Große Datenmengen sinnvoll zu managen, ist für viele Unternehmen ein Problem. Die Ursache für den wachsenden Dokumentenberg liegt im Speicherverhalten der Firmen selbst, denn sie heben zu viele Daten willkürlich über einen unbegrenzten Zeitraum auf. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Symantec ("2010 Information Management Health Check Survey") zum Thema Datenspeicherung.
Abhilfe schafft ein effektiver Plan für das Informationsmanagement, mit dem sich hohe Speicherkosten und zeitraubende Backups vermeiden lassen. Nicht zuletzt verbessert ein solcher Plan zur Datenspeicherung auch die elektronische Beweisführung (eDiscovery) und erspart dem Unternehmen dadurch Ärger und Kosten.
Doch obwohl 87 Prozent der weltweit 1680 befragten Firmen in der Symantec-Studie angeben, dass sie eine professionelle Speicherstrategie für sinnvoll und hilfreich halten, verfügt nur etwa die Hälfte (46 Prozent) bereits über formal festgelegte Richtlinien.
Andreas Bechter, Regional Product Manager EMEA Information Management Group und Spezialist für Backup und Disaster Recovery bei Symantec, gibt fünf Tipps, die für eine funktionierende Informationsmanagement-Strategie entscheidend sind:
1. Ein Backup ist kein Archiv. Deshalb haben hier wahllos gespeicherte Informationen und rechtlich relevante Daten nichts verloren. Es ist empfehlenswert, nur die Daten der letzten 30 bis 60 Tage in Backups zu sichern. Spätestens dann sollten Unternehmen die Informationen nach zuvor festgelegten Regeln automatisch löschen oder archivieren.
2. Backups nur für kurzfristiges Speichern und zur Wiederherstellung von Daten nach Störfällen zu verwenden, beschleunigt Prozesse. Deshalb sollten ältere Backups nicht im Jahres- sondern eher im Monatsrhythmus gelöscht oder sicher archiviert werden. So lassen sich getrost große Datenmengen verkleinern oder in das Langzeitarchiv verschieben.
3. Deduplizierung ist das Gebot der Stunde. Firmen, die Deduplizierungstechnologien bereits an den Informationsquellen anwenden, verschlanken ihr Netzwerk und setzen große Server- und die Speicherkapazitäten frei. In Kombination mit kürzeren Speicherzyklen erreichen Unternehmen nach Störfällen eine schnelle und bandlose Wiederherstellung durch Replikationsmechanismen und halten so auch problemlos Service Level Agreements ein.
4. Es empfiehlt sich zudem, Richtlinien zum Thema Informationsmanagement zu entwickeln und zu implementieren. Darin muss festgelegt werden, welche Daten gelöscht werden dürfen und in welchen Zeitabständen. Ein automatisiertes und von Richtlinien bestimmtes Löschen birgt weniger Risiken, als eine manuelle Vorgehensweise. Die Umfrageteilnehmer, die hierbei bereits Vorschriften entwickelt haben (46 Prozent), sollten diese so rasch wie möglich umsetzen. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, stellen sie ein juristisches Risiko dar.
5. Das Finden von Daten wird sehr viel einfacher, wenn Unternehmen dazu ein umfassendes Archivierungssystem verwenden, denn es beschleunigt die Suche nach Inhalten und spart Kosten.
Abhilfe schafft ein effektiver Plan für das Informationsmanagement, mit dem sich hohe Speicherkosten und zeitraubende Backups vermeiden lassen. Nicht zuletzt verbessert ein solcher Plan zur Datenspeicherung auch die elektronische Beweisführung (eDiscovery) und erspart dem Unternehmen dadurch Ärger und Kosten.
Doch obwohl 87 Prozent der weltweit 1680 befragten Firmen in der Symantec-Studie angeben, dass sie eine professionelle Speicherstrategie für sinnvoll und hilfreich halten, verfügt nur etwa die Hälfte (46 Prozent) bereits über formal festgelegte Richtlinien.
Andreas Bechter, Regional Product Manager EMEA Information Management Group und Spezialist für Backup und Disaster Recovery bei Symantec, gibt fünf Tipps, die für eine funktionierende Informationsmanagement-Strategie entscheidend sind:
1. Ein Backup ist kein Archiv. Deshalb haben hier wahllos gespeicherte Informationen und rechtlich relevante Daten nichts verloren. Es ist empfehlenswert, nur die Daten der letzten 30 bis 60 Tage in Backups zu sichern. Spätestens dann sollten Unternehmen die Informationen nach zuvor festgelegten Regeln automatisch löschen oder archivieren.
2. Backups nur für kurzfristiges Speichern und zur Wiederherstellung von Daten nach Störfällen zu verwenden, beschleunigt Prozesse. Deshalb sollten ältere Backups nicht im Jahres- sondern eher im Monatsrhythmus gelöscht oder sicher archiviert werden. So lassen sich getrost große Datenmengen verkleinern oder in das Langzeitarchiv verschieben.
3. Deduplizierung ist das Gebot der Stunde. Firmen, die Deduplizierungstechnologien bereits an den Informationsquellen anwenden, verschlanken ihr Netzwerk und setzen große Server- und die Speicherkapazitäten frei. In Kombination mit kürzeren Speicherzyklen erreichen Unternehmen nach Störfällen eine schnelle und bandlose Wiederherstellung durch Replikationsmechanismen und halten so auch problemlos Service Level Agreements ein.
4. Es empfiehlt sich zudem, Richtlinien zum Thema Informationsmanagement zu entwickeln und zu implementieren. Darin muss festgelegt werden, welche Daten gelöscht werden dürfen und in welchen Zeitabständen. Ein automatisiertes und von Richtlinien bestimmtes Löschen birgt weniger Risiken, als eine manuelle Vorgehensweise. Die Umfrageteilnehmer, die hierbei bereits Vorschriften entwickelt haben (46 Prozent), sollten diese so rasch wie möglich umsetzen. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, stellen sie ein juristisches Risiko dar.
5. Das Finden von Daten wird sehr viel einfacher, wenn Unternehmen dazu ein umfassendes Archivierungssystem verwenden, denn es beschleunigt die Suche nach Inhalten und spart Kosten.
