Die Welt der Normen und Standards hat sich angesichts der Corona-Pandemie auf veränderte Bedingungen eingestellt. Dabei geht es um Fragen wie: Unter welchen Bedingungen können Unternehmen auditiert und zertifiziert werden? Wie kann der persönliche Kontakt zwischen Auditoren und Mitarbeitenden der Unternehmen minimiert und sicherer gestaltet werden? Mit diesen Fragen befassen sich auch Unternehmen der Automobilindustrie, dessen Qualitätsmanagement nach IATF 16949 zertifiziert ist. Angesichts der Corona-Pandemie gelten aktuell für Unternehmen mit einem IATF 16949-Zertifikat andere Regeln als üblich, damit sie ihre Zertifizierung trotz möglicher COVID 19-Einschränkungen aufrechterhalten können. Die International Automotive Task Force (IATF) hat mit ihrem Revisionsdokument vom 17. Juli 2020 Bedingungen und Regeln weiter spezifiziert, damit Unternehmen – trotz Corona – Audits durchführen lassen können. Die neuen Regelungen befassen sich in erster Linie mit zeitlichen Vorgaben, wann Unternehmen die obligatorischen Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits umsetzen lassen können. Grundsätzlich hat die IATF die Gültigkeitsdauer aller Zertifikate, die vor dem 27. März 2020 ausgestellt wurden, um sechs Monate verlängert. Darüber hinaus erlaubt die IATF ein spezielles Monitoring, das sich insbesondere an Unternehmen richtet, die von COVID-19-Auswirkungen betroffen sind.
IATF 16949 setzt auf Fristverlängerung und Monitoring
Unter Einfluss der Corona-Pandemie können bei einigen ISO-Standards anstelle der Vor-Ort-Prüfverfahren teilweise Remote Audits durchgeführt werden. „Der Standard IATF 16949 setzt hingegen verstärkt auf verlängerte Fristen und auf eine Risikobewertung durch das sogenannte Monitoring“, erklärt Daniela Huch, Expertin für Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie bei TÜV Rheinland. So haben Unternehmen, die im Rahmen ihres Zertifikatszyklus ein jährliches Überwachungsaudit durchführen lassen müssen, mehr zeitlichen Spielraum. Das heißt, ein Unternehmen, dessen Überwachungsaudit spätestens am 1. April fällig gewesen wäre, erhält aufgrund der Corona-Pandemie einen Aufschub von zweimal 90 Tagen. Während der zweiten Verlängerung von 90 Tagen ist das Zertifikat suspendiert, aber weiterhin gültig.
Voraussetzungen und Ablauf eines Monitorings
Innerhalb der gesamten Aufschubfrist von 180 Tagen können Unternehmen ein reguläres Überwachungsaudit durch ihre Prüfgesellschaft durchführen lassen oder stattdessen ein sogenanntes Monitoring beauftragen. Das Monitoring stellt eine Art Risikoanalyse mit festdefinierten Kriterien dar und wird nicht beim Unternehmen, sondern remote durchgeführt. Diese Analyse ist allerdings an bestimmte Bedingungen geknüpft: Das Unternehmen muss aktuell Automobilteile oder -produkte für die Kunden produzieren und von COVID-19-Einflüssen beeinträchtigt sein, die eine Vor-Ort-Prüfung unmöglich machen. Das Monitoring kann frühestens 30 Tage vor Ablauf der 180-Tage-Frist stattfinden bis spätestens 60 Tage nach dieser Frist. Es dauert mindestens einen Tag und kann je nach Unternehmensgröße mehr Zeit beanspruchen. Das Monitoring wird nur als Alternative zum regulären jährlichen Überwachungsaudit genutzt. Für Unternehmen, die nach drei Jahren ein Rezertifizierungsaudit durchführen lassen müssen, kommt das Monitoring nicht in Frage. Ihnen wird allerdings ein sechsmonatiger Aufschub gewährt. Dieser gilt nur für Unternehmen, bei denen aufgrund von COVID 19 kein Vor-Ort-Audit möglich ist.
