Unternehmen bewahren zu viele Daten unbefristet auf. Dadurch haben sie mit hohen Speicherkosten, zeitraubenden Backups und einer ineffizienten elektronischen Beweisführung zu kämpfen.
Beim Thema Datenspeicherung klaffen zwischen Theorie und Praxis große Lücken. Dies zeigt die aktuelle Studie "2010 Information Management Health Check Survey" von Symantec. So ist der Großteil der weltweit 1.680 befragten großen Unternehmen vom Wert eines formalen Plans für die Vorratsspeicherung ihrer Daten überzeugt. Aber nur knapp die Hälfte hat einen solchen Plan aufgesetzt. Viele der befragten Konzerne bewahren zu viele Informationen zu lange auf, statt ein Regelwerk durchzusetzen, mit dem sie überflüssige Daten identifizieren und risikofrei löschen können.
Die Studie von Symantec untersuchte, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre Informationsmengen organisieren. Dazu wurden im Juni 2010 weltweit in insgesamt 1.680 Unternehmen sowohl das IT-Management als auch die Rechtsabteilungen befragt. Allein in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika waren es 330 Firmen, die Symantec Rede und Antwort standen.
Demnach halten viele Unternehmen große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt verbindliche Regeln einzuführen, die es erlauben würden, unwichtige Daten oder Unterlagen zu finden und risikofrei zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, so dass die Zeitpläne für das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Konzerne müssen mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steigt auch das Prozessrisiko, da im Fall einer Rechtsstreitigkeit beispielsweise wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.
Die Ergebnisse im Detail
- Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informationsmanagementpläne
Die meisten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.
- Firmen bewahren zu viele Informationen auf
75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig.
Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
- Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren
66 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien. Für Unternehmen ist es daher sinnvoll, Backup und Archivierung zu kombinieren. So können deren Mitarbeiter schnell auf sachdienliche Informationen zugreifen und sie können die Menge der vorgehaltenen Daten verringern.
- Fehler bei der Archivierung
Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
- IT- und juristische Mitarbeiter setzen unterschiedliche Prioritäten
Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).
Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind schwerwiegend und weitreichend:
- Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind.
- Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.
- Schließlich wird jeder eDiscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup- Bändern abgelegt ist.
Beim Thema Datenspeicherung klaffen zwischen Theorie und Praxis große Lücken. Dies zeigt die aktuelle Studie "2010 Information Management Health Check Survey" von Symantec. So ist der Großteil der weltweit 1.680 befragten großen Unternehmen vom Wert eines formalen Plans für die Vorratsspeicherung ihrer Daten überzeugt. Aber nur knapp die Hälfte hat einen solchen Plan aufgesetzt. Viele der befragten Konzerne bewahren zu viele Informationen zu lange auf, statt ein Regelwerk durchzusetzen, mit dem sie überflüssige Daten identifizieren und risikofrei löschen können.
Die Studie von Symantec untersuchte, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre Informationsmengen organisieren. Dazu wurden im Juni 2010 weltweit in insgesamt 1.680 Unternehmen sowohl das IT-Management als auch die Rechtsabteilungen befragt. Allein in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika waren es 330 Firmen, die Symantec Rede und Antwort standen.
Demnach halten viele Unternehmen große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt verbindliche Regeln einzuführen, die es erlauben würden, unwichtige Daten oder Unterlagen zu finden und risikofrei zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, so dass die Zeitpläne für das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Konzerne müssen mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steigt auch das Prozessrisiko, da im Fall einer Rechtsstreitigkeit beispielsweise wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.
Die Ergebnisse im Detail
- Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informationsmanagementpläne
Die meisten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.
- Firmen bewahren zu viele Informationen auf
75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig.
Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
- Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren
66 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien. Für Unternehmen ist es daher sinnvoll, Backup und Archivierung zu kombinieren. So können deren Mitarbeiter schnell auf sachdienliche Informationen zugreifen und sie können die Menge der vorgehaltenen Daten verringern.
- Fehler bei der Archivierung
Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
- IT- und juristische Mitarbeiter setzen unterschiedliche Prioritäten
Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).
Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind schwerwiegend und weitreichend:
- Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind.
- Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.
- Schließlich wird jeder eDiscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup- Bändern abgelegt ist.
