Mit einer Vielzahl neuer Funktionen hat der Bochumer Dokumentenmanagement- und Archivsystemanbieter windream GmbH seine neue Version windream 4.0 ausgestattet. Praxisbezug und die direkte Umsetzung spezifischer Kundenwünsche standen bei der Entwicklung der neuen Features im Vordergrund. Das Ergebnis: ein noch effizienteres DM- und Archivsystem, das trotz umfangreicher Funktionalitäten sehr einfach zu bedienen ist. windream 4.0 bietet den Anwendern optimierte Nutzungsmöglichkeiten wie eine umfassende Rechteverwaltung, integriertes Information Lifecycle-Management und einen Event-Service für einzelne Dokumente und Ordner. Darüber hinaus kann windream 4.0 auch in verteilten Server-Umgebungen eingesetzt werden.
Erweitertes Rechtekonzept
Das neue windream-Release 4.0 verfügt über ein erweitertes Rechtekonzept. Dieses Konzept beinhaltet eine getrennte Rechteverwaltung für Dokumente und für die zugeordneten, windream-spezifischen Dateieigenschaften wie Indexe, Historie, Volltext und Einstellungen des Lebenszyklus. Weiterhin können Anwender nun individuell entscheiden, ob neue Dokumente oder Ordner mit jeweils eigenen Rechten ausgestattet werden oder mit den Rechten, die für den übergeordneten Ordner gelten.
Ergänzt wird dieses erweiterte Konzept durch Rechte auf Objekttypen, Attribute, Auswahllisten, Notizen, Ereignisse und Speicherbereiche.
Information Lifecycle-Management (ILM)
windream 4.0 ermöglicht den Ausbau der bestehenden Speicherumgebung zu einem globalen Daten-Infrastruktursystem mit integriertem Information Lifecycle-Management.
Die neue windream-Version ist in der Lage, unterschiedlichste Speichertechnologien parallel zu verwalten und so Daten zwischen verschiedenen Speicher- und auch Archivbereichen zu bewegen. Dies ist bspw. dann sinnvoll, wenn Dokumente, die im Rahmen einer bestimmten Zeitspanne nicht geöffnet oder bearbeitet wurden, automatisch von einem schnellen Speicher, z.B. einem SAN, auf langsamere bzw. kostengünstigere Speicher, wie Fileserver oder NAS, verschoben werden sollen. Unterschiedliche Speichersysteme können schnell und unkompliziert ohne Änderungen in die windream-Software integriert werden.
Event-Service für Dokumente und Ordner
Die neue windream-Version 4.0 verfügt über einen Abonnement- bzw. Event-Service für Dokumente und Ordner. Über diesen Dienst können sich windream-Anwender bei bestimmten Ereignissen – sog. Events – per Email automatisch informieren lassen. Die Events informieren sowohl über Änderungen an Dokumenten als auch an deren Eigenschaften. Sie reichen von der Erstellung über das Verschieben und Umbenennen bis hin zum Archivieren.
Über den Event-Service werden einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Dokumente auf dem Laufenden gehalten. Dies ist gerade dann sinnvoll, wenn mehrere Anwender parallel an einem bestimmten Projekt arbeiten und in diesem Rahmen auf gemeinsam genutzte Dokumente zugreifen. Auch eine Änderung der Rechte kann protokolliert und den Abonnenten des Event-Services per Email mitgeteilt werden.
Um Events verwalten und abonnieren zu können, müssen die Anwender über entsprechende Rechte verfügen.
Verteilte Serverumgebungen
windream 4.0 unterstützt verteilte Serverumgebungen, in denen Anwender von einem Clientrechner simultan auf mehrere windream-Server zugreifen. Die Server werden im Windows Explorer wahlweise unter verschiedenen oder unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben angezeigt.