„TÜV Rheinland ist bereit für die Durchführung von Monitorings. Viele Unternehmen der Automobilindustrie wollen bislang jedoch ihre Überwachungsaudits gern fristgemäß oder möglichst innerhalb der ersten Verlängerungsfrist von 90 Tagen, spätestens jedoch innerhalb der zweiten Verlängerungsfrist von 90 Tagen abschließen. Sie nehmen das Monitoring zurzeit noch nicht in Anspruch“, so die Erfahrung von Daniela Huch. Damit die Überwachungsaudits inklusive Vor-Ort-Begehungen reibungslos und sicher ablaufen können, hat TÜV Rheinland spezielle Richtlinien entwickelt, wie Audits bei Unternehmen unter größtmöglichen Sicherheitsvorkehrungen durchgeführt werden können. Der Kunden- und Mitarbeiterschutz stehen dabei an oberster Stelle. „Ein enger Austausch zwischen TÜV Rheinland und dem Unternehmen, das geprüft werden soll, ist aber ebenso wichtig. Eine gute Organisation und klare Absprachen tragen zusätzlich zur Risikominimierung bei“, erklärt Daniela Huch abschließend.
IATF 16949 setzt auf Fristverlängerung und Monitoring
Unter Einfluss der Corona-Pandemie können bei einigen ISO-Standards anstelle der Vor-Ort-Prüfverfahren teilweise Remote Audits durchgeführt werden. „Der Standard IATF 16949 setzt hingegen verstärkt auf verlängerte Fristen und auf eine Risikobewertung durch das sogenannte Monitoring“, erklärt Daniela Huch, Expertin für Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie bei TÜV Rheinland. So haben Unternehmen, die im Rahmen ihres Zertifikatszyklus ein jährliches Überwachungsaudit durchführen lassen müssen, mehr zeitlichen Spielraum. Das heißt, ein Unternehmen, dessen Überwachungsaudit spätestens am 1. April fällig gewesen wäre, erhält aufgrund der Corona-Pandemie einen Aufschub von zweimal 90 Tagen. Während der zweiten Verlängerung von 90 Tagen ist das Zertifikat suspendiert, aber weiterhin gültig.
Voraussetzungen und Ablauf eines Monitorings
Innerhalb der gesamten Aufschubfrist von 180 Tagen können Unternehmen ein reguläres Überwachungsaudit durch ihre Prüfgesellschaft durchführen lassen oder stattdessen ein sogenanntes Monitoring beauftragen. Das Monitoring stellt eine Art Risikoanalyse mit festdefinierten Kriterien dar und wird nicht beim Unternehmen, sondern remote durchgeführt. Diese Analyse ist allerdings an bestimmte Bedingungen geknüpft: Das Unternehmen muss aktuell Automobilteile oder -produkte für die Kunden produzieren und von COVID-19-Einflüssen beeinträchtigt sein, die eine Vor-Ort-Prüfung unmöglich machen. Das Monitoring kann frühestens 30 Tage vor Ablauf der 180-Tage-Frist stattfinden bis spätestens 60 Tage nach dieser Frist. Es dauert mindestens einen Tag und kann je nach Unternehmensgröße mehr Zeit beanspruchen. Das Monitoring wird nur als Alternative zum regulären jährlichen Überwachungsaudit genutzt. Für Unternehmen, die nach drei Jahren ein Rezertifizierungsaudit durchführen lassen müssen, kommt das Monitoring nicht in Frage. Ihnen wird allerdings ein sechsmonatiger Aufschub gewährt. Dieser gilt nur für Unternehmen, bei denen aufgrund von COVID 19 kein Vor-Ort-Audit möglich ist.
„TÜV Rheinland ist bereit für die Durchführung von Monitorings. Viele Unternehmen der Automobilindustrie wollen bislang jedoch ihre Überwachungsaudits gern fristgemäß oder möglichst innerhalb der ersten Verlängerungsfrist von 90 Tagen, spätestens jedoch innerhalb der zweiten Verlängerungsfrist von 90 Tagen abschließen. Sie nehmen das Monitoring zurzeit noch nicht in Anspruch“, so die Erfahrung von Daniela Huch. Damit die Überwachungsaudits inklusive Vor-Ort-Begehungen reibungslos und sicher ablaufen können, hat TÜV Rheinland spezielle Richtlinien entwickelt, wie Audits bei Unternehmen unter größtmöglichen Sicherheitsvorkehrungen durchgeführt werden können. Der Kunden- und Mitarbeiterschutz stehen dabei an oberster Stelle. „Ein enger Austausch zwischen TÜV Rheinland und dem Unternehmen, das geprüft werden soll, ist aber ebenso wichtig. Eine gute Organisation und klare Absprachen tragen zusätzlich zur Risikominimierung bei“, erklärt Daniela Huch abschließend.
