Die virtic GmbH, Spezialanbieter für handybasierte Zeiterfassungssysteme, hat die mobile Stechuhr um eine zentrale Funktion erweitert: Ab sofort können die Systemanwender auch Reisekosten und Spesen der Mitarbeiter automatisiert abrechnen. Die Datenerfassung erfolgt nach wie vor über Handy, die Verarbeitung zu Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen erledigen die virtic-Server. Anschließend können die Daten zur Weiterverarbeitung über Schnittstellen in das Abrechnungssystem der Lohnbuchhaltung integriert werden.
„Mit der Erweiterung unseres Systems um dieses innovative Modul können unsere Kunden ihre betrieblichen Abrechnungsprozesse weiter vereinfachen. Zudem wird das Projekt-Controlling noch effektiver“, sagt Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für Entwicklung und Produktion. Nach Aussage von Stausberg kann der Nutzer künftig nicht nur Arbeitszeiten und Aufenthaltsorte der Mitarbeiter ermitteln und zeitgleich in der Zentrale verarbeiten: „Sind die Mitarbeiter beispielsweise auf Montage, fließen sämtliche Positionen wie Fahrtkosten, Verpflegung und Logis direkt in das Abrechnungssystem ein.“
Die erfassten Daten werden auf den Servern der virtic GmbH projekt- bzw. mitarbeiterbezogen verarbeitet. Über die integrierten Schnittstellen des Programms ist eine anschließende Weiterverarbeitung der Daten gewährleistet. Die Berechnung von Lohnnebenkosten, Feiertags- und Erschwerniszuschlägen sowie anderen betrieblichen Zulagen erfolgt automatisch.
An der Handhabung des Systems mit dem Namen virtic (virtual time clock) ändert sich für die Mitarbeiter nicht viel. Die Bedienung der Handyapplikation ist auch nach der Erweiterung um die Reisekostenverwaltung genauso einfach: die Nutzer können das System sofort intuitiv bedienen.
Vollkommene Flexibilität
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auf Dienstreisen die gefahrenen Kilometer, Verpflegungs- und Übernachtungskosten einzugeben. „Wir berücksichtigen dabei alle unternehmensspezifischen, steuerlichen und tariflichen Bedingungen“, erläutert Stausberg. Für Handwerksbetriebe beispielsweise sind spezielle Funktionen wie das entfernungsabhängige Auslösen, Kostenerstattung und die Berücksichtigung der Drei-Monatsregel bereits integriert. „Je nach Branche und Unternehmen sind wir in der Lage, individuelle Lösungen nach den Anforderungen des Kunden umzusetzen.“
Die erfassten Buchungen werden vom Handy des Mitarbeiters an die virtic-Server übermittelt, so dass Disponenten, Projektleiter und Lohnbuchhalter über ihren Internet-Browser in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Über Schnittstellen können die Daten an gängige Programme zur Lohnbuchhaltung wie Datev überspielt werden.
„Bisher erfolgt die Abrechnung von Reisekosten- und Spesen ebenso wie die Arbeitszeiterfassung in vielen Betrieben noch per Hand. Das ist teuer und vor allem unnötig“, sagt Stausberg. Durch den erhöhten Automatisierungsgrad entstehe weiteres Einsparpotenzial hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten. Auch das Controlling wird laut Stausberg deutlich vereinfacht: „Der Kunde hat jederzeit einen Überblick über die entstandenen Aufwendungen und kann bei Abweichungen von der Vorkalkulation schneller reagieren. Somit werden künftig böse Überraschungen in der Nachkalkulation vermieden.“
„Mit der Erweiterung unseres Systems um dieses innovative Modul können unsere Kunden ihre betrieblichen Abrechnungsprozesse weiter vereinfachen. Zudem wird das Projekt-Controlling noch effektiver“, sagt Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für Entwicklung und Produktion. Nach Aussage von Stausberg kann der Nutzer künftig nicht nur Arbeitszeiten und Aufenthaltsorte der Mitarbeiter ermitteln und zeitgleich in der Zentrale verarbeiten: „Sind die Mitarbeiter beispielsweise auf Montage, fließen sämtliche Positionen wie Fahrtkosten, Verpflegung und Logis direkt in das Abrechnungssystem ein.“
Die erfassten Daten werden auf den Servern der virtic GmbH projekt- bzw. mitarbeiterbezogen verarbeitet. Über die integrierten Schnittstellen des Programms ist eine anschließende Weiterverarbeitung der Daten gewährleistet. Die Berechnung von Lohnnebenkosten, Feiertags- und Erschwerniszuschlägen sowie anderen betrieblichen Zulagen erfolgt automatisch.
An der Handhabung des Systems mit dem Namen virtic (virtual time clock) ändert sich für die Mitarbeiter nicht viel. Die Bedienung der Handyapplikation ist auch nach der Erweiterung um die Reisekostenverwaltung genauso einfach: die Nutzer können das System sofort intuitiv bedienen.
Vollkommene Flexibilität
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auf Dienstreisen die gefahrenen Kilometer, Verpflegungs- und Übernachtungskosten einzugeben. „Wir berücksichtigen dabei alle unternehmensspezifischen, steuerlichen und tariflichen Bedingungen“, erläutert Stausberg. Für Handwerksbetriebe beispielsweise sind spezielle Funktionen wie das entfernungsabhängige Auslösen, Kostenerstattung und die Berücksichtigung der Drei-Monatsregel bereits integriert. „Je nach Branche und Unternehmen sind wir in der Lage, individuelle Lösungen nach den Anforderungen des Kunden umzusetzen.“
Die erfassten Buchungen werden vom Handy des Mitarbeiters an die virtic-Server übermittelt, so dass Disponenten, Projektleiter und Lohnbuchhalter über ihren Internet-Browser in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Über Schnittstellen können die Daten an gängige Programme zur Lohnbuchhaltung wie Datev überspielt werden.
„Bisher erfolgt die Abrechnung von Reisekosten- und Spesen ebenso wie die Arbeitszeiterfassung in vielen Betrieben noch per Hand. Das ist teuer und vor allem unnötig“, sagt Stausberg. Durch den erhöhten Automatisierungsgrad entstehe weiteres Einsparpotenzial hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten. Auch das Controlling wird laut Stausberg deutlich vereinfacht: „Der Kunde hat jederzeit einen Überblick über die entstandenen Aufwendungen und kann bei Abweichungen von der Vorkalkulation schneller reagieren. Somit werden künftig böse Überraschungen in der Nachkalkulation vermieden.“
