Personalabteilung im Homeoffice – online unterschreiben

In Pandemiezeiten findet das Arbeitsleben der Büroangestelltinnen/Büroangestellten größtenteils im Homeoffice statt. Die gewohnte Administrationsumgebung des "richtigen" Büros fehlt und wird wo es geht durch digitale Prozesse ergänzt und ersetzt. Das gilt auch für das Personalwesen und die damit verbundene Digitalisierung der Dokumentenprozesse. Ein Medienbruch entsteht oft an der Stelle der Unterschrift. Das sieht dann meistens so aus:

• Dokument wird erstellt und im pdf Format gespeichert
• Dokument wird per E-Mail und einem Anschreiben verschickt
• Dokument wird vom Adressaten geprüft und gedruckt
• Dokument wird manuell unterschrieben, manchmal parafiert
• Dokument wird gescannt (falls Scanner vorhanden) oder mit dem Smartphone fotografiert
• Evtl. entstandenes Bildformat wird in pdf umgewandelt (hier oder später)
• Unterschriebenes Dokument wird per E-Mail-verschickt

Dieser Prozess ist fehleranfällig, aufwendig und zeitintensiv. Seiten werden vertauscht oder fehlen, Anlagen vergessen, Unterschriftsfelder werden versehentlich nicht unterzeichnet… Die Liste ist lang und der Prozess wird oft mehrfach wiederholt – bis endlich alles stimmt.

Das geht auch anders, wie ein begeisterter Kunde von StepOver aus der Beratungsbranche zu berichten weiß. Alle Dokumente aus dem Personalbereich (außer Kündigungen, die bedürfen in Deutschland der Schriftform) werden ausschließlich mit der Cloud Lösung webSignatureOffice zur elektronischen Unterschrift versandt. Das macht den Prozess schnell, einfach und fehlerresistent.

• Dokument wird im pdf Format in das Cloudportal webSignatureOffice geladen
• Unterschriftenfelder werden definiert
• Versand aus dem Portal per E-Mail an den/die Adressaten
• Unterschrift direkt elektronisch und digital in der Cloud, per Smartphone, Tablet oder PC
• Verteilung des kompletten unterschriebenen Dokuments an alle Beteiligten

Der Prozess ist stringent digital, fehlerunanfällig und effektiv. Die digitale, elektronische Unterschrift – ob zertifikatsbasiert und handgeschrieben, ob auf dem Smartphone, Tablet, PC oder Unterschriftenpad – sprechen Sie mit StepOver. Wir haben das schon oft erfolgreich realisiert, in großen wie in kleinen Projekten.

StepOver bietet auch kundenspezifische Lösungen zur elektronischen Signatur an. Viele unserer Kunden haben bereits die digitale Signatur in bestehende Prozesse eingebunden und diese dadurch deutlich effizienter und sicherer gemacht. Gerne helfen wir weiter, melden Sie sich einfach.