Konfigurierbare Funktionen
Alle den Anwendern zur Verfügung gestellten Funktionen, sind jetzt durch die Administratoren auf dem windream-Server konfigurierbar. So können die Administratoren jetzt im laufenden Betrieb neue Funktionen hinzufügen, Funktionen entfernen oder Berechtigungen der Funktionen ändern. Die Änderungen sind ohne Neustart des Servers oder der Clients sofort verfügbar. Zusätzlich lassen sich auch die Status konfigurieren, in denen sich ein Dokument oder eine Akte befinden muss, damit eine bestimmte Funktion aktiv ist.
Erweitertes Rechtekonzept
Das neue windream-Release 4.0 verfügt über ein erweitertes Rechtekonzept. Dieses Konzept beinhaltet eine getrennte Rechteverwaltung für Dokumente und für die zugeordneten, windream-spezifischen Dateieigenschaften wie Indexe, Historie, Volltext und Einstellungen des Lebenszyklus. Weiterhin können Anwender nun individuell entscheiden, ob neue Dokumente oder Ordner mit jeweils eigenen Rechten ausgestattet werden oder mit den Rechten, die für den übergeordneten Ordner gelten.
Ergänzt wird dieses erweiterte Konzept durch Rechte auf Objekttypen, Attribute, Auswahllisten, Notizen, Ereignisse und Speicherbereiche.
Information Lifecycle-Management (ILM)
windream 4.0 ermöglicht den Ausbau der bestehenden Speicherumgebung zu einem globalen Daten-Infrastruktursystem mit integriertem Information Lifecycle-Management.
Die neue windream-Version ist in der Lage, unterschiedlichste Speichertechnologien parallel zu verwalten und so Daten zwischen verschiedenen Speicher- und auch Archivbereichen zu bewegen. Dies ist bspw. dann sinnvoll, wenn Dokumente, die im Rahmen einer bestimmten Zeitspanne nicht geöffnet oder bearbeitet wurden, automatisch von einem schnellen Speicher, z.B. einem SAN, auf langsamere bzw. kostengünstigere Speicher, wie Fileserver oder NAS, verschoben werden sollen. Unterschiedliche Speichersysteme können schnell und unkompliziert ohne Änderungen in die windream-Software integriert werden.
Event-Service für Dokumente und Ordner
Die neue windream-Version 4.0 verfügt über einen Abonnement- bzw. Event-Service für Dokumente und Ordner. Über diesen Dienst können sich windream-Anwender bei bestimmten Ereignissen – sog. Events – per Email automatisch informieren lassen. Die Events informieren sowohl über Änderungen an Dokumenten als auch an deren Eigenschaften. Sie reichen von der Erstellung über das Verschieben und Umbenennen bis hin zum Archivieren.
Über den Event-Service werden einzelne windream-Benutzer oder Gruppen immer über den aktuellen Zustand bestimmter Dokumente auf dem Laufenden gehalten. Dies ist gerade dann sinnvoll, wenn mehrere Anwender parallel an einem bestimmten Projekt arbeiten und in diesem Rahmen auf gemeinsam genutzte Dokumente zugreifen. Auch eine Änderung der Rechte kann protokolliert und den Abonnenten des Event-Services per Email mitgeteilt werden.
Um Events verwalten und abonnieren zu können, müssen die Anwender über entsprechende Rechte verfügen.
Verteilte Serverumgebungen
windream 4.0 unterstützt verteilte Serverumgebungen, in denen Anwender von einem Clientrechner simultan auf mehrere windream-Server zugreifen. Die Server werden im Windows Explorer wahlweise unter verschiedenen oder unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben angezeigt.
Konfigurierbare Funktionen
Alle den Anwendern zur Verfügung gestellten Funktionen, sind jetzt durch die Administratoren auf dem windream-Server konfigurierbar. So können die Administratoren jetzt im laufenden Betrieb neue Funktionen hinzufügen, Funktionen entfernen oder Berechtigungen der Funktionen ändern. Die Änderungen sind ohne Neustart des Servers oder der Clients sofort verfügbar. Zusätzlich lassen sich auch die Status konfigurieren, in denen sich ein Dokument oder eine Akte befinden muss, damit eine bestimmte Funktion aktiv ist.
