen.
Erweitertes Rechtekonzept für ausgefeilte Sicherheitskonzepte
windream 4.0 verfügt über ein erweitertes Rechtekonzept, das eine getrennte Rechteverwaltung für Dokumente und für die assoziierten, windream-spezifischen Datei-Eigenschaften wie Indizes, Historie, Volltext und Einstellungen des Lebenszyklus beinhaltet. Benutzer bzw. Administratoren, die die Eigenschaften der Objekttypen in der windream-Administrationsanwendung bearbeiten bzw. ändern wollen, müssen dazu ebenfalls über ein entsprechendes Recht verfügen.
Das neue Rechtekonzept sieht ferner eine getrennte Behandlung der Rechte eines windream-Ordners und der darin enthaltenen Dokumente vor. Anwender können nun individuell entscheiden, ob die Dokumente eines Ordners mit jeweils eigenen Rechten ausgestattet werden oder mit den Rechten, die für den Ordner gelten.
Anwender- und Administratorenrechte auf Dokumenttypen
Die neue windream-Version ermöglicht nun auch eine anwender- und administratorenbezogene Rechteverwaltung für Dokumenttypen. Dies bedeutet, dass zum Beispiel nicht alle Administratoren jeden Dokumenttyp verändern dürfen.
Weiterhin kann festgelegt werden, dass bestimmte Anwender einen Dokumenttyp bei der Indizierung von Dokumenten nur aus einer eingeschränkten Dokumenttypliste wählen können. Es werden nur diejenigen Dokumenttypen in der Liste angezeigt, die der Anwender dem zu indizierenden Dokument zuweisen darf. Für Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt sich dadurch der Indizierungsprozess, und fehlerhafte Zuordnungen lassen sich so vermeiden.
Immer auf dem Laufenden: Dokumente und Ordner abonnieren
Mit windream 4.0 können Anwender jetzt Dokumente und Ordner abonnieren. Dafür wählen sie bestimmte Objekte aus, über deren eventuelle Änderungen sie dann automatisch informiert werden. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Auf diesem Weg ist es beispielsweise möglich, einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Objekte auf dem Laufenden zu halten, zum Beispiel wenn Dokumente oder die mit den Objekten verknüpften Indizes bearbeitet wurden. Auch eine Änderung der Rechte wird protokolliert und den Abonnenten per E-Mail mitgeteilt.